事业单位人事档案的用途

张秀华

长春市固体废弃物管理处

事业单位人事档案的用途

张秀华

长春市固体废弃物管理处

随着社会的不断进步，社会就业人员的不断增加，人事档案显得越发重要，需要引起相关部门的重视，进而通过采取相应的方式与手段，发挥人事档案的用途，实现人事档案的价值。本文主要从人事档案的特点，以及提升人事档案管理水平的措施几个方面对事业单位人事档案的用途进行简要的分析。

事业单位；人事档案；特点；功能；原则

科技的不断进步使人类进入了数字化的信息管理时代，由于人事档案记录着个人基本情况、获奖、处分等重要信息，对个人的发展具有重要影响，因此对人事档案的管理以及如何发挥其用途成为人们关注的焦点。传统的人事档案管理已不能满足时代发展的需要，因此需要对其进行调整和改革，使其能够满足当前社会发展的需要，跟上时代发展的脚步。

一、事业单位人事档案的特点

事业单位的人事档案管理特点主要表现为：第一，全面性的特点。人事档案记录着员工从入学到参加工作的大事小情，是员工个人成长的反映，因此能够对员工进行较为全面的反映；第二，客观性的特点。人事档案的记录都是非常真实的，很难出现虚假信息，因此具有较强的客观性；第三，阶段性的特点。人事档案的记录都是一个阶段接着一个阶段的，小学、初中、高中直至参加工作，都是以阶段性保存与记录的，因此使其呈现阶段性的特点；第四，保密性的特点。由于人事档案记录的是个人的信息，因此会涉及到个人的隐私，所以档案管理人员在进行保管的过程中需要保证其安全性，不能将员工的个人信息进行泄漏。第五，现实性的特点。事业单位的员工在机关部门进行工作期间，一旦发生工作的调动、或者人员的任职等情况，其上级领导部门就可以依照其人事档案将其安排到适合的工作岗位，从而实现员工个人价值的发挥的同时，促进人才资源的合理配置。不仅如此，对于工作效率的提升，工作水平的提高也有积极的影响。

二、事业单位人事档案的用途

（一）记录个人基本信息的载体

人事档案主要记录着个人的学习情况、工作表现等信息，是反映个人成长情况的依据，对于事业单位对人才的选拔等有重要影响。随着时代的进步，人在社会中的作用逐渐凸显出来，作为记录个人成长信息的人事档案也越来越受到人们的重视，因此加强人事档案的管理，也成为时代发展的趋势。人事档案能够对个人的学习、工作期间的状况，以及个人的品行等进行一定的反映，进而影响其未来发展。不仅如此，机关事业单位还可以根据人事档案对人员进行评价，从而结合其实际情况，将其安排到适合其特点的岗位，进而实现资源的合理分配，促进国家机关事业单位职能的有效发挥[1]。基于此人事档案管理的相关部门，需要明确人事档案的重要性，提升人事档案管理水平，促进人事档案作用的发挥。

（二）衡量人才能力的重要依据

全面建设小康社会是党在第十八次全国人民代表大会提出的，新目标的提出为传统的人事档案管理提出了更高的要求，为加快小康社会的建设步伐，需要档案管理人员能够跟随时代发展的趋势，不断对档案管理的方式与手段进行调整，进而使其能够发挥自身的作用，实现人才的高效利用。从个人的档案信息中，能够对个人的行为以及特长等信息进行展示，是一个人综合素质的重要体现，并且具有客观性与真实性[2]。而我国的事业单位要想最大限度的利用人才，则需要对人才的特点进行全面的掌握，进而根据人才的能力以及工作岗位的需要，为其进行工作的分配，使其更好的为国家的发展贡献自身的才能。而通过档案实现对员工的了解则是事业单位用人的重要依据，因此做好人事档案的管理，不仅对于实现人才的个人价值有积极的推动作用，对于为社会创造价值也有非常重要的影响[3]。

（三）推动事业单位的改革

改革开放的不断深入，市场经济的不断发展，我国的人事制度改革也在不断的推进，调整部门机构、完善分配制度、健全用工制度等，都是在社会不断进步的过程中，需要进行改革和完善的内容。而机关事业单位由于其自身的特殊性，使其在发展的过程中，需要进行人事变动。而人事档案在此过程中，则可以发挥积极的作用。例如，机关事业单位可以根据各部门人员的工作情况，并且将人事档案作为参考依据，对其职位等进行相应的调整，这样不仅有助于实现人才的合理配置，还有助于推进事业单位的改革，进而促进事业单位结构更加合理化，推动其工作效率与水平的提升。

三、提升事业单位人事档案管理水平的措施

（一）加强对事业单位人事档案的重视

要想提升事业单位档案管理的效率与水平，需要引起相关领导以及工作人员对人事档案的认识，为此可以从以下几个方面提升其认识：第一，加强事业单位领导的重视。领导在具体的实际工作中发挥导向性的作用，因此要想加强人们的重视程度，首先需要引起领导的重视[4]。为此，可以通过汇报工作等方式，让领导认识到人事档案的在事业单位发展中的重要性，以及其应发挥的作用意义等，使其能够成为日常工作的重要内容之一，进而增强领导的重视程度；第二，加强档案工作人员对人事档案的重视。在引起领导的重视以后，会引起一部分员工的重视，为此需要趁热打铁，制定相应的考核制度等，对在工作表现突出，并且做出重要贡献的员工给予一定的奖励，相应的对于一些消极对待工作的工作人员给予相应的处罚，进而引起大家的重视，促进其积极的对待工作；第三，定期对人事档案管理工作进行检查，进而促使员工能够正确对待工作，努力使其在自己的工作岗位上做出创新，推动人事档案作用的发挥。

（二）建立健全的人事档案管理制度

健全的档案管理制度，是员工高效开展工作的重要依据，为此需要相关部门从以下几个方面着手：第一，建立完善的档案管理流程。井然有序的工作流程才能保证工作的高效率，因此需要相关部门能够结合本单位的实际情况，制定一套严谨、科学的工作流程，包括资料的收集、筛选、归档、阅读等，进而为档案管理人员有序工作的开展提供理论依据；第二，建立严格的工作责任制度。由于档案关系到个人隐私等信息，因此需要较高的保密性，为此需要相关部门建立严格的责任制，对工作人员的行为进行约束，一方面保证人员档案的保密性，另一方面也有助于其工作水平的提升；第三，与国外先进的管理方法相结合。档案管理部门要想实现其作用的发挥，需要学习国外优秀的管理方法，并且结合本单位的实际情况，对其进行调整，从而制定出符合本单位的科学的管理制度，促进档案工作的高效开展。

（三）加强人事档案的现代化建设

随着科技的不断进步，人们逐渐进入数字化的管理时代，因此档案管理也需要跟随时代的脚步，将现代化的管理手段融入档案管理之中，进而促进人事档案作用的发挥。首先，需要事业单位的档案管理部门引进先进的现代化设备，如计算机等。完善的硬件设施是实现其工作质量提升的保证，为此需要相关部门加大资金方面的投入，保证其设施的完备；其次，引进先进的管理软件。相关部门可以通过从其他地方购买，或者自己组织人才进行制作等方式，在计算机等设备中安装相关的管理软件，进而为其工作质量的提升，以及工作效率的加强做出贡献；最后，需要加强档案工作人员的职业素养。为此需要相关部门通过组织培训等方式，丰富工作人员的专业知识，提升其专业技能，掌握使用现代化设备的方法，实现其现代化的人事档案管理[5]。

（四）深入挖掘人事档案的价值

现在是信息化时代，资源共享成为当前社会发展的一大特点，档案作为重要的信息资源，也需要跟随时代发展的脚步，发挥其自身的价值。为此，需要档案管理的工作人员在收集材料时，要保证数据的真实性与准确性，然后在实现对数据的整理、归档等工作。为更好的挖掘档案的价值，可以借助互联网，建立事业单位自己的人事档案系统或者网络信息平台，通过设置不同等级以及不同权限的用户名等方式，实现人事档案的网络管理，在提升自身工作效率的同时，为人们搜索资料提供更加便利的条件。

总结：

综上所述，社会的进步，事业单位的变革，为事业单位的人事档案管理提出了更高的要求，需要相关部门能够跟随时代发展的脚步，。通过学习先进的管理手段等方式，结合本单位的实际情况，对本单位的人事档案管理不断完善，从而提升其管理水平的同时，实现人事档案价值的发挥。

[1]厉丹.浅析企事业单位人事档案制度的创新与发展[J].价值工程,2014,(26):292-293.

[2]王振云.事业单位人事档案管理工作的几点体会[J].房地产导刊,2015,(5):497-497.

[3]普春华.在推进科研事业单位人事档案目标管理中得到的启示[J].兰台世界,2013,(z2):36.

[4]辛清华.论事业单位人事档案的信息化、规范化、标准化管理[J].中国卫生产业,2015,(2):38,40.

姓名：张秀华（1970-），女，汉，吉林省长春人，大专，馆员，从事工作：档案，研究方向：档案。