加强高校院系办公室信息工作的思考

◆吴清金

作者：吴清金，泉州师范学院外国语学院办公室主任、助理研究员，研究方向为高等教育研究（362000）。

1 前言

随着我国高等教育的快速发展与高校内部管理体制的改革，国内大部分高校采用校院二级管理模式，学校的管理权限不断下移[1]，院系办公室成为高校院系的综合办事机构，直接对接学校各个职能部门，直接为学院领导、教师、学生服务。信息工作是高校院系办公室的一项重要工作，高校信息工作的成效取决于高校院系办公室信息工作的管理建设水平。伴随科学技术的飞速发展、3D打印技术的出现、4G时代的到来，面临一个全新的网络信息时代，信息复杂多样且数量巨大，信息传播速度不断提升，服务对象对信息的需求日趋多元，外界条件的变化对信息工作提出更高的要求。高校院系办公室应该遵循教育发展的自身规律，努力查找信息工作中存在的不足，不断研究创新信息工作的方法和途径，建立完善的工作机制，利用先进的科学技术，努力提升信息工作的整体水平。

2 加强高校院系办公室信息工作的重要意义

有助于服务科学决策 信息是科学决策的基础和依据[2]，面对复杂多变的外部环境，高校院系领导需要及时掌握各种动态信息，及时分析研判各种新情况、新问题。高校院系办公室通过多种网络渠道收集的各类信息，有利领导熟知校情、院情、发现新问题，为领导决策的科学化、民主化发挥参谋助手作用。高校院系办公室作为信息处理、加工的中心，它是学校重要的信息源，它的信息工作做得好坏，所提供信息是否及时、是否全面、是否真实，将直接影响高校院系领导的科学决策，间接影响学校领导对高校院系情况的了解及对全局的把控。

有助于促进沟通交流 高校院系办公室是学院对外交流的窗口，是学院与学校和其他院系沟通的桥梁，也是学院与师生员工联系的纽带。信息工作是沟通各部门工作情况的重要手段，通过信息工作，促进不同部门实现信息共享、沟通联系、团结协作，共同解决重大问题，有助于提升学校整体工作，促进学校科学发展。

有助于提升服务水平 高校院系办公室是学校教学、科研的第一线，不仅拥有与校办相似的基本职能，还承担行政、教学、科研、人事、财务、后勤、对外联络等多项工作任务，直接面对广大教师和学生，并为他们提供服务。加强信息管理工作，有利于高校院系领导掌握师生思想动态、及时化解各类矛盾，维护学校稳定；有利于不断提高办公室的工作效率，提升服务水平。

有助于推动各项工作 信息工作运行中对各项工作任务的部署和落实具有监测作用，是推动各项工作的有效载体，是党和国家的各项教育方针政策在高校有效实施的重要保证，促进高校院系政令的上传下达及基层民情的下传上达。倘若高校院系均重视信息工作，势必使学校信息工作水涨船高，从而有效推动学校整体工作。

3 当前高校院系办公室信息工作存在的主要不足

思想认识不到位 部分高校院系领导忽视加强高校院系信息工作的必要性和重要意义，认为信息工作可有可无，无关院系发展，实行管理和决策时主要依靠经验主义，没有意识到信息工作对科学决策的作用和意义；在院系信息工作的开展中思想重视不够、关心指导不够、人员配备不够、经费设备投入不够，严重影响信息工作的开展。同时部分信息工作人员对信息工作的重要性认识不到位，甚至认为信息工作岗位是一个边缘岗位，只是简单应付工作，缺乏主动性、创新性。

信息质量有待提高 信息工作主要包含收集、加工、传递三个环节，如果没有做好这三个环节的工作，将导致信息质量不高。

一是在信息收集方面，部分信息员缺乏目的性，导致收集的有效信息少。他们只是简单地收集、整理、上报有关院系日常教学、科研、管理及学生活动等方面零碎的消息、新闻，信息来源单一、随意性较大，未能有目的、有针对性、有重点地收集，导致所收集的信息参考价值不大，未能为领导的决策服务[3]。

二是在信息的加工整理方面，有的信息员未对信息来源的真伪性进行鉴别就直接报送，有的只是简单反映院系各方面存在的问题和矛盾，未能对产生问题矛盾的原因进行深入探究并提出确实可行的解决方案，导致信息质量不高。

三是在信息传递的环节方面，存在捕捉信息不及时和传递滞缓现象。信息具有很强的时效性，只有将加工好的信息及时地传递到服务对象手中，才有可能产生良好的效果[4]。特别是面对重大突发事件，如无及时报送，则将丧失主动权，贻误战机。

科学技术利用不够 目前多数高校均已建立自己的信息网络，各高校存在因各院系、各部门不能联系紧密导致信息应用管理系统缺乏整体规划的现状，各部门的资源不能有效共享，造成重复劳动、人力资源的浪费；同时，高校信息工作的自动化、数字化、网络化水平较低，离信息工作高效、快捷、方便的要求尚有较大差距[5]。

人员队伍有待优化 基于校院二级管理的管理体制，高校院系办公室普遍存在人少、事杂、工作量大的特点，办公室人员一岗多责的现象普遍存在，再者领导缺乏重视，多数高校院系均未设立专门的信息工作人员；办公室一般指定某工作人员兼任信息员，再从各专业、班级选用部分教师、学生作为兼职信息员和助理信息员，兼职信息员比例较高，素质参差不齐。部分院系在选用专兼职信息员时缺乏对政治素养的考核，部分专兼职信息员未经岗前培训直接上岗，对信息工作的重要性认识不足，仅满足于上级领导布置的任务；另外，信息员队伍还存在因工作变动等原因而造成的队伍不稳定因素，存在新老更替不能有序交接，势必会影响信息工作有序开展。

运行机制不够健全 建立良好的信息管理运行机制，是提高信息工作水平和效率的重要手段，它有助于信息工作科学管理、规范运作，还有助于成果的巩固提高并激励信息员敢于创新。目前，部分高校院系领导对信息管理机制的建设重视不够，联系校、院系、专业之间的信息网络不健全，缺乏日常运行沟通机制，反馈机制不完善，缺乏有效的激励机制，不能鼓励信息员及时报送有效的信息。

4 加强高校院系办公室信息工作的对策

思想高度重视，确实加强领导

1）充分认识办公室信息工作的重要性。随着现代科学技术的进步和网络信息技术的迅猛发展，社会信息化已是大势所趋，信息管理工作面临更大的挑战更是不争的事实。院系领导要转变观念，重视信息工作，加强对信息工作的领导，成立专门领导机构，配备专兼职信息员和现代化办公设备，并提供经费保证。

2）增强做好信息工作的自觉性。认真转变办公室工作的指导思想，明确信息工作不只是专兼职信息员的工作，办公室全体人员均应树立信息意识、责任意识。信息工作人员不仅要进一步强化服务意识，切实发挥好信息的服务职能，还要变被动服务为主动服务，克服“坐等信息”“二传手”的做法，主动深入基层、深入群众，了解掌握第一手信息。

突出信息特征，提高信息质量

1）畅通网络，全面了解信息。高校院系办公室是院系信息的集散地，也是信息处理中心。院系办公要通过各种渠道，收集、汇总信息，努力建立和完善一个条块结合、纵横交错的网络，把触角延伸到院系工作的方方面面，全面了解，及时掌握各种动态信息。主要做法有三方面：一是构建横向到边网络，建立院系各部门、各专业的信息报送网络；二是构建纵向到底网络，密切与学校办公室、各职能部门及校外新闻媒体联系，取得指导和支持，同时加强在教师队伍、学生班级中“布点”，培养信息员；三是发挥网络平台作用，在网页上设置网上邮箱。

2）围绕中心工作，有目的性地做好信息服务。信息工作的根本目的是为领导决策提供服务，这决定了信息人员要围绕各个时期学校、院系的中心工作，以院系领导和师生关心关注的重点热点难点问题作为报送信息的切入点和着力点，紧跟领导思路，深入基层有针对性、有目的性地开展信息工作。一是抓住重点，善于从上级文件精神中了解学校、院系工作意图，从客观情况中分析院系发展思路。二是关注热点。信息工作同各个时期的国内外热点话题息息相关，要善于发现广大教职工、学生所关注的“热点”“敏感”话题，收集他们对此类问题的真实反映，了解他们的呼声和需求，及时报送事关全局稳定的带苗头性、倾向性的信息。三是突出亮点。要根据客观实际，在创新的基础上突出亮点，提高同类信息的竞争力。四是剖析难点，对出现的难点工作，不但要分析产生问题的原因，研究收集有利于解决问题的意见措施、方法，也要未雨绸缪，预测未来可能遇到的新情况、新问题，并提出相关对策和建议，为领导研究解决问题出谋献策。

3）注重信息时效，保证信息真实。信息有着很强的时效性，再好的信息如果错过时机将失去其价值[6]。工作中的信息随时发生，尽快掌握信息将促进事态的控制、问题的解决。信息的准确、真实是信息的生命，要做到准确性必须深入基层掌握大量一线信息，并讲实话、报实情，不能只报喜不报忧。

4）树立精品意识，提高信息质量。首先要讲究实用，要积极收集整理教育、经济、科技等方面的信息，分析地方社会经济发展对高校课程设置、人才培养、科研方向的需求，增强为地方经济、社会发展服务的能力。其次要突出特色，善于在各类原始材料中发现闪光点、提炼典型。再次要注重内涵，不能满足于浅层次报道，要站在领导高度，多出有针对性、综合性成果。

利用科学技术，提高工作效率

1）加强数字校园建设，促进院系信息工作。随着各高校计算机校园网络的普及，院系信息工作进入一个新的发展阶段，学校信息化经历了从校园网到数字校园的转变提升。数字校园是学校信息化发展到一定水平的产物，为院系办公室信息工作提供了快捷方便的技术手段，推进信息工作的自动化、网络化、数字化。院系要配合学校加强数字校园建设，加大整体规划力度，构建避免重复建设、基础数据互通的多种应用管理系统，整合多种业务，有效利用各种丰富的数字化资源，不断优化教学、科研、管理、服务等方面信息工作。

2）搭建网络服务平台，提升信息工作自动化程度。高校院系要充分利用数字校园搭建起网络信息发送平台，在信息采集、储存、传递、反馈等环节中实现突破和创新，提高信息工作的有效性；充分利用现有的办公自动化系统等办公软件，如各种文件、通知通过网络及时传达到师生中，提升信息工作自动化程度；进一步加强院系网站管理，保证网络信息更新发布的有效运行。

加强队伍建设，提高人员素质

1）充实工作队伍，优化队伍结构。院系领导要重视信息员队伍建设，成立工作领导小组，要把政治觉悟高、业务素质好、责任心强、能吃苦耐劳的年轻同志充实到信息岗位上来，作为专职信息员；从专业教师中选择具有较好师德师风、责任意识较强、文学表达能力较好、深受学生喜欢的教师担任兼职信息员，充实信息员队伍；组织一支由学生党员、主干组成的学生助理信息员队伍，促进信息工作立体化。关注信息员的成长，加大培养力度，对不能胜任信息岗位的人员及时调整更换。

2）健全学习制度，提升工作人员综合素质。高校院系要健全学习制度，探索建设学习型信息工作队伍的长效机制。信息工作人员要树立终身学习理念，重视自主学习，增强信息知识学习的自觉性和主动性[7]，不断提高学习能力，广泛学习政策理论及教育、科技领域等相关知识，增强信息意识，增强责任感。学校、院系要根据信息员的岗位需求，有计划地开展包括专业讲座、文献学习、网络学习、实地考察等多种形式的有针对性业务培训，培训内容要涉及信息化建设、法律法规、公文写作、计算机应用、网络维护等内容，整体提升信息工作人员政治理论水平和综合业务素质。

健全运行机制，加大工作力度

1）强化目标管理机制和日常运作机制。高校院系要建立健全目标分解责任机制，实行信息工作目标管理，将目标任务量化分解到每一成员，责任到人；畅通信息网络，加强院系与学校、专业、各部门间的信息联系、沟通；制定信息工作相关管理条例，完善信息通报制度、审核制度。

2）建立紧急信息报送机制。高校院系要设立重大事故危机处理预案，预案中应包含紧急信息报送机制。信息人员对发生的重大事故报送的紧急信息要执行紧急信息报送工作程序，能快速反应、深入现场、掌握情况，及时报送重大事件的相关信息，并且对事件的处理要跟踪到底。

3）完善考核奖惩激励机制。高校院系要实行定期考核制度，根据信息报送和采用情况制定相应的量化细则进行考核评比；考核周期不宜太长，一般采取月考核或季度考核，要克服“年底算账”式任务不落实又无法补救的弊端。另外，要在重视人文关怀的基础上，建立适当的奖惩激励制度，以有效调动全体师生的积极性、创造性，提高信息质量，保证信息工作稳定持续发展。如年度评选信息工作先进集体和先进个人，并予以物质奖励；对未完成指标或应付了事的不作为行为予以通报批评，对重大信息的及时报送而组织采取有效措施控制事态发展的有功人员予以嘉奖，对重大信息失职要依据奖惩制度追究其责任。

4）建立保密机制。高校院系办公室接触的信息复杂多样，部分上级文件、科研项目等信息涉及国家机密，这要求信息工作人员要增强保密意识，学习保密工作的相关知识，对涉及机密的文件、信息严格按照保密工作程序处理。储存机密文件的计算机要独立且专人使用，不可擅自链接因特网，平时注意计算机系统安全维护，防止计算机泄密事件发生。■

[1]夏拉帕提·莫合买提,韩建华,艾买提江·艾白都拉.高校二级学院办公室管理工作的职能分析与建设[J].时代经贸,2012(4):97-98.

[2]崔丽娟,黄本诚.空间环境模拟技术决策管理模式研究[J].航天工业管理,2001(12):4-8.

[3]张俊平.做好新形势下高职院校信息工作的思考[J].浙江工贸职业技术学院学报,2004(2):98-100.

[4]贾德忠,宫宇.高校信息与新闻的区别[J].办公室业务,2002(3):47-48.

[5]曾祥能,陈廉芳.高校办公室信息化建设探析[J].洛阳师范学院学报,2009,28(5):140-142.

[6]彭小飞.浅析做好财政信息宣传工作八要素[EB/OL]http://www.mof.gov.cn/xinwenlianbo/yunnancaizhengxinxilian bo/201207/t20120709_664892.html.

[7]刘鹏,沈德跃.在建设学习型党员队伍上下功夫[J].中共南昌市委党校学报,2010(2):26-28.