邀约专业观众的方法和途径

众所周知，展会上观众的数量、专业观众所占比例、观众对其产品的购买数量、观众对其产品以及公司形象的关注程度等， 决定了主办方利益、参展商参展收益的高低。因此， 不管是场馆经营者、展会主办方还是参展商，都必须密切关注观众的参展动机。特别是专业会展要吸引更高比例的专业观众参展。有没有邀约专业观众的方法？通过哪些途径收集专业观众信息？收集什么信息？就成为一个资深专业展的主办方应该考虑的问题。

好博塔苏斯展览有限公司高级经济师、董事、副总经理张凡：

一是邀约前须弄清专业观众是些什么人，再围绕展会主题详细分析专业观众的构成。如影响力仅限于省际（在一个省区的范围内）的展会，作为主流观众的机械设备制造商或代理商，往往是中小型企业。

二是要弄清专业观众在哪里，即深入了解到这个单位的基本情况。

三是建立专业观众数据库，采用Excel电子表格汇集专业观众信息，是最普遍也是最简单的。

四是要有邀约专业观众的方法，展会主办方邀约专业观众的通行方法可以归纳为：依托数据库，借助媒体宣传、信函邮寄、活动推介、登门拜访等方式。

五是要有负责专业观众邀约工作的部门或员工。经营规模较大的展会主办方，邀约专业观众工作可设立专门的部门，称市场部或客服部。经营规模较小的展会主办方，应配专人负责邀约工作。

六是要有专业观众邀约工作的投入。即人的成本投入和邀约成本投入。邀约成本，通常涵盖信息收集、建库录入、整理核实、函件制作、多方式邀约、展会现场门禁登记、调查问卷、展后分析等诸多环节。从营销角度，还包括吸引参观的活动配套，如提供参观展会的交通便利、现场抽奖、针对买家的住宿安排等。

重庆云博会组委会工作人员：

在前两届展会的基础上，今年的云博会进一步锁定和细分了专业观众群体，扩大专业观众邀请团队，制定了详实的专业观众邀请计划与目标。本届运博会做好了对两万名左右有效专业观众的展会前期邀请工作，为了扩大云博会的影响以及方便专业观众现场入场参观，组委会还开通了电话、邮箱、官方网站以及微信等专业观众预登记通道。

大连软交会组委会负责人：

在专业观众邀请方面，我们有2000多个行业协会、有近百个海外渠道、近百家媒体等渠道。与我们合作的各行业协会不仅包括IT领域的，还有机械协会、电力协会、石油化工协会，这些行业协会在软交会平台上，与我们共同举办行业信息化论坛，他们就会把行业专业观众带过来，不管是100人的规模，还是两三百人的规模，这些人在展会期间不仅可以交流信息化需求，同时还可以在现场进行互动。我们要让客户来了之后，既能参会又能听到一些行业信息，同时还能够跟所关注的产品厂商进行交流，同时也做定制化的需求。

另外，我们利用一些行业的海外渠道邀请展商和观众，比如今年我们采用对接互动的方式邀请从韩国来的团，还有我们根据“一带一路”邀请的团等，这方面我们从前一年就开始做。我们策划的主题、关注的热点，都是在上届展会后就开始策划了，这届展会开始之前就提了出来，做好充分准备。以此帮助企业去挖掘一些商机和合作渠道，针对“一带一路”这种合作项目的对接方案，通过让他们参加软交会期间的重要活动，让他看到、听到业界一些高端的声音，同时我们还组织专场、研讨会和洽谈会，让他们在展会上可以看到感兴趣的展品，另外我们还提供一些展示的区域，他们还可以展自己的东西。这样我们通过各种手段，让观众不仅是看展，还要有交易、要有互动、要有实际的价值，所以我们策划的过程中，让观众、来宾通过参加会议让其去演讲、参观和展示，我们至少给他安排两到三天的行程。

对于一些行业会议，我们会要求参会者在展会期间有专门时间去参观，这样10个会就会带来10个行业，每个行业都有100-200人，所以我们做好软交会必须要坚持做好会议、论坛，做好50个、60个会议。这样做不仅是单纯邀请来宾当观众，我们用活动策划吸引他们参加，来了之后按照我们的设计来做活动，减少了他自己精力的投入，其实这样前期我们的工作量就会非常大，我们要让观众把他们的需求反馈过来，所以这个工作值得做，因为做了之后在现场交流过程中会更有针对性、更直接，避免信息上的不对称。