浅谈电力工程项目档案的如何收集

毛蕊

云南恒安电力工程有限公司

浅谈电力工程项目档案的如何收集

毛蕊

云南恒安电力工程有限公司

随着“十二五”规划纲要的要求，当前我国电力企业的可持续发展能力还不强，绿色发电技术所占的比例与今后的发展目标仍然存在巨大的差距，档案工作人员必须大胆创新，采取有效的方法来适应新时代的管理要求。

电力工程项目；档案管理

电力建设工程具有资源丰富、先进技术密集的特点。档案属于整个建设工程当中最为直接的记录，作为整个电力工程建设当中不可或缺的环节，其直接反映着整个工程的质量。鉴于此，笔者总结自身多年的经验，针对电力建设工程当中的档案管理工作进行了详尽的探讨，仅供参考与借鉴。

一、电力工程项目文件资料管理是工程项目信息管理系统的重要组成部分

在这所讨论的工程项目文件资料管理，主要是指对建设项目实施过程中产生的和与项目实施相关联的各种文件、资料，按照一定的原则进行整理、保存和管理。其主要目的是为了在项目实施能期提供方便的查阅条件，并为今后的档案管理奠定基础。与规范的档案管理相比，项目实施期间的文件资料被查阅的频度更高，因此，在确保文档安全的前提下，文件资料管理要以方便实用为原则，有效地服务于项目的实施。

二、电力工程项目实施期间的文件资料很多，其来源及特点是甄别的依据

概而言之，任何与项目建设有关的，直接或间接的文件、资料，不管是什么形式、什么载体，都属于工程项目文件资料管理范围。按照文件资料的内容，大致可以分为以下几种：

1.电力工程项目实施过程中直接形成的文件资料。如项目决策阶段形成的文件资料，工程勘察设计文件，招标投标文件，各种合同文件（包括合同变更和补充文件），设备材料方面的文件，工程施工过程形成的文件、资料和现场记录，资金来源和财务管理文件资料，工程竣工验收文件，项目审计监督文件，电力工程项目内部各单位之间各种形式来往文件，各种会议记录、纪要，领导讲话、专家咨询意见等。

2.电力工程项目的实施有直接或间接影响的法律、法规，以及有关政策、政府有关部门和各级地方部门的有关规定或其他类似文件。

3.国内外和电力工程项目相关的各类经济与社会资料。

4.各个媒介所发表的一些与工程相关的文章与评论。这一点往往容易被忽略，但有时能起到意想不到的作用。

通常，文件资料按内容性数据的性质分类，而具体的文件资料管理，如生成、编目、分解、存档等以说明性数据为基础。在项目过程中，文件资料面广量大，形式丰富多彩。为了便于进行文件资料管理，首先得将它们分类。通常的分类角度和分类方法如下：

1.重要性：必须建立，值得建立，不必存档。

2.资料的提供者：外部、内部。

3.登记责任：必须登记、存档，不必登记。

4.特征：书信，报告，图纸等。

5.生产方式：原件，拷贝。

6.内容范围：资料，资料包（综合性资料），如综合索赔报告、招标文件等。

三、电力工程项目文件资料管理的任务和要求是管理信息系统有效率运行的前提条件

电力工程项目文件资料管理的任务就是建立项目的文件资料管理系统，并满足如几项条件。如，和工程息息相关的，必须要进入到信息系统中运行的全部资料，提前将各类资料进行罗列，并且要实施系统化；每一个信息资料都必须要建立单独的标志，便于进行区别，一般都是利用编码达成的；专门人员或部门负责资料工作；内容正确、实用，在文件处理过程中不失真。在项目建设初期，容易出现文件资料“私人占有”情况：一是个人或部门收到外单位发来的文件资料时，不按规定转到文件资料管理部门登记处理，滞留在个人或部门手中；二是在文件资料处理流通周转过程中，没有及时转给有关人员，事情处理完毕后，没有及时退回文件管理部门。这样容易造成因人事变动带来的文件散失，不利于文件资料共享。为此，要及早制定完善的文件资料管理制度和处理流程，关键在“管理”，有了完善的制度并持之以恒地坚决执行，就能实现良好的管理。

工程项目档案主要所指的是在工程项目进行过程中所产生的具备储藏归档价值的声像、文字以及图标等各类形式的记录文件。凡是和工程施工相关的各种活动、本身具备保存价值的各类型载体、记录工程施工情况与过程的，都必须要收集完成，通过整理后进行归档。而针对工程文件的详细归档范畴应当遵循《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）当中的“建设工程文件归档范围和保管期限表”。

针对工程项目档案的组卷方法和编制要求，必须要严格遵循《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）中的相应标准，同时还应当严格遵循《城市建设档案案卷质量规定》（建办[1995] 697号）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）以及《技术制图复制图的折叠方法》（GB10609.3-89）等相关文件规范。立卷工作必须要严格按照工程文件产生的自然规律来开展，并且要保证卷内文件之间的联系，以便于整个档案的利用与保管；工程项目是由若干个单位工程所共同组成的，相应的，工程文件也必须要按照单位工程来进行组卷。详细措施如下：

1.根据工程程序，可以将工程文件分成工程准备时期的文件、施工文件、建立文件、竣工图以及竣工验收文件。

2.工程准备时期的文件根据专业、分部工程、单位工程以及形成单位等进行组卷。

3.建立文件根据分部工程、单位工程、专业、阶段等进行组卷。

4.施工文件根据单位工程、分部工程、专业、阶段等进行组卷。

5.竣工图根据单位工程、专业等进行组卷。

6.竣工验收文件根据单位工程、专业等进行组卷。

[1]成虎.工程项目管理[M].第2版.北京：中国建筑工业出版社，2001.

[2]全国档案工作标准化技术委员会编.档案工作标准汇编.北京：中国档案出版社，2010

[3]王显静.水电建设工程项目档案使用手册.北京：中国电力出版社，2011.

[4]云南省档案局编.档案工作岗位培训教程.昆明：云南民族出版社，2008.