刍议事业单位档案管理信息化建设

吴丽丽

摘 要： 为适应社会进步发展的步伐，一些事业单位在办公信息化方面进行了革新。这充分考虑到对单位内档案资源的管理和开发，进一步加强档案共享的可能性，继而带动整个单位办事效率的提升，如此事业单位的档案信息化建设趋势足以预料。解决好档案信息化方面的问题，对事业单位的档案信息化意义非凡。

关键词： 事业单位 档案管理信息化 建设方略

站在时代的前沿不难预料，未来时代的事业单位档案信息化管理与建设是必须经历的一个阶段，这将极大地简化旧有的工作程序，使得相关档案管理迅捷、容易。那么如今解决好档案信息对应管理任务中的问题，寻找到新的对接点，合适的方法让这些信息化管理思路得以付诸实践。

一、档案管理信息化的阻碍之处

1.对档案信息化的建设关注度不够。一般事业单位中档案信息管理缺乏一定的参与度，涉及信息管理，很难引起关注与取得突出的工作业绩。深受既有观念的误导，大多数人认为此类档案信息的建设工作技术含金量低。此外，在一些高层管理者看来，单位的档案信息管理属于事务性操作，不能直接带来经济效益，有关单位重视不够，甚至于相关领导层简单地将档案信息工作交给普通文员，以至于无法将档案所具有的价值发挥出来，制约现如今档案管理迈向信息化建设的加强。然而，在相当大的程度上，大家都忽略事业单位中的档案资料是深受法律所保护的，带有相当程度的法律效力，不仅仅要求有关档案整理人员的严谨，而且要求相应管理高层在认识上有所转变，重视资金与人才的扶持。

2.建设、管理信息化档案针对性弱。在大趋势下，已经有部分事业单位实施了档案管理信息化建设，可是效果不尽如人意，在技术层面上来说，处于较低级的水准，自然档案管理效率提高不显著。同时，这种缺失体现在有关安全管理度上，一些本应由专业文员、专业部门监控的步骤都被简化，最重要的安全管理步骤缺乏针对性与有效性的考虑和安排。随着诸多单位信息化管理档案的大势，有关建设成效仍旧不容乐观，现实是与电子信息技术连接性弱，多项工作管理深度不够，针对性低，管理建设工作亟待革新。

3.管理员工自身素质的薄弱。一些中小单位，考虑到发展规模、经费限制等因素，在许多人事变动之时，就忽视对单位的档案管理工作者的上岗考核与相关培训，多数的人员都难以表述清晰档案管理工作的知识与内容。也有些员工简单地理解为是对人事信息的录入，仅仅需要保证录入的正确率即可，但是，这仅是对信息化管理档案的最基础的要求。问题还表现在其他地方，工作人员综合素养偏低，很多具体管理工作进行时都未曾分类化、归纳化，任务完成水平低，严重制约事业单位档案信息化管理工作的开展，特别是在诸多事业单位中档案管理方向上的计算机型人才匮乏，这在一定方面是管理层的不到位所致。人员方面的工作效力不高，缺乏仔细、细致的整理监督流程，继而让诸多问题不能在第一时间反馈给上级部门，乃至于放纵不管，许多安全方面的疏漏都难以发现。因此，培养出专业性档案管理人才刻不容缓。

二、探究与完善信息化建设的方略

1.建立健全有关事业单位档案管理信息化建设的体制、机制。长期以来，档案管理相关工作作为事业单位基本工作之一，却没有在发展与绩效上有所注重。加强对档案管理的信息化建设离不开有关制度层面的约束，必须在既有的体制上多下工夫，寻找与现代信息化管理档案的切合点，并且注入新的思路，让档案管理与建设工作实现划时代的飞跃。在完善管理制度的基础上，应该在单位内组织各类培训，将信息化管理档案的理念、重要性潜移默化地渗透到档案管理工作中，让每一个员工及管理高层都意识到信息化管理手段的必要性。

2.突出在监督上的效力。档案信息化管理工作亟待有效监督机制保驾护航，处于强有力的监督之下，方能调动有关档案整理人员的工作积极性，提高信息化管理档案高效率，继而真正发挥档案的价值与意义，保证档案安全性的初衷。坚决杜绝有关领导及工作人士利用职务之便，篡改他人档案或是泄露他人信息并以此牟利的不法行为。真正有效的监督机制必须是事业单位内部与外部监管的协调一致、互相补充，在双效的机制下，档案管理信息化工作中存在的隐患无所遁形，可以为接下来解决方案的实施提供帮助，最终有利于整个事业单位管理信息化工作的高效运转。

3.进行档案信息管理硬件的打造。信息化管理档案，顾名思义，需要各类的计算机、电子型存储器、相关数据库等皆是实现信息化管理路径的基础所在。如此一来，相应的事业单位便理应在长远的立场上为单位的档案信息化管理工作助力，加强关注，增加资金投入，使得有关硬件的配备逐渐齐全可靠。譬如，电子磁盘及多种硬盘是不可或缺的，在硬件设施完备的前提下，相关单位的档案管理愈发科学化、合理化。

4.提高档案管理人士的综合素质水准。真正实施事业单位信息化的实践者是这些档案管理人员，这些工作步骤与流程全部都要倚靠他们实施，他们的工作能力与自身素养直接决定了相关工作的进程。于是事业单位必须开展定期的培训活动，乃至是素质考核，凭证上岗，提升他们特定的获取与处理讯息的能力，一旦事业单位档案管理工作人员的综合素养明显提升，那么相关工作也会顺利实施，信息化管理档案将有条不紊地进行。

毋庸置疑，在这个时代的发展要求下，事业单位中的档案资料管理信息化正如火如荼地进行，但是前路挫折颇多，事业单位只有牢牢把握住革新的关键要素，切实处理各种各样的艰难险阻，才能够披荆斩棘，扬帆远航。

参考文献：

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