关于加强县级烟草专卖局档案科学化管理的几点思考

傅斌

档案作为单位成长发展的历史记录，是宝贵的经验财富和重要的信息资源。完整齐全的档案资料可以为领导决策、单位的未来发展规划及日常管理提供重要的参考依据，而档案管理的规范化，科学化，则直接关系到其信息质量能否发挥应有的作用。因此不断顺应档案发展的要求，更新、完善，提高档案管理的科学化水平，对县级烟草专卖局精益管理的实施和长远发展具有十分重要的意义。

县级烟草专卖局的档案资料主要以行政类执法案卷、卷烟零售许可、卷烟零售户档案、日常工作痕迹资料、所获荣誉和照片为主。客观地讲，县级烟草专卖局对档案管理重要性的认识度普遍不高，档案管理硬件设施不到位，在档案的收集、整理、保管和利用上缺乏科学有效的方法。因此如何将县级烟草专卖局档案管理融入单位整体的工作管理当中，实现档案的科学化管理，达到提高单位综合实力的目的，成为县级烟草专卖局档案管理中亟待解决的问题。笔者认为可以从以下几个方面入手。

一、健全组织制度，档案体系一次性到位

领导的重视是做好档案工作的重要保证，为此，基层单位主要领导一定要转变对档案工作的态度，充分认识档案工作对促进经济社会发展的重要作用，并亲自牵头，明确分管领导和工作职责，建立以分管领导为组长，各科室负责人和专（兼）职档案管理员为成员的档案管理工作领导小组，分派责任心强、吃苦耐劳的同志从事该工作。同时，从实践来看，只有建立起完善的档案管理制度，才能保证档案管理各项工作顺利进行。所以县级烟草专卖局应在市级烟草专卖局和当地档案局的统一领导下，结合自身档案管理实际情况，制发、转发各项档案管理规章制度，严格规范档案材料的收集、整理、归档、保管、借阅等各个环节，使档案工作有章可循，从而为下一步工作的开展构建起完善的组织和制度体系，以此确保档案工作沿着正确的方向推进。

二、树立明确目标，档案工作高标准起步

现阶段多数县级烟草专卖局的档案工作质量普遍不高，要想在较短时间内扭转这一局面，需要有一个目标引领，这个目标最好是“省特级档案室”、“省示范级档案室”这类较为明确的目标。首先，这类目标背后本身就有一套严格的档案工作标准，有了这个标准，档案工作开展起来才有规章可以遵循，又有尺度可以衡量，这就解决了面对档案工作无从下手的问题。第二，这个目标本身也是一种荣誉称号和奖励，一旦实现，档案工作便不再像以往那样付出辛苦劳动之后没有成果和回报，如此一来档案工作人员和领导层的“创优”思想就被调动起来，无形中加强了对档案工作的重视程度。

三、巩固硬件设施，档案环境根本性改变

改善档案保管条件。增加档案管理资金投入，升级更新软硬件设施，是提升档案管理科学化水平的重要途径，尤其是档案工作硬件基础较为薄弱的单位，应将有关档案管理资金纳入单位正常预算当中，积极争取市级烟草专卖局资金支持，配置档案柜、档案盒、档案袋等专业的档案保管设施、设备，同步改善档案库房环境，加装电子监控、防盗报警器、空调、除湿机等档案保护设备，实现“九防”要求。同时，要配备专门的电脑、打印机、扫描仪等现代化仪器，为档案信息化打下坚实的物质基础。

四、重视人员素质，档案工作专业性实施

工作的关键在执行，因此加强档案工作必须要有稳定而专业的档案工作人员。首先应设置专职档案管理人员，实现档案的专人归档保管，让其有充足的时间和精力致力于档案管理。其次要尽量争取机会让档案管理员参加培训，一方面可以参加档案局组织的专业知识培训，使档案管理员及时掌握档案管理的新规定、新理念、新趋势；另一方面可以组织档案管理人员到档案工作先进单位学习经验，这样可以在档案工作人员头脑中更直观的建立起档案工作标准和方向。

五、依托數字平台，档案管理信息化升级

档案信息化是档案发展管理的必然趋势。从省内看，县级烟草专卖局使用的是统一的办公自动化平台，其中就预设了档案管理模块，县级烟草专卖局应积极主动的运用这一模块，建立起有烟草行业特色档案管理系统，及时做好档案管理系统内电子文件归档整理工作，按照“存量数字化、增量电子化”的要求做好室存档案的数字化扫描工作，建立目录数据库、全文数据库、专题数据库，让烟草系统内每一位员工在需要进行文档查询时，都可以通过档案管理系统方便快捷的查询所需。在实现档案信息化同时，要严格遵守档案信息化各项保障制度，确保电子化档案资料的安全、保密，防范损坏、遗失或意外泄露。

总之，档案管理科学化是县级烟草专卖局适应信息化发展的内在需求，是提高自身管理水平的必经之路。县级烟草专卖局要不断加强档案管理工作，更新观念，创新方法，增强档案管理人员的业务能力，高效利用档案资源，为经营决策提供信息支持，进而带动全行业的持续健康发展。