黄河水院图书馆编目业务外包的质量控制探索

冯 钊

（黄河水利职业技术学院，河南 开封 475004）

0 引言

图书馆编目业务外包的质量控制是一项图书馆与外包商之间相互配合的工作，需要甲乙双方共同完成。但是现实中图书馆和外包商往往有各自的工作目的，图书馆是以组织文献、传递文献信息、服务读者为主要目的，而外包商则是以追求最大利润为目的。外包商为了追求最大利润，往往采取各种措施，来达到效益最大化的目的。如增加外包商员工压力，提高工作量；纵容外包商员工在图书编辑、加工时犯错；使用没有工作经验或非本专业出身的人员，从事图书编辑和加工；频繁更换外包商编目人员；外包商员工套录非正规数据源进行著录；忽视图书馆对图书编目加工的具体要求等。图书馆为了更好地服务读者，则需要不断地完善工作流程、管理模式、质量监管、图书加工标准。同时也要积极学习业务知识，对馆际之间的新动向进行交流与探讨。本文以黄河水利职业技术学院（简称黄河水院）图书馆编目业务为对象，通过分析编目业务外包化进程中存在的质量问题，提出改进的建议和措施。

1 黄河水院图书馆编目业务外包现状

1.1 黄河水院图书馆采编室人员现状

目前黄河水院图书馆采编室配置人员为2人，主要从事每年的图书预订、招标、采购、图书数据编制和加工的审核和验收，以及对外包商人员的技术培训和管理工作。由于黄河水院图书馆编目业务选择了高等层次外包，采编部门已经把繁重的编目工作承包给了专业机构，大大解决了图书馆人力不足的问题，同时也把图书馆的工作人员从繁重的编目工作中解放出来，使他们有更多的时间和精力投入到服务读者中去。

1.2 黄河水院图书馆外包商人员现状

黄河水院图书馆编目业务由河南天富文化传播有限公司和开封市新华书店两家外包商承包，其编目人员在馆内完成文献编目和加工工作，编目数据经过黄河水院图书馆编目员检查、校对以后，再由河南天富文化传播有限公司和开封市新华书店完成文献载体的加工工作。

河南天富文化传播有限公司派出1名编目人员和1名物理加工人员，常驻馆内。开封市新华书店派出2名编目人员和3名物理加工人员，常驻馆内。两家书商的编目员和物理加工人员都很年轻，接受能力强，工作效率高，而且态度谦虚、工作努力，效果显著，使黄河水院图书馆编目业务工作量大的压力和人员力量不足的问题均得到很好的解决。

1.3 黄河水院图书馆每年图书加工完成情况

根据国家对高校藏书标准的硬性规定，要求高职院校图书馆的藏书达到生均80册和生均年进书量3册的标准，黄河水院图书馆每年的进书量为3万册左右［1］。这些图书的加工工作均能在当年得以完成。

2 黄河水院图书馆编目业务外包存在的问题

2.1 图书招标竞争激烈，致使图书加工质量保障降低

黄河水院图书馆在每年4、5月份都召开一次图书招标会，招标会的主要议题就是选取物美价廉的外包商，所谓“物美价廉”，其实就是要看哪家的外包商可以提供更优惠的服务和更加低廉的价格。这在编目业务外包的伊始就开始埋下了隐患，外包商为了中标，往往开出更具诱人的条件，但是一旦中标，又会千方百计地控制成本，所以图书招标竞争激烈，也会降低图书加工质量的可能性。

2.2 套用来源不明的数据源

书目数据质量的优劣直接影响着文献资源共享的效果与图书的利用率，关系到整个书目数据体系是否完整、规范和一致［4］。黄河水院图书馆在对外包商的数据源进行盘查时，发现外包商所套录的数据源存在严重的不正规现象。根据从外包商的工作人员那里了解到，其套录的数据源方式五花八门，有的是从同行的友商那里获取，有的是自己添加补充，有的是从CALIS（中国高等教育文献保障系统）数据中心购买，有的是从国家图书馆的数据中心购买，来源方式参差不齐，直接造成了书目数据质量的不稳定，由于外包商的编目人员在数据编制时几乎都是跟从套录的数据源，所以套用来源不明的数据源会直接致使图书加工质量降低。

2.3 外包商使用非专业人员从事图书加工工作

由于酬薪等原因，外包商中的编目人员一般都不具备图书编目应有的专业水平，他们往往都是非专业人士。让非专业人士从事一些图书编目工作，存在一定的风险，比如对编目规则、分类法不熟悉，或不理解其具体涵义，不太了解所承包图书馆图书的分类历史、分类特点等，在分编过程中又不注重细节，照搬套录数据等。

2.4 外包商在图书加工中，责任心不强

编目业务外包的最大风险就是图书加工质量失控的问题。编目业务向来是图书馆采编部门的核心业务，它的质量把控直接关系到图书馆的水平层次，由于图书馆与外包商的工作目的存在不同，二者之间必然存在利益上的冲突。外包商为了提高工作效率，想在较短的时间内做出更多的产品，必然加班加点，加快工作速度，这时外包商在物理加工图书时，易出现磁条贴歪、漏贴和外露。盖章时出现油印过多、过浅、字体不清楚和位置有偏差。著录时易出现查重疏漏，对图书题名、责任者、版本、出版发行、丛编和其他信息等进行的描述存在不规范，直接导致读者在查找图书信息时不全面，甚者出现分配地址错误。编目时易出现跟随CIP（图书在版编目）现象，书上怎么编目，编目员跟着怎么编目，失去了主观能动性，同时还存在版本号和卷次号的忽略，丛书和套书的混淆等情况。

3 编目业务外包质量控制的改进措施

3.1 选择合理的外包类型

目前编目业务外包可以根据业务深度分为3个层次：初等层次外包、中等层次外包和高等层次外包［2］。

初等层次外包：这一层次的外包只承包图书的物理加工，如：打印书标、贴书标、贴条码、嵌磁条、盖馆藏章等。这些较简单的工作交给外包商来承担，而数据的编制仍由图书馆编目人员完成。这种业务形式较为简单，技术含量较低，一般为驻馆加工，其特点是业务操作单，便于图书馆质量把控。

中等层次外包：将书目数据的编制和物理加工都外包出去，但是905字段（索取号字段）除外。由于这个层次的外包可以将图书馆服务器端口向外包商、数据商开放，因而可实现图书编目工作的馆外加工。馆外加工就是将图书馆服务器端口开放，外包商、数据商可通过异地数据端口联机，实现异地图书书目的数据编制，或是通过外包商、数据商在其公司地先进行图书书目数据编制，再通过移动硬盘等媒介导入图书馆服务器内，以实现书目数据的编制。

高等层次外包：在中等层次外包的基础上，将905字段（索取号字段）也外包出去，是一种较为彻底的外包，可分为馆外加工和驻馆加工。但是这种加工存在一定的风险，主要出现在905字段（索取号字段）上。因为索取号通常由分类号、书次号（著者号、种次号、年代号等多种类型）、卷期号、册号组成，它确定图书的排架位置，区分不同学科类别的图书，揭示书与书之间的内在联系，是编目业务中最为核心的内容之一［3］。由于外包商、数据商人员有一定的不稳定性以及各个大学图书馆不同的规则，会导致各个大学图书馆馆藏书目数据编制不太一样，易发生馆际之间的规范性的错误。但是通过图书书目加工前的业务培训，熟悉馆内的图书书目加工规范，可以将这种风险降至最低。

由于各个高校的办学层次、招收的人员层次、资金到位的情况、人员配置等不同情况，导致每个高校图书馆都有自身的处境。黄河水院在选择外包类型时，首先根据自身的客观处境，从人员配置（两人）、核心业务内容、财力资源和成本核算等方面进行可行性研究，选择驻馆高等层次外包类型。

3.2 选择有技术实力的外包商

选择一家综合实力强的外包商，是工作成功的一半。如果外包商选择恰当，在今后的工作中，无论是沟通，还是相互协作，都能达到很好的默契，免去不必要的时间和成本浪费。采购招标前应对外包商的从业经历、企业规模、企业信誉、人员素质、技术实力、工作效率、服务质量、社会影响等几方面进行全面考察。选择一家技术实力、服务至上的综合实力强的优秀外包商。

3.3 制定科学严谨的编目业务加工标准

“无规矩不成方圆”，做任何事都要遵循其办事规则，才能在思想认识上达成统一，进而指挥行动，形成既定目标。为此黄河水院采编室对编目业务外包做了相关要求。制定了《黄河水院图书馆图书物理加工要求》《黄河水院图书馆图书数据编制要求》和《黄河水院图书馆图书编目规则要求》。

《黄河水院图书馆图书物理加工要求》中有以下规定：1.加盖馆藏章：书名页和书口中间位置各一个，共两枚。2.夹贴可充消磁条：图书少于300页时夹贴一条，其余夹两条。3.贴条形码：每册书贴一枚，在书名页底边上方3厘米正中位置。4.贴书标：书脊底边上方2厘米正中位置一枚；书名页左上方位置一枚：书背面右上方一枚，共3枚。5.样本书库图书加贴红色色标一条，在书脊书标上方，紧贴。

《黄河水院图书馆图书数据编制要求》中有以下规定：1.查重：分别通过书名、ISBN、丛书、作者姓名查重。2.确定分类号按照中图法第五版分类规则进行分类，给出分类号。同种书分类号及其长度要一致。3.确定排架号（索取号）我馆图书排架号采用分类号/种次号（附加）制度。特例：单行本标准类图书的种次号用标准号代替。

《黄河水院图书馆图书编目规则要求》中有以下规定：1.本馆图书按照《中图法》（第五版）进行分类。2.分类以细分为主，分到最大级数，但同种书的不同版本例外，同种书的分类号要保持一致。3.本馆分类特殊规定：①专业测绘类图书集中分在P25，用组配号进行组配。如：水利水电测量类图书分在P25：TV，建筑测量类图书分在P25：TU，依此类推。②标准类图书集中分到T类。③丛书：以集中分类为主，个别情况分散处理。④专业英语类图书集中分在H31，用组配号进行组配，如：会计英语H31：F23，机械工程英语 H31：TH。

通过制定科学严谨的编目业务加工标准，有效地规范了外包商、数据商的加工准则和认识，使其在图书加工过程中严格遵守加工要求，最终达到了图书加工统一形式的规范化。

3.4 编目员要自觉提高业务能力，完善业务水平

“打铁还需自身硬”，编目员要想在编目业务外包普遍化的今天，继续引领行业方向，抓住主动权，就要做好自身的业务工作。首先，端正态度，树立正确的职业价值观，在业务流程上始终坚持 “责无旁贷”的精神，即便是业务外包了，也要参与其中，了解业务流程的一举一动。其次，加强专业理论的学习和探讨。编目员在认真学习理论的同时，也可以通过各种社交平台，例如年度图书馆会议、图书情报培训班、网络社交平台等，广泛交流行业认识，共同提高业界水平。

3.5 加强对外包商的业务流程监管

为解决图书加工质量失控的问题，就得从图书物理加工和数据编制上对编目业务外包做严格控制。首先在图书物理加工时，采取抽样检查的措施，抽查项目包含章印的字体清晰度、位置和字体方位，条形码粘贴位置高度和条形码轮廓清晰度的高低，磁条是否存在磁性或磁性太弱的情况。其次在数据编制时，采取每种图书逐本核实的措施，主要核实的内容有：图书题名、责任者、价格、时间、版本、出版者、载体形态、丛编、一般性附注、分类号和种次号。进行逐一核对，对出现丢项、漏项和描述性错误的进行当面指正，对分类号和种次号给错的，通过中图法第五版查证后，给予正确合理的索取号。通过全程参与的方式，可以很好地控制编目业务外包所产生的质量把控问题，并建立起良好的监管机制。

4 结语

根据黄河水院图书馆编目业务外包化出现的一些问题，进行梳理和分析，提出了改进过程中的措施，包含选择合理的外包类型、选择有技术实力的外包商、制定科学严谨的编目业务加工标准、编目员要自觉提高业务能力，完善业务水平和加强对外包商的业务流程监管等5项具体措施，使得黄河水院图书馆的编目业务外包化更加严谨和规范，并在实际中产生了较好的效果。

［1］ 教育部.普通高等学校基本办学条件指标合格标准［S］.教发（2004）2 号.

［2］胡越慧.高校图书馆编目业务外包模式选择及质量控制——以温州大学图书馆为例 ［J］.图书馆建设，2009（12）：95－98.

［3］刘岩彬，刘薇薇，王晓丹.图书馆采编业务外包质量控制的关键因素分析——基于大连医科大学图书馆采编业务外包实践［J］.图书馆学研究，2013（8）：49－53.

［4］王伟秋.高校图书馆编目业务外包的实践与思考［J］.医学信息学杂志，2010（31）：79－83.