如何筑牢“社保大厦”的根基

■文/刘艳欣

如何筑牢“社保大厦”的根基

■文/刘艳欣

“规范”标准化

随着社保事业的快速发展，各级社保部门在经办的过程中，形成了大量的社会保险业务档案，这些档案包括社保经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。

社保业务档案是参保对象的权益记录和凭证，是重要的民生档案，是做好当前社会保障工作必需的重要依据。因此，管好、用好社保业务档案关系到社保工作长期稳定的发展。人社部社保中心副主任徐延君曾明确指出，社保业务档案管理是“社保大厦的根基”，对业务档案规范化管理的认识，不能仅仅停留在业务资料收集、整理、保管的层面，要深刻认识业务档案管理对规范业务经办所发挥的促进和监督作用。

2015年6月2日，国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会联合发布《社会保险业务档案管理规范》（以下简称《规范》）。《规范》从业务档案设施设备规范和岗位人员职责、业务档案管理规则、电子业务档案管理规则、业务档案信息化规范等方面进行了明确，并于2016年1月1日正式实施。《规范》的发布，意味着社保业务档案在规范化管理制度和标准体系建设上取得了重大进展。如何全面贯彻落实《规范》，“打好根基建大厦”，成为各地社保经办机构的当务之急。作为档案管理的示范单位，天津市社保中心身体力行。

早在2005年，天津市社保中心就针对社保业务档案建立了专门的档案馆，并配备了专职的档案管理人员，负责社保业务档案管理工作，这里也是全国社保业务档案管理的人才培训基地。在《规范》即将实施之际，结合天津市社保中心正在大力推行的公共服务标准化体系建设，该中心档案馆抽调了专门人员，建立了档案管理标准化体系建设小组。在兼顾与天津社保中心系统公共服务标准化体系建设同步推进、与其他已颁布实施的社会保险标准相互对接的基础上，建设小组编制了《天津市社会保险业务档案管理规范》，形成天津市本地化社会保险业务档案管理标准体系。天津将2016年定为“社会保险业务档案管理规范达标年”，明确到2016年底，在社保中心系统全面建立、完善和推行业务档案管理的标准体系和操作规范，优化档案工作流程，统一档案专业术语，完善信息系统功能，健全防护设施设备，厚植档案专业人才，充分发挥全国社保业务档案管理示范单位和人才培训基地的引领作用，让档案管理标准体系落到实处。

“规范”促提升

《规范》对社保业务档案管理从收集到移交的9个环节的管理规则进行了详细描述，对于这9个环节，天津社保系统都已经有了相应的管理制度办法和操作细则，并且已经基本形成了工作人员自觉执行的工作氛围。《规范》的发布更在一定程度上促进了档案管理流程、档案信息系统、档案人员专业能力等方面的提升。

进一步优化档案管理流程。一是把归档范围和文件排列规则预设到业务信息系统，在受理申报和业务审核时，将文件是否齐全作为第一审核要素；二是在业务表单的设计上，结合档案管理需求，将在输出表单上以条码的形式附加准确的文件档号信息；三是变档案馆接收后集中数字化为分中心分散数字化，部分业务根据电子数据直接转为版式电子文件，档案电子影像和版式电子文件的广泛应用，可实现档案信息在业务经办过程中的全程利用；四是实现业务经办与档案管理紧密契合，使档案管理流程适应“综合柜员化、档案电子化、网厅一体化”的建设目标。

进一步完善档案信息系统功能。社保业务档案是衡量经办服务依法合规的健康指标，因此，要把管理社保业务档案工作作为经办流程的重要环节，把社保业务档案信息作为内控管理的重要依据。天津市社保中心将《规范》中有关档案信息化、数字化管理的技术标准纳入业务档案信息系统建设，进一步完善了档案信息系统功能。基本思路是“强化收集、简化整理、细化著录、量化统计”，通过完善提升档案信息系统功能，实现数据、基金、档案的相互匹配和相互验证，达到业务、财务、档案一体化管理。

一是信息系统支持前端分散式高拍、扫描和转版，实现纸质文件电子化、电子文件纸质化，兼顾不同载体文件的及时收集转化，发挥各自优势以提高经办效率；二是通过在业务信息系统内预置归档范围、分类方案和文件排列规则，支持业务经办人员在受理申报时优先审核要件是否齐全，文件排列是否规范，减轻归档文件整理工作负担；三是信息系统支持将《规范》中要求的行政区划代码、案卷类别代码、名册式表单的二级目录纳入著录项目并自动生成，通过著录项目的细化管理达到业务档案的精确化管理；四是信息系统支持文件传递和档案传递过程中交接表单的自动生成，支持档案管理全流程各环节工作进度的自动统计，有效跟踪评价档案工作效率。

进一步提升档案人员的专业能力。

经过多年的宣传培训，天津社保系统档案管理意识明显增强，对档案的重要性和专业性有了普遍认同。但是，在信息技术和电子商务飞速发展的大环境下，在传统化实体化管理方式与信息化数字化管理方式的纠结中，特别是社保系统经办管理服务工作日益繁重的趋势下，不可避免地产生了一些对档案管理内容和管理方式的质疑声，如何实现档案管理的稳中求进，有效提升档案管理工作，切实做到“记录一生、保障一生、服务一生”，既是社保档案工作人员的责任，更是社保工作战线每个人的担当。

为了确保档案管理人员对《规范》真正做到融会贯通，天津市社保中心通过多种形式对《规范》进行宣传培训。一是召开贯彻落实《规范》的动员会，强调全面推行社保业务档案国家标准的重要意义，增强各级领导、档案人员、业务人员落实《规范》的自觉性；二是组织专兼职档案人员的专题培训会，讲解标准的术语定义、基本要求、管理规则；组织开发具体操作的视频课程，便于专兼职档案人员在实际工作中缺什么补什么，需要什么自学什么，切实提高实际操作能力；三是组织针对《规范》的考试，组织《规范》应知应会知识题库，开发业务档案知识考核系统，采取网上考试的方式，对专兼职档案管理人员掌握《规范》情况进行考核；四是组织开展落实《规范》情况的专项达标验收。结合全国业务档案达标验收“回头看”工作，将验收指标体系进行科学规划，将达标验收指标分解为日常监测指标和集中考核指标，为每家单位建立考核档案，通过一定时段的连续监测和持续考核，形成对分中心的考核评价结果。

“规范”要落地

社保业务档案管理水平不仅能直接反映出经办管理服务的水平和质量，也能成为规范业务经办、提升管理水平的强力助推器。为了让《规范》平稳落地，天津市社保中心明确从2015年9月到2016年12月，将贯彻实施《规范》划分为准备、实施、验收和总结四个阶段。并成立贯彻落实《规范》领导小组和工作小组。领导小组由社保中心主要领导牵头，分管领导和有关部门主要负责人组成，做好《规范》贯彻落实的决策、组织和协调。工作小组由档案分管领导任组长，各有关部门分管负责人组成，负责具体推动《规范》的落实工作。

与此同时，天津市社保中心还明确了职责分工。其中，档案馆负责《规范》宣传贯彻工作的组织、推动、协调和检查，组织开展业务档案管理规章制度修订、管理流程优化和信息系统开发需求工作。牵头组织《规范》的宣传和培训工作，会同业务处室做好业务材料归档范围和保管期限的修订工作，会同行政管理部门做好档案管理设施设备配置完善；业务管理处室负责对照《规范》及时做好本部门相关业务材料归档范围和保管期限的鉴定、调整工作，配合档案管理部门对分中心和医保结算中心业务档案是否符合《规范》开展检查指导工作；办公室负责在业务协调督办和公文制发过程中，按照《规范》把握业务经办与档案管理的有效衔接，确保业务经办规定与档案管理要求同步下发；行政处负责在办公用房新建、改造、修缮过程中，按照《规范》健全档案管理用房，配备相关设施设备，做好档案安全防护设施的集中维护与更换。■

作者单位：天津社保中心档案馆