从流程再造视角着手解决高校报销难题

（河海大学财务处 江苏南京210098）

随着高等教育事业的蓬勃发展，高校规模不断扩大，经费筹措渠道多样化，资金总量持续增多，财务报销工作量与日俱增，原有的财务报销流程遭遇“瓶颈”。高校经费的持续增长与财务人员编制有限的矛盾、报销人员要求提高报销效率与财务人员超负荷工作的矛盾、资金需求增加与规避资金风险的矛盾逐渐凸显。必须在报销模式上寻求突破，更新观念、优化流程，创造出全新的流程结构，提高高校财务报销效率。

一、传统高校报销流程及存在问题分析

传统的高校报销流程包括五个步骤，如下页图1所示。

可以看出，报销各流程之间是一个串行的顺序过程，必须按部就班，依次进行。报销过程繁琐，耗时而低效，存在以下缺陷：

（一）以纸质单据传递会计信息，效率较低、查询较难

图1 传统报销流程

目前，会计信息的输入始于记账凭证，会计核算、会计报表以及财务分析等需要依赖于财务人员输入的会计信息，而采用纸质单据进行传递容易出现时滞，使得会计信息的相关性和有用性大幅降低。同时，记账凭证录入时，现有财务软件一般只记录费用开支类别和附件张数，没有对原始票据信息进行电子存储。查询相关原始会计资料时，必须先查询电子记账凭证，找到相关凭证编号，再到档案部门查找原始单据，效率较为低下，查询不易。

（二）传统的多层级多部门审批程序，延长了报销周期

目前高校报销审批体系复杂，单位负责人、分管领导、项目负责人以及科技处、资产处等部门负责人具有不同的审批权限。随着高校规模的扩大，多校区办公已成常态，报销人员因对审批流程的不熟悉以及时空局限容易造成审批不及时、审批不完全，使报销人员周转于财务处和各职能部门，延长了报销周期，影响了报销的效率。

（三）报销业务量大，财务人员压力较重

近年来，财政对教育、科研投入力度加大，高校资金核算总量大幅增加。财务人员数量虽然有所增长，但受事业单位编制等因素限制，与经费增长幅度不成比例，造成财务人员不堪重负。财务人员既要查看原始票据的真实性和合理性，审查审批流程的完备性，又要核算金额，录入记账凭证，还要接待前来咨询的学生和教职工，工作强度可见一斑。尤其是期末课程结束、答辩完成、项目结题后，财务大厅每天人头攒动，嘈杂一片；报销人员排长队等候，苦不堪言，与财务人员矛盾冲突时有发生。

（四）财务付款方式落后，资金安全难以保障

随着报销业务量递增，每日资金需求量加大，现金的携带和保管存在安全隐患；而现金支付难以留下支付痕迹，不能批量操作，存在一定的缺陷。目前许多高校多校区办学，学校只有一套财务印鉴，只在一家银行开立基本账户，如何配置不同校区每日备用金金额以及保证现金携带和存取安全是一个难题。非现金业务也无法及时办理，影响了学校正常工作的开展。此外，支票、电汇填写工作量大、盖章要求高；支票的领取、核销与对账手续繁琐，支付期限较长，易造成未达账项，支付不便。随着信息网络技术和电子结算平台的发展，改革高校资金结算方式已迫在眉睫。

二、高校报销流程再造整体思路

企业流程再造（BPR）由迈克尔·汉默教授于1990年提出，其核心是对企业的业务流程进行彻底的思考和重新设计，剔除不增值的活动，以求在成本效益和质量上取得显著改善。阿妮塔·S·霍华德在《现代会计信息系统》中论述了会计流程再造理念，认为会计流程再造的路径是将会计流程融入业务过程中，实现会计信息的实时采集、传输和存储，由业务数据直接导出内外决策所需要的会计信息。

高校报销难问题的核心在于现有报销流程的繁琐低效。流程再造的整体思路是：消除现有流程的弊端，减少不增值流程，分化繁琐流程，改善关键流程，运用现代信息网络技术，对报销流程进行重组和优化设计，在现有的账务处理系统基础之上重新开发设计网上报销系统。让耗时的流程可以在财务部门以外的场所异步、并行地完成，突破时空的局限，减少每一笔报销业务在财务报账大厅的时间消耗，在财务人员编制不变的情况下，一定程度上解决高校报销难题。

网上报销系统能够打破时空局限，让报销人员随时随地通过网络提交电子报销单，通过规范填单格式，设置人性化向导，减少录入错误；运用权限指引对审批执行路线进行固化，采用电子签名方式实现网络审批；通过与账务处理系统凭证处理模块对接，在财务人员将电子报销信息与纸质原始票据比对审核无误后，自动生成记账凭证；最后根据报销人登记好的银行卡号或者收款方信息导入到网上银行，直接完成资金的收付。其目标是以网络为依托，经由单据填写的标准化、业务审批的网络化、账务处理的简单化实现财务报销跨时空、跨部门的协同办公，提升报销效率。再造后报销流程如图2所示：

图2 再造后的财务报销流程

三、利用流程再造解决高校报销难题具体对策

（一）采用电子单据进行财务信息流转，畅通信息共享渠道

网络基础设施建设的不断完善，办公自动化、ERP系统等信息化进程的不断加快，让传统财务报销走向无纸化成为可能。报销单据电子化有利于增强财务核算的规范性和透明度，有利于财务公开、数据共享，有利于财务监督和廉政建设。通过电子单据的流转，实现财务信息采集、加工、存储、调阅电子化、自动化。不但提高了信息传递的效率，同时实现了信息实时采集，与业务同步，大大提高了会计信息的相关性，提升了会计信息的质量，更好地为高校制定各项发展规划、进行财务决策提供实时动态、准确有效的财务信息。应对高校的财务信息资源进行整合，构建一个适用于本校电子单据流转的网上报销平台。通过对网上填单进行容错控制和支出明细有效性检查，对费用支出的合理性和有效性进行把关；将原始票据扫描存入电脑，将流转流程、签批意见在系统数据库中电子归档。以后需要查看相关原始票据及审批意见时，只需从系统中调取进行查阅即可，大大节省了审核时间，提高了查询效率。

（二）采取工作流控制方式，固化关键控制点，缩短审批周期

规范工作流的逻辑定义、发起和控制方式，把权限指引细化设置到系统内，将高校的授权审批、项目预算、报销流程、内控制度和岗位职责有效地融入网上报销审批系统。将报销审批执行线路固化，通过实时事件驱动信号与非实时控制信号相结合的审批方式提高流程效率，经由系统定期自动发送催办信息，各环节经办人员均可通过系统查找滞留原因并有针对性地催促办理，提高审批效率。经费负责人可以根据自身时间安排，定期登录系统采用批处理方式完成所管辖的审批业务，方便领导集中办公、移动办公，由“被动式审批”向“主动式审批”转变，大幅降低报销业务的审批成本，缩短审批周期。

（三）全面推行网上报销模式，切实提高财务报销审核效率

以网络为平台，变面对面报销为远程报销，原始单据通过票据投递箱等方式传递到财务部门，让审批以及复核等传统流程通过网络报销系统来实现。通过设置大量的计算标准，采用复杂、精确的计算方法，极大的简化财务审核的工作量。尤其是差旅费等业务，财务审核不需要核对标准、计算补贴等耗时操作，节约了大量的审核时间。此外与账务处理系统凭证处理模块对接，实现记账凭证的自动生成，减少财务人员手工录入工作量。

与现场报销相比，网上报销等非现场报销方式更具科学性及可行性。一方面节约了教工师生现场排队等候时间，另一方面有利于财务人员降低心理压力，能够更从容细致地进行凭证审核和制单，减少差错的出现。还可以均衡财务每日报销工作量，避免大批量集中报销的出现，切实提高财务报销审核的工作效率。

（四）推行公务卡，实现无现金收付

借助先进的电子支付平台，运用票据交换、网上银行等现代化支付工具，架构银校直联、公务卡等新兴结算系统来改造传统的资金支付流程，提升资金支付效率，保障高校资金的安全。

公务卡是持卡人先持卡消费，后凭借刷卡凭证及发票去财务报销，财务人员核对消费明细和审核手续后，将报销款打入持卡人公务卡中。概括为“银行授信额度，员工持卡消费，单位报销还款，财务实施监督”。使用公务卡能够减少现金借款、还款手续，保证支出的真实性，促进单位资金使用规范化。

网上银行支付具有资金到账迅捷、无未达账项、支付风险小、操作简单、对账单实时查看等优点。个人支付可以通过网上银行直接转入个人银行卡中，对公支付通过网上银行直接转入对方单位账号。对于发放工资、学生助研费、奖学金等批量支付，可以采用专门的汇总软件，通过网上银行在几分钟之内完成。收款业务通过POS机转账收取，或通过银校互联系统委托银行网上分批扣款。利用资金的电子划转，最大限度地减少现金流动和支票传递，基本实现现金零库存，减少报销环节，缩短等候时间，提高工作效率，降低携带保管现金的风险。

四、结束语

针对传统报销流程暴露出成本高、效率低、周期长、矛盾多等问题，本文通过全面梳理传统财务报销流程，减少不增值环节，重组报销业务，提升流程效率。采用电子单据进行信息流转，让各环节的人员均能共享信息资源；规范审批流程，突破时空局限，实行网络审批；减轻财务人员凭证录入工作，缩短财务报销周期；采用网上银行等先进支付方式，安全、快捷完成资金支付。总之，通过优化流程结构，能够提升财务报销能力，强化财务监督，为高校报销难问题提供有效的解决途径。