刍议复函与批复的异同——由一则复函引起的思考

徐小军

重庆科创职业学院

刍议复函与批复的异同
——由一则复函引起的思考

徐小军

重庆科创职业学院

根据2012年4月中共中央办公厅和国务院办公厅联合颁布的《党政机关公文处理工作条例》的规定，可用于答复用途的公文主有复函、批复、报告和通知，其中复函和批复的回复性功能的应用最为广泛且容易混淆，该文通过对例文的分析着重从两者适用范围入手，分析其异同点，探讨正确的使用方法，以便规范运用这两种公文。

复函；批复；异同；误区

引言

在课堂教学中，让学生阅读一则复函例文——《国家环境保护总局办公厅关于河北省城市施工工地扬尘排放量计算方法的复函》，大多数学生会发出疑问，该文为什么是用复函回复请示，而不是用批复来回复请示。复函能答复请示吗？本文试图从该疑问入手谈谈复函与批复的异同，以便我们正确的使用复函与批复这两个答复性公文。

1 复函与批复的相同点

1.1 两者都是答复性公文

答复类公文即专用于答复询问或批准申请的公文种类。根据《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）第十六条规定：党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。由此可见，批复和复函均可以用于答复功能，用复函来回复请示也是可行的，国务院办公厅是严格按照《条例》的规定来行文的，所以用函答复请示这一行为是正确的。

1.2 两者都要求一事一复

批复和复函属于被动行文，具有很强的针对性，即针对来文机关和来文内容进行的回复，批复和复函用于答复功能所针对的公文是请示和发函，请示和发函均是属于一文一事文种，所以批复和复函也是一事一复的公文.

1.3 两者的写作结构相同

两者的写作结构相同。尤其是开头写法完全相同，开头均需引用来文的标题和发文字号，批复的开头先引用请示的标题后引请示的发文字号，常见的用法是：你X《请示标题》（请示发文号）收悉。（注：X为单位类型代字，比如局、公司、学校等）；复函的开头写法也采用引据模式，但要注意复函的发文机关和主送机关的同级关系，在人称语气使用上要使用敬词，如将“你”用成“贵”，常见的用法是：贵X《函的标题》（发函字号）收悉，也可以写成：贵X X年X月X日来函收悉。

2 复函与批复的不同点

2.1 两者的行文方向不同

行文方向是指公文向不同层次的机关单位运行的去向。有上行文、下行文和平行文三种类型。具体表现为处于领导、指导地位的上级机关向被领导、指导的下级机关主送下行文；被领导、指导的下级机关应向上级领导、指导机关主送上行文；具有平行关系或不相隶属关系的机关之间相互主送平行文。

根据《条例》的规定批复适用于答复下级机关的请示事项。函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。由此可见，批复适用于隶属机关之间的行文，属于下行文；函属于非隶属机关之间的行文，属于平行文。答复的对象分别为下级机关和同级机关。

2.2 两者在语言表达上也有所不同

行文方向不同主要影响公文的语言表达，上行文、下行文和平行文的语言表达各有不同的特点和要求。一般而言，上行文的语言应谦恭，忌用指令性语言；下行文的语言要果决，忌啰嗦冗长、犹疑不定；平行文的语言应委婉，多用商洽语气，忌盛气凌人。不同的语言要求是由发文机关不同的身份和公文的不同行文对象决定的。俗话说“对什么人，说什么话”，对象不同，说话的方式、语气自然有别。写作与说话同样道理。

3 复函与批复在使用中存在的误区

3.1 批复是答复请示的唯一文种

《条例》规定：批复适用于答复下级机关的请示事项。在公文运作实际中，批复也确实是答复请示的主要方式，使用最为普遍。但结合实际运用，答复请示不仅可以使用批复，还可用函和通知。如：《国务院办公厅关于云南大理经济开发区升级为国家级经济技术开发区的复函》一文用于回复云南省人民政府、商务部关于云南大理经济开发区升级为国家级经济技术开发区的请示；《国务院办公厅关于调整河北衡水湖等4处国家级自然保护区的通知》一文用于答复环境保护部关于调整河北衡水湖等4处国家级自然保护区范围的请示。

3.2 复函只能用于答复发函事项

复函是指对询问、请求事项的回复，除回复函以外，复函还可用来回答请示，函复请示虽然由来已久且使用日益广泛，但一直有比较严格的限定条件。其一，必须经过请示的受文机关或该机关领导的批准方可行文，而且必须把经过批准的情况写进复函的正文中作为函复的依据；其二，受命用“函”答复请示的部门必须是请示受文机关的公文管理机构——办公厅(室)，因为《条例》第十六条规定“部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文”。《国务院办公厅关于云南大理经济开发区升级为国家级经济技术开发区的复函》一文是国务院的公文管理机构办公厅用复函来答复请示的范文。

3.3 通知不能用于答复功能

《条例》规定：通知适用于批转下级机关的文件，这就赋予了通知具有回答下级文件的功能。如：《国务院批转国家语委关于当前语言文字工作请示的通知》这一公文就是国务院用批转通知来回答国家语委关于当前文字工作的请示，全文一开头用“国务院同意国家语言文字工作委员会《关于当前语言文字工作的请示》，现发给你们，请贯彻执行”。后用简洁的文字强调语言文字工作的重要性及相关要求。

4 结束语

认清复函与批复的异同点，明确各自的用途，根据行文关系和行文方向，选择正确的文种，并按照各自的结构与语言模式进行正确的写作，对规范公文写作具有很大的指导作用。

[1]杨建纲.谈函与批复功能的区别.辽宁警专学报[J].2003第6期：58页

[2]栾照均.函能否代行请示、批复和通知——关于函的正确行文.秘书[J]2004第1期：32-34页

[3]叶建英.论“函复请示”和“通知复请示”.秘书[J]2004.第12期：32-35页

[4]刘心爽.论“函复请示”——兼与崔裕生先生商榷.秘书[J] 2002.第11期：14-15页

[5]栾照均.函的规范使用之理论与实践释疑.秘书[J]2004.第3期：35-36页

徐小军（1981-），男，江苏南通人，在职硕士，重庆科创职业学院，主要从事写作、教育管理与文化方面教学与研究工作。