关于大学生档案管理的思考

陈红伊通满族自治县人才交流中心

关于大学生档案管理的思考

陈红
伊通满族自治县人才交流中心

摘要：大学生档案是关于大学生在学校从事生活、学习及各种社会实践的相关记录，它真实地反映了学生德、智、体的发展情况，以及个人经济状况以及家庭政治面貌，对大学生今后的发展有着重要的现实意义，这些书面材料成为大学生管理、就业以及工作的任职、选拔和考核的重要依据。

关键词：大学生；档案；管理

在大学生档案中详细记录着与大学生相关的个人信息，不仅包括其在校的生活、学习情况，也记录着关于大学生个人特点、素质、爱好、品德等方面的信息，体现了大学生综合素质的发展情况，关乎大学生的切身利益，已经成为国家人事档案的组成部分，同时也为高校更好地对大学生进行管理奠定了基础。目前，随着高校招生范围的不断扩大，大学生档案也随之快速增长，这对大学生档案管理提出了新的挑战，需要对其进行适当地改革，才能使其适应高等教育发展的需求。

一、大学生档案管理的作用

1、为大学生的教育管理工作提供可靠的依据

大学生档案是对大学生在校期间成长的真实记录，通过大学生档案班主任、辅导员以及相关管理人员能够对大学生的情况有全面的了解，是学校考察、培养、录选等工作的重要参考资料，能够根据学生的能力、喜好、特点对其实现个性化、科学化、规范化的管理。大学生档案的指标体系规定了大学生行为规范的标准，大学生可以据此来约束和矫正自己，成为规范大学生行为的重要依据。由于在大学生档案中记录了关于大学生全方面的具体表现，而且也是大学生择业、评优的依据，所以大学生非常关注档案记录的内容，因此大学生会在平时的生活和学习中自觉的严格要求自己，通过自我教育、自我监督、自我管理最终提高自己，所以有利于提高大学生的自我管理意识。

2、为单位选拔、任用人才提供重要的依据

教育是国家发展的基础，教育的目的是为国家提供更多具有专业化的全面发展的高技术性人才。我国现在非常重视对各方面优秀的专业性的人才寻求和选择，通过面试和笔试可以了解学生对专业知识的掌握和运用能力，而大学生档案则是提供大学生的全面信息，是对大学生综合能力的真实写照，反映了大学生的品德、行为、智力、思想、政治等综合素质，据此可以判断人才的发展潜力，是人才选拔时必不可少的书面资料，已经成为单位选拔和任用人才的重要依据。

3、为形成人事档案奠定了扎实的基础

人事档案涉及范围较广，包括居民档案、党员档案、干部档案、职工档案等，也包括学生档案，而学生档案又分为大学生档案和中学生档案两个阶段。其中，中学生档案相对要简单一些，而大学生档案被视为个人发展的黄金时期，是一个人在思想、政治、文化、道德等方面走向成熟的标志，所以无论是大学生自身还是社会、学校都特别重视大学档案的记录和管理，它记录着学生成长和发展的过程，是形成人事档案的重要基础。

二、加强大学生档案管理的策略

1、不断完善管理体制，做好档案管理

在高等学校档案管理办法中规定了大学生档案是其重要组成部分，并有法规性文件对其加以明确。学生档案作为专门档案对其进行管理需要拥有较高的专业性技术，需要根据大学生档案的数量配备相应数量的专职人员对大学生档案进，所以需要对大学生档案管理体制进行不断的完善，才能保证学生档案管理工作的顺利进行。为了提高大不生档案管理的效率，高校档案馆要定期组织大学生档案管理的人员进行培训和学习，不断提高其专业能力，了解更多的档案管理知识，还可以通过校内外档案业务交流的形式提高管理人员实践能力。在新生入学或毕业生离校期间大学生档案的流量较大，而且任务重、时间有限，高校档案管理部门还要安排专业人员协助专职人员进行大学生档案管理，有利于学生档案管理工作的顺利进行。

2、实现科学化、规范化管理

要建立健全的与之相关的规章制度，使管理有所依据和保障，能够达到有序管理。建立完善的大学生档案管理规章制度，使大学生档案实现科学化、制度化、规范化的管理，对大学生的档案从收集、整理、鉴别、转递、利用和保管等各个环节着手进行明确的规定，从而保证大学生的档案安全、准确、真实和完整，有利提高大学生档案的质量和管理效率。

3、能够展现学生的个性化信息

按要求大学生的档案信息要能够反映学生的综合素质和性格、爱好和特点，但实际上大学生档案所记载的内容过于简单还会出现材料缺失的现象，这不仅对学生成长、培养造成不良的影响，也阻碍了大学生档案管理工作的顺利进行。所以，一定要做好档案收集工作，保证归档材料完整齐全，同时要做好资料的保管工作，使学生档案的内容更加丰富多，有利于大学生档案的鉴别和整理工作。随着素质教育的深化，复合型人才的培养越来越受到人们的重视，这就要求在大学档案中一定要包括学生个性化发展的内容，可以根据要求对学生档案归档类别进行修改，以增加学生档案的归档范围。同时对于社会实践活动、重大竞赛活动、诚信教育、学术论文以及心理健康教育等方面的情况有详细的记录，使其能够全面、客观地反映大学生在校的成长和发展情况，为大学生今后择业和任用提供可靠的依据。

4、加强大学生档案信息化管理

随着高校大学生人数的递增，大学生档案的数量也呈增长趋势，尤其是新生入学和毕业生离样期间学生档案管理的工作量会急剧增加，在档案管理工作中不仅容易出现会使任务不能按时完成。如果利用计算机对大学生档案进行数字化管理，会大大地减轻档案管理人员的工作量，所以大学生档案的信息化管理是大学生档案管理发展的必然趋势。可以先由计算机辅助学生档案管理，逐步加强大学生档案的信息建——使其与办公造化同步进行，使其能更好地服务于教学、管理和科研工作。同时要实现资料信息共享，提高大学生档案的利用率，使其能够更多样化、更全面地为学生、学校和社会服务。大学生档案信息存储数字化和检索网络化是大学生档案管理发展的方向，它能够有效地提高大学生档案的管理水平。

参考文献：

[1]许向东.关于高校学生档案管理的思考.机电兵船档案.2011.

[2]赵玉.高校不宪政档案管理工作的现状与对策.陕西档案.2009.

[3]陈建英.新时期企业人事档案管理的探索.机电兵船档案.2009.