秘书语言的模糊性分析

王静欣

（金陵科技学院人文学院，南京 210001）

模糊语言和精确语言是相对的，精确语言语义明确，反映的事物具体形象，模糊语言本身语义不够明确，外延不具体，界限不明晰，所以不能反映具体、形象的事物。但是，在秘书的日常工作活动中，模糊语言的使用有别于一般的常态语言，模糊语能起到委婉达意、礼貌得体的表达效果。模糊语言是秘书顺利完成沟通任务的重要保证，在秘书工作中的重要作用是精确语言不可代替的。

一、语言模糊性的含义

语言的模糊性是语言的本质属性之一，语言为什么具有模糊性，语言学和哲学领域都在研究，并持有不同的研究结果。英国哲学家罗素认为宇宙是客观的，是一个不断变化着的整体，这个整体内部是连续的、不可分割的。他认为宇宙也是混沌的，语言反映客观事物，当人类的语言不能精确地描绘混沌的客观事物时，语言就呈现出了模糊性这一特点。罗素否认客观世界本身的模糊性，但是语言的普遍特性是模糊性。他认为模糊性和精确性一样，只是语言的特点和表达手段，而非客观世界和宇宙的特性。从语言模糊性角度出发认为客观世界也存在模糊性是错误的，根源在于混淆了词的特性与事物的特性。伍铁平是国内较早研究语言模糊性的学者之一，他主要研究词语的模糊性，他认为词是表示概念意义的，语言中许多词语的概念是模糊的，没有确定的边缘界限，这种模糊性是由于词义的外延界限不确定。外延不确定、内涵不定指在语言运用时就会形成模糊语言。张乔认为，模糊语言是语言交流必不可少的一种具有弹性的语言，这种弹性不但表现在其词语不确切的意义所指上，还表现在其随机应变的语言功能上。这种弹性可以随着语境的变化以及语言使用者的不同而使得语言表达和理解富于变化，从而实现不同的语用功能。模糊语言的语义内涵一般是明确的，外延界限却不太明确，具有不明确性、不精确性和相对性的特点[1]。例如:“清早”与“傍晚”，“美”与“丑”，“快”与“慢”，再如“好看”“难看”“还好”“还可以”“大概”“过得去”等等，现代汉语中，界限不清晰的词不多但在工作、日常生活中使用范围很广，使用频率也很高。

二、秘书语言语用特点分析

语言是人类传递感情，交流思想的工具，作为职业语言的一种，秘书工作语言一方面体现了语言的精确性，另一方面又通过模糊语言婉转地表情达意促进了和各个方面的沟通交流。

（一）秘书语言的精确性

1.词义单一性

秘书工作的主要任务就是沟通上下左右方方面面的关系，工作的特殊性决定了秘书在使用语言时需要用简单的语言解释说明清楚复杂的问题。无论是书面语言还是口头语言，通常情况下只能有一个意义，几乎不可能有第二个意义。因为秘书工作的性质决定秘书语言不能模棱两可让对方捉摸不透，要保证语言传达的准确性，避免因歧义而造成理解的偏差。例如在拟制公文时要区别“请示”和“报告”的适用范围，不能把两者混淆，如把“请示”内容写到“报告”里去，或者把两个文种合并为“请示报告”，那就会造成缓办或漏办。因为“报告”是向上级领导机关汇报情况的公文，领导机关一般不需要作出批复，而“请示”的事项领导必须及时批复。秘书在使用语言时必须要注意词义的单一性，准确表达，以免造成误解出现工作失误。

2.表意完整性

秘书的工作离不开领导和群众，秘书传达领导意图要求内容完整、条理清晰，切忌对领导意图一知半解，表达时含混不清，语意不明。在公文写作中，要想表达准确，就要使用完整的句子保证语意的完整性。例如秘书传达领导对于某事的态度时，必须明确说明，注意语言的完整性，不能给对方留下遐想的空间，否则，语意不完整，对领导意图表达不清，就会造成误解甚至贻误工作。

（二）秘书语言的模糊性

秘书工作中，既需要精确语言表达清晰完整的意图，也需要使用模糊语言构建和谐的人际关系。

1.词语的模糊

指一个词本身所表达的概念外延不明确，即没有准确的范围和界限[2]，表示不同程度“模糊意义”，给自己及对方留下回旋的余地。例如，“我明天要去开一个重要的会。”“重要”是模糊词语，带有强烈主观性色彩的形容词，我们无法准确地表示到底怎样才“重要”，也就是说“重要”的外延界限不明确。在现代汉语中，“进一步、重大、基本、更”等都属于这类。还有一些词看似明确，实际上没有确切的外延，比如“现在与将来”“大与小”“高与矮”等，它们之间没有一个明确的界限，因而它们在使用中都是模糊的。如职工找领导为家属安排工作，领导说:“你这个虽然属于特殊情况，但是要经过组织讨论研究才能决定。”“研究”是个模糊词语，意义范围界限不明确，能研究到什么程度比较模糊，这是常见的一种推脱的方法，利用的是词语的模糊性。

又如:有位员工要求见经理，秘书说“经理不在办公室，和人出去了”，这里并没有特指什么人，“人”是个抽象的词语，具体语境中没有年龄、性别、职业等特征的话，它就是一个模糊词，例句中的“人”是任指。

2.语义的模糊

是指句子中出现一些表示不确切意义的词或者短语，也就是说有些句子从单个词看，意义的内涵和外延都很明确，但是从整个句子的句意看却是模糊的，比如“大概、大约、也许、恐怕、未必、不见得、再说、研究研究、考虑考虑”等都属于这一类。比如:一公司员工为了出国考察名额想找领导弄清楚到底能不能派自己去，秘书说:“这事，领导还要研究研究。”秘书虽然明确说“领导要研究研究”实际这个回答就是利用了语义上的模糊，既没有肯定说名额给他，也没有否定说不会给他，这也是一种迂回的回答方式，在秘书工作中经常出现。

语言交际过程中，既需要精确的语言，同时也需要相对来说模糊的语言[3]。精确语言能够对客观事物作出具体准确地描述，在一定语境中，模糊语言也可以表达明确的意义，达到凝练深刻的效果。

三、秘书语言模糊性产生的原因及作用

（一）秘书语言模糊性产生的原因

1.语言本身的模糊性

语言是人类表达客观世界的工具，语言的模糊性主要是由于客观事物本身的界限不清楚。尽管秘书使用语言力求精确规范，但是仍避免不了外延不清晰、意义丰富的词语出现。比如“早”“晚”等表示时间概念的词在秘书的工作中是经常出现的，但是它们的含义是难以明确界定的。员工上午9点去见总经理，秘书说，你来早了，总经理还没有来上班。下午5点再去，秘书又说，你来晚了，总经理下班了。上午9点和下午5点是正常的上下班时间，对于员工来讲时间正好，对于总经理来讲时间范围不同。

2.秘书人员自身认识不同

客观世界千变万化，客观事物千差万别，无论人的主观认识如何深化，客观世界永远存在模糊不清的界限。由于不同的文化背景和对同一问题认识上的差异，人们对语言所表达的意义也会有不同的理解。即使是同一个人，在不同的语境中也会产生不同的想法，借助较少的语言来表达更多的语义，从而使语言不受客观事物或概念的局限，采用抽象概括的方法减少语言单位的使用。

3.语言表达的规定性

语言是一个符号系统，这个系统在表达上有它自身的局限性。客观事物是具体的、复杂的，而语言则是抽象的、概括的。客观事物在人脑中的反映是无限的，而语言符号却总是有限的，有限的语言符号只能概括地反映客观现实，不可能对具体的行为、动作、性状都做出精确的在表述，使用模糊语言可以使有限的语言表达出无限的信息量。

（二）秘书语言模糊性的作用

模糊语言可以起到精确语言所没有的表达效果[4]。秘书工作中模糊语言的作用，可以概况为以下3个方面。

1.可以提高秘书语言表达的灵活性

模糊语言具有很强的表现力，正是在于它具有很强的包容性，能给听话者留下一个弹性空间，这个空间可以让听话者凭借自己的经验、知识、阅历、情感等进行联想与想象、补充，甚至还可以作创造性的还原[5]。秘书在工作中使用模糊语言，可以从不同的角度、不同的方向，表达不方便直接表达的态度和情绪，避免引起、激化矛盾，从而取得良好的沟通效果。如员工找领导想确认岗位调整的结果，秘书回答:“不确定，过一段时间可能会出结果。”这句话使用的就是模糊词语，显然秘书没有具体说哪一天会出结果，但对方能接受，比生硬回答“不知道”更容易让人接受，也充分体现了秘书解决问题的能力。

2.可以增强秘书语言表达的伸缩性

在秘书工作过程中，交际对象总是想得到具体、准确的答案，但秘书的工作职责要求其不能什么都如实回答，否则容易出现僵局，这时就需要运用模糊语言。比如:单位要评选先进工作者，员工对此非常关注，询问领导评选结果，秘书回答说:“大家别心急，结果总会公布的，请等公示结果。”评选工作在进行中，秘书当然不能透露任何有关情况，但如果回避这个问题，交流会陷入僵局，秘书用“请等公示结果”这句话，既没有透露有关情况，又安抚了员工的情绪。

3.符合秘书语言交际中的礼貌性原则

模糊语言在秘书接待工作中被当作一种礼貌语言策略来使用，它常会起到一种意想不到的积极作用[6]。秘书在工作中，多是面对面进行交谈，面对特定的人和事务，不可能都做出精确的判断，不可能每一句话语都作精确的分析，太过精确的语言由于太直白反而让人难以接受，而模糊语言能避免和减少语言对人直接的刺激，使交际双方能理解、明确其特定的含义。模糊语言在秘书工作中起到一种礼貌性的作用。例如:客户打电话来找老总，想尽早商定关于双方合作的条件。秘书说:“老总现在不在公司，请您放心，老总会在合适的时候请你们过来。”这样回答既给自己留有选择的余地，又表达了对对方的尊重和礼貌。

四、秘书使用模糊语言的场合

在秘书工作中，模糊语言和精确语言一样发挥着重要作用。秘书语言要求表情达意是清晰明确的，交际的双方能够理解特定的内涵，因此在使用语言是善于运用模糊词语或者模糊手法产生的话语，具有很强的技巧性，有时比精确语言更加委婉、灵活，在口语交际中表意更准确，更能准确地反映客观事实，在公文写作中行文更简洁，更符合公文写作要求。

（一）对于结果不明确的事情尽量使用模糊语

秘书工作中不乏需要领导帮助的人，面对这些人，可以适当运用模糊语言进行沟通交流，抱着安慰劝说的态度，肯定或否定的答复都不符合交际的目的，因为问题不清楚，领导的态度不清楚，比如“领导会考虑的”，这个回答让来人知道领导了解此事并且有了进一步解决的打算，谁也不会追问考虑的时间是多久。尽管使用的是模糊语，但是都能理解这句话的意思。

（二）对于进行中的事情使用模糊语

许多事情正在进行不方便透露更多的细节，这种情况需要保密或自我保护，比如，某应聘者来电询问前面面试的结果，秘书回答“经理在国外学习还没回来，等结果出来，我会及时通知你，这个号码可以联络到你吗?”此例中秘书不便向应聘者透露招聘的结果，但是向来访者提供了真实的信息，同时又使用模糊词语“等结果出来”这样的模糊语使谈话顺利进行下去，避免节外生枝，对交际起到了积极的促进作用。

（三）挽救僵局可以使用模糊语

秘书接待客户时，可以使用一些弹性很大的词语比如“大概”“不太清楚等，巧妙地避免了直接拒绝对方而产生的尴尬感，可以减轻对方的挫折感，给对方留下回旋的空间及缓冲机会，不直接拒绝，能避免矛盾冲突，所以秘书说话更需要站在别人的立场去思考，给他人也给自己留下可以回旋、补救的余地[7]。例如秘书拒绝客户“谢谢您对我们公司的信任，合适的时候我们再进一步洽谈好么?”秘书没有直接说“不行”，生硬拒绝客户，而是用了模糊语言“合适的时候我们再进一步洽谈”，此时客户不至于因为没有面子而发生不愉快，从而可能失去一个潜在的合作对象。再如下属单位来请领导出席活动，如果秘书直接拒绝“领导今天有要事，不去了”，就显得生硬，让人感觉领导在摆架子。假如秘书换一种说法“领导今天有要事，可能去不了了”，模糊词语“可能”表达起来比较委婉柔和，不生硬，容易让人接受。

总的来说，模糊语言在秘书工作中起到了重要作用，充分体现了秘书的交际能力，有利于开展工作，建立和谐的人际关系。在工作中灵活使用模糊语言，可以化解工作中遇到的矛盾，促进工作顺利进行。

五、结束语

秘书工作要求语言表述准确，但在一些特殊情况下，模糊语的使用能够增强语言表达的灵活性，提高语言的表达效果。秘书在沟通交流中，使用模糊语言是一种比较重要的沟通技巧，在合适的场合正确地使用模糊语能够推动工作，如果使用不当或者表述含混不清就会造成沟通不畅，影响工作，容易使对方误认为秘书在推卸责任。总之，模糊语言和精确语言一样可以传达出各种信息，与秘书工作环境中的人和事务密切相关，所以要充分认识和利用模糊语言，通过模糊语言建立一种新的沟通策略，同时与自己的知识文化相协调，这是秘书取得良好交际效应的需要。

[1] 钟小安.秘书在接待工作中要善用模糊语言[J].秘书之友，2011（6）:37－39.

[2] 陈韵.论秘书挡驾工作中的模糊语言[J].文学教育（上），2008（11）:112－113.

[3] 朱宇丹.模糊语言语用功能刍议[J].文学教育（下），2010（11）:14－15.

[4] 李清华.浅谈模糊语言在秘书工作中的运用[J].办公室业务，2012（15）.

[5] 莫春姣.口语交际中的模糊语言[J].柳州职业技术学院学报，2005（3）:72－76.

[6] 钟小安.秘书应巧用模糊语言[J].办公室业务，2012（2）:29－31.

[7] 吴佳佳.秘书如何说话[J].秘书，2011（4）:14.