新形势下对档案事业改革发展的几点认识

付文宇

摘 要：我国近些年来公路建设工作日益加快，公路档案管理工作已经进入了新时期，面对着新形势和新要求，具体表现为公路档案管理内容更加复杂、管理方式更加多样化，这些都对公路档案管理人员提出了新的要求。可以说，怎样在新形势下改革发展公路档案事业工作，已经成为目前行业内关注的主要问题。本文主要分析了新形势下公路档案特点，新形势下公路档案管理工作出现的问题，新形势下档案管理改革发展的建议。

关键词：新形势；公路档案管理；改革发展

1 新形势下公路档案特点

公路档案具体是指在公路建设与科研过程中直接产生的具有保存、查考利用价值的各类文件、图表、文字材料、计算材料、照片、录像等各种形式与载体的历史记录。公路档案是随着公立建设而产生的，其对不同时期公路建设发展的面貌进行了记载与反映。

1.1 动态性

一经产生文书档案是无法修改的，修改之后就丧失了真实性与凭证价值。而公路档案却不一样，它与公路设施共存，随着公路建设发展而发展。当公路设施与现代社会需求无法适应时，就必须改、扩建原有设施。在改、扩建过程中，原来工程的实物结构、形状、设计标准、质量情况都会出现巨大改变，因此需要联系真实情况积极修改和补充，才可以确保拥有完整、准确的公路档案，与外场实物一致。原来的公路档案还需要长期保存。例如，某公路实施白改黑工程，也就是改变原来的白色水泥混凝土路面成为黑色沥青路面，如此一来，原来工程的结构、技术级别、质量都出现了改变，因此改建单位严格根据公路档案归档要求，联系实际收集和整理现场材料情况，修改和补充这一公路档案，保证了公路档案的完整性与准确性，为今后的养护工作提供重要根据。

1.2 成套性

公路档案成套是指一项相对独立的公路项目建设实行中应当产生的，具有保存价值的所有文件资料。公路工程能够根据路线、桩号和修建时间划分成若干个单独的工程建设项目，但是不管工程规模大小、建设情况怎样，都是将一个工程建设项目作为基本单位逐一开展的。公路档案将工程项目作为单位实行整理，在建设中各个阶段对应出现的文件资料虽然出现了区别，但是其内在联系是彼此配套的，它真实、系统的体现出建设一条公路的各个结阶段技术活动的历史情况，通过立卷整理就出现一整套完整的公路档案。因此不论哪一年开始施工一条公路，工期多长，都必须回归至该项目中，实现一路一档。

1.3 周期长，涉及较多部门

一条公路从立项、规划、征迁等前期准备到设计、施工和竣工验收等需要一年甚至几年的时间，周期很长。在建设公路过程中，通常一个工程建设项目会通过几个单位一起完成，参建单位较多，资料来源广泛，涉及很多部门，这些对完整、准确、系统收集公立档案工作造成了困难。例如，某高速公路工程从2000年通过交通部组织中日专家对工程进行可行性研究，2005年国家纪委通过审批建设，2007年工程正式开工直到2010年全面通车，可见，整个工程从前期准备到验收竣工形成了较大的时间跨度，参建单位数量很多，工程量巨大。虽然拥有一定的难度，但是由于这一项目建设单位领导的高度重视，与各个部门协调做好积累和收集文件资料工作，促使该项目竣工档案顺利通过了交通部门组织的验收档案。

1.4 长效性

公路档案中最原始的数据是地质、地形、水文和路基资料，在未来改造、扩建、升级建设路网过程中不断被循环应用，体现出长期使用性与重复应用型。因此可以这样认为：这条公路只要不报废，就不会停止参考和利用档案材料。例如沪宁高速公路双向四车道已经不能符合目前的运营需求，当前正在筹备改造拓宽工程，这一工程原来的勘查地质资料、建设用地规划许可证以及核准图、工程竣工图方案被反复应用，具有很强的参考价值。

2 新形势下公路档案管理工作出现的问题

2.1 对档案管理工作重视不足

新形势下，虽然一些公路单位将档案工作纳入重要议事日常中，但是从实际分析，公路部门的领导与职工对档案管理的重视程度较低，档案管理还是缺乏较强的思想意识，时常忽略收集、整理档案等工作环节，再加之一些单位出现档案丢失、缺页问题，造成档案管理过程中缺少完整性与有序性，丧失了档案应有的价值与意义，也直接影响了单位的后续工作。

2.2 档案管理工作不够规范完善

由于领导与职工不够重视档案管理工作，导致档案工作人员缺少必要的教育培训，无法充分掌握新形势下档案管理的知识，造成档案管理过程中形成收集档案不及时、整理不规范、保存不完整等问题。具体体现为下列方面：一是不够规范的档案档号，有些档案缺少卷内目录，二是一些档案卷内标题不规范，标题题目和档案内容不统一；三是档案案卷用纸不一致，不够美观。同时，由于目前大量应用的计算机计划，档案管理的载体出现了巨大变化，从传统单一的纸质档案逐渐转变为电子档案。但是目前公路档案管理信息化水平依然很低，无法大量应用先进的档案管理系统，整理、检索档案普遍利用手工操作，这样对档案管理工作的质量和效率造成了严重制约。

2.3 不够健全的档案管理工作制度

虽然近些年来公路部门构建了一些档案管理制度，但是这些制度还是不够完善，无法与新形势下档案管理工作要求完全适应。具体表现为：一是档案收集制度缺乏合理性，造成不能完整记录档案，二是档案保管制度缺乏合理性，基础信息不全面，甚至出现损毁、遗失档案等严重影响档案管理工作的不良情况，三是利用档案制度不科学，大量档案利用效率低下，不能最大程度发挥档案的作用与价值。

2.4 档案管理人员素质不高

由于公路部门不能充分认识到档案管理工作的重要性，不少单位选择聘请人员从事管理档案工作，这部分人员没有受到专业档案管理培训，缺少档案管理知识，在档案管理中他们很多实行照搬照抄，这样就造成整理得到的档案缺少实用性，档案整体缺少规范性，造成档案使用价值降低。同时，一些档案管理人员虽然属于正式职工，仅将档案工作看作是附属工作，工作过程中缺少积极性与主动性，降低了工作效率。再加之这些人员一般应用计算机水平低下，与新形势下档案工作要求极不适应。endprint

3 新形势下档案管理改革发展的建议

3.1 真正转变公路档案管理人员的思想

随着我国公路建设的迅速发展，改革开放以来公路档案事业的确出现了一定的发展，设备和设施获得了很好的改善。但总体上分析，公路档案事业作为公路建设的重要内容，发展很不平衡，形成相对滞后的局面，无法符合公路建设发展的要求。究其原因，虽然存在着客观条件的约束，但是从档案管理部门本身来讲，人员素质较低，思想观念落后，缺少积极性和主动性等因素对公安档案工作的发展形成了制约。

1.积极转变无所作为的工作态度，形成有为才有位的思想。

新形势下公路建设工作也出现了跨越式发展，这样对公路档案工作提出了更加严格的要求。因此公路档案管理人员必须克服从前那种认为档案工作很清闲，档案工作只有投入没有产出的错误认识，积极投身于公路建设中，最大程度发挥自身优势，尽量为建设公路提供科学决策，促使公路档案发挥自身作用。在工作过程中获得有关部门的认知与支持，才可以在公路建设中体现档案工作的重要地位。

2.形成积极进取的思想理念。

从前公路档案部门人员通常仅满足等档上门，接管、分类、归档竣工的公路档案就万事大吉了。这样的做法不但主动放弃了档案部门的决策参谋作用，还导致归档资料不完整等问题。因此，档案管理人员必须形成清醒的认识，积极改变工作作风，全面进入工作建设中，积极提供档案服务，提供查询档案服务。

3.产生多元、开放的服务模式。

人们一般仅限于收集公路档案，服务对象通常仅是公路内部咨询。但是随着科技的发展，部门之间的界限逐渐模糊，出现了越多的交叉渗透内容，假如仅限制在本部门，通常陷入被动局面，对健康发展公路造成影响。因此档案管理人员必须产生多元、开放的档案意识，提升公路档案的技术含量，拓展归档范围，紧密联系与配合有关档案部门的工作丰富公路档案内容，拓展档案服务范围。

3.2 积极创新工作制度，保证公路档案可持续发展

1.改革重点公路建设项目的管理制度。

重点公路建设项目档案真实记录了重点公路工程建设规划、设计、施工活动，是审计、监督、管理、验收和维护建设项目的主要依据，也是公路档案管理工作的重点。因此，档案管理人员必须大力争取领导与有关部门的支持，实现全程介入和全面服务。

2.认真做好公路档案的编研工作。

公路档案编研工作基础是公路档案，根据相关要求，整体研究、加工编写档案内容，为公路建设提供档案信息资料，是档案工作者主动、系统开展工作提供服务的形式。公路科技档案信息的开发是一项具有极强实践性的工作，不仅需要档案 管理人员的辛苦工作，还需要对用户信息要求及时了解，并且组织人力、物力和财力集中分散在各处的技术信息，实行整理、分析和对比，最终达到用户要求，真正提高实际应用价值。

3.加快建设公路档案信息数字化。

大量电子文件、电子签名和电子档案已经影响到了档案工作，档案管理、保管保护、体制都经历着巨大的变化。传统的管理模式已经无法适用，新型管理模式正在积极涌入档案工作领域。公路档案部门必须可持续发展档案工作，有机链接历史公路档案和未来公路档案。第一，要加强档案数字化紧迫感，提升档案数字化的自觉性，加快公路档案数字化的发展进程。第二，统筹档案系统的资源与资金，在政府信息数字化的整体计划中添加公路档案数字化。第三，对档案数字化的技术系统有效规范，构建彼此兼容的系统，促使在通用标准下电子档案顺利转换。

4.强化宣传档案法制机制。

我国全面实行依法治理档案事业的重要战略工作是档案普法，要想积极推进依法治档，提升档案事业依法治理的水平，就必须深入、广泛的开展档案法制宣传教育。在宣传档案法制教育中不仅需要立足于广度，还要着眼于深度，不仅要面向社会所有群众，还要特别重视机关、团体、企业单位的领导与档案管理人员，特别是向同级党委与政府领导开展宣传。通过深入开展档案法律、法规、规章宣传，促使各级领域普通公民都认识到做好档案工作的重要意义。对于公路档案来说，特别重视公路建设有关部门的档案法制宣传工作，以便可以获得其他部门对档案工作的支持。

3.3 坚持以人为本，提高公路档案管理水平

1.积极提高档案人员的专业素质。

一方面要联系当前队伍中存在的业务知识缺乏现状、指导与组织档案人员参加培训档案专业知识以及等级考试，逐渐掌握档案工作的理论知识和专业技能。另一方面为档案人员创造条件使其更加了解公路行业知识，熟悉公路建设的所有流程，了解行业发展的最新动态，进一步为公路建设出谋划策。同时档案人员还必须掌握现代技术，提升档案管理水平。档案作为一种十分重要的信息资源，必须与高科技网络积极融合，这样就需要档案人员学习计算机互联网技术，积极提高搜集、加工、整理信息的能力。

2.以人为本整体提升档案队伍综合水平。

在知识管理中以人为本是一种体现人性化的管理模式，在现代企业管理中是最为显著的理念。要想做好公路档案工作，必须最大程度调动档案工作人员的积极性与创造性，有机统一关心人、尊重人、发展人。尽可能为他们提供物质需求，充分保证个人权益，尊重劳动成果与工作意愿，创造个人价值实现的各种条件，鼓励在公路档案工作中提升个人价值。档案事业要想在新形势下改革发展，必须接受新事物，研究新途径，创造新经验。要形成轻松的学术氛围，积极发挥档案工作者的想象力与创造力，促进不断涌现新思想。同时，要想保证可持续协调发展档案工作，必须科学预测与规划档案队伍的发展。人才队伍的数量与质量直接决定了事业的兴衰，但是还会受到社会发展水平的限制。目前发达国家的档案教育突出了培养档案编研与技术，我国还是侧重培养管理人员。随着国民经济的发展进步，档案对编研人员与技术人员的需求显著增加，这就要求档案管理部门与教育部门一起努力，对培训教育重点及时调整，以便培养新形势需要的档案人才。

4 结束语

总而言之，新形势下公路档案管理工作只有积极开拓创新，与时俱进，适应新形势，承载新变化，谋求改革发展，强化主动性与创造性，才可以为公路事业的现代化发展出谋划策，做好参谋。为顺利、健康发展公路系统共工作贡献力量。

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