发展农业事业单位电子档案 为实现农业现代化提供有力支撑

潘枭++滕云

摘要：农业档案事业发展在我国整个农业发展体系中处于不可忽视的重要地位。本文主要介绍了农业基层事业单位电子档案的发展初级阶段的发展情况。

关键词：档案；电子；农业基层；概况

中图分类号： G275.9 文献标识码： A DOI编号： 10.14025/j.cnki.jlny.2015.13.068

1农业基层事业单位档案工作的重要地位

农业档案事业发展在我国整个农业发展体系中处于不可忽视的重要地位，支持了我国农业现代化发展和农村的稳定。不论在制度上还是科技活动中都起到了支撑和提供依据的作用。不仅如此，农业档案事业的发展还是我国档案体系发展的重要组成部分，充分地完善和呈现我国整个经济和社会发展的整体面貌。

2基层农业事业单位档案管理现状

虽然农业事业单位档案管理工作已经取得了丰硕的成果，但是在现代化建设的今天仍然需要不断地改革和完善。

当前世界是一个早已走进现代化，社会与电子信息对接的时代，电子信息的来临对信息传播媒介的发展要求增高，相应的法制也要随之出现，并且在哲学层面上予以认识和解释，才能使电子信息时代真正进入我们的生活当中，电子档案也不例外，为了适应这种科技带给人类的生活剧变，我们应该为迎接这个时代做更多的努力，电子档案就是这样一个适应当今时代变化的产物，我国《全国档案事业发展“十五”计划》中写道：“加快档案信息化建设，研究制定电子文件归档和电子档案管理的制度与办法，积极推广国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，试点接收电子档案进馆，加快现有档案的数字化进程，在档案利用服务的数字化和网络化方面取得明显进展。”显然，农业事业单位电子档案的利用和发展是未来努力的方向，是做好未来档案管理工作的必然要求。然而农业事业单位基层档案管理的方式依然停留在相对传统的管理状态中，严重阻碍整个农业事业单位工作进程。

当前，农业基层档案处于以下发展背景中：一是随着农业科技发展，农村服务的深入，农村活动的不断增加，农业相关档案正在呈几何倍数不断增加，数量众多、档案整理难度加大；二是随着中国人口老龄化程度的加重，加之有的农业事业单位领导层缺乏重视的现象，各个单位的档案管理人员老龄化程度严重，专业化程度需要提高，工作任务繁重，管理人员过少，造成档案工作进行困难效率低下；三是总体上不论是档案管理人员本身，还是单位管理层，都普遍存在档案管理法制观念不强的现象，使档案管理处于相对无序的状态中；四是由于各单位发展状况不一，对档案管理认识程度参差不齐，所以对电子档案的推广和利用程度较低，电子档案发展进程缓慢；五是由于有些单位的领导层对档案的不重视，不愿花钱投入到建设电子档案的基础硬件上，设备老化，不能支持电子档案的建立，或者使电子档案数据暴露在危险的环境中。

3电子档案使用的优势

电子档案的利用可以和办公自动化OA系统等结合使用。如果单位有条件，结合使用事半功倍，我国很多企事业单位国家机关早就为达成无纸化办公做了很多努力，其中办公自动化AO系统等将综合政务需要合作的各部门用网络联系起来。这也为电子档案的传递、利用、审批等步骤提供了便捷的利用方式，同时也让行政审批和利用变得更加透明和高效。

电子档案的利用同时给人类带来了一轮对历史记录的重新认识。如果档案只存在于虚拟之间，那么，哲学上应该会对这一现象予以新的思考和解释，这也是哲学的前进，法律也是如此，跟随电子档案的积少成多予以法律解释的更新推陈。

数字化了的档案在保管上也十分有优势。存储的载体具有存储量大、节省空间、不易损坏、逻辑性强、利用方便等特点。

4农业基层电子档案的使用带来的问题和解决思路

4.1电子档案的利用对环境要求较高

电子档案固然要在电子设备中形成、利用和保存，这就首先要对电子设备有较高的要求，要保证其在安全、良性运行的环境中进行。各单位的电子设备普遍还是处于相对陈旧或硬件不齐全的状态，需要及时升级，以达到电子档案运行和储存的要求。这就不仅仅对各基层单位有要求，对上级单位的采购审批和无纸化办公、现代化办公的推广力度也提出了更高的要求。

4.2电子档案的建立逻辑应遵循纸质档案的整理逻辑

然而实际上，各个单位的电子档案建立程度参差不齐，所以对于电子档案建立的标准化不能要求太高，在形成方式上应该鼓励创新，只要能方便、安全地利用，就可以施行，但是建立逻辑要万变不离其宗。

4.3各电子档案一旦建立，便意味着大规模的改革

各单位多年积累的各类型档案数量不但众多，整理利用过程中破损、丢失的情况也存在。所以如果在依照全宗基础之上建立电子档案就是一个艰难的过程。基于这样的现状，可以从制作年份起向从前完成。利用这种方式可以使思路更清晰，由简入繁，逐渐深入。由于农业基层单位的档案管理的发展比较缓慢，所以将纸质档案数字化保存成为电子档案元数据，这是一个走向建立电子档案的最初形态和步骤。将实体档案电子化，通过：照片、扫描、影像等多媒体方式进行数字化处理的同时，可以联合各部门工作中积累，当文件等形成档案时可直接移交较完整的电子数据，这也是电子档案形成初级阶段比较实用可行的办法，将来可在不断更新中继续完善。

5结语

综上，档案管理处于发展与危机并存，好前景与弱基础并存的状态。电子档案的推行和发展需要基层档案员源源不断的付出和辛勤工作，及各单位相关领导的大力支持和重视，相信在不断协调努力的进程中电子档案事业必将取得重大成就，为农业事业发展、“三农”问题的解决提供大力支持和借鉴。

作者：潘枭，硕士，中国农业科学院特产研究所，研实员，研究方向：档案管理。