从机构考核谈计量技术档案管理

于富

（牡丹江市事容环境卫生科学研究所 黑龙江 牡丹江 157000）

从机构考核谈计量技术档案管理

于富

（牡丹江市事容环境卫生科学研究所 黑龙江 牡丹江 157000）

档案管理既作为机构参与工作考核的主要凭证，又反映出了计量技术机构和计量活动的达成状况。通过各个档案文件我们能够重现计量技术机构的各种计量活动过程。档案管理和机构运行是相互关联而存在的，二者缺一不可。在机构运行的基础上做好相关档案的管理工作，除了可以显示出技术机构运行的情况，方便工作人员及时发现并调整运行过程中存在问题的体系，使所有工作有序进行以外，还为日常检定工作的溯源和改进提供了主要凭证和强大动力。在计量事业发展的同时，档案管理也发扬着其日益重要的作用。该篇文章将围绕计量技术单位该怎样安排有限的人力资源，做好各项档案管理工作，保证在使常规工作有条不紊的进行的同时，能妥善保管各种工作档案来谈谈自己的理解。

机构考核；计量技术；档案管理

1.明确人员职责，确保岗位进一步落实

因为计量技术机构人力、资金等多方面因素的影响，一人身兼数职，一名检定员身兼多个计量项目的情形时有发生。一些重要岗位必须按照计量机构考核规范的要求来设立质量管理体系而不能因为机构中人员的缺乏去减少岗位的数量，指定好主要的技术质量管理人员并使他们对自己的岗位职责有所了解，对于不同文件的编制、审核和批准既要明确相关的人员又要对他们签字授权的范围进行规定。只有这样才能保证体系的正常运行。

通常情况下由业务部门的主管来对计量技术机构的档案进行管理，因为机构编制质量体系文件的主要依据之一就是充裕的档案信息，所以档案管理部门必须任命一名做好归档、登记以及年度审查文件资料等工作的专职（或者兼职）人员来提示档案管理的相关人员在档案管理的环节中有哪些疏忽的地方以此来保证档案管理工作在运行的过程中准确无误。

2.建立完善的文件控制程序，确保各种文件得以有效控制

计量技术单位用来表明该单位在施行质量管理体系时将所做工作的文件叠加在一起就叫做管理文件。它除了涵盖质量手册（包括质量方针和目标是怎样构成文件的）、程序文件以外，还包括记录表式、作业指导书和其它管理性质的文件。计量技术机构举行各种质量活动都以文件管理为基础，因此，机构内部职员都必须遵循各自的工作法规。机构质量管理体系是否有效和适宜是根据体系有没有达到其所规定的质量方针和目标以及是否为进行质量更新提供保障来评价的。

计量技术机构以计量标准考核规范为条件，按照每项计量标准来设置的文件集（涵盖规程规范、技术报告和证书记录以及制度等主要文件）就叫做技术文件。计量技术机构以机构设置的各个计量标准来展开各个工作。机构开展量值传达工作以技术文件为技术凭据，在确保保持计量标准技术状态平稳以及确立正常的工作秩序的同时，也详尽的反应了技术计量标准的情况和检定工作的进展状况。

要想以文件的批准、发布和作废等步骤来设立健全的文件控制程序对其进行有用的限制，就必须按照法定计量机构考核规范的要求来做，更要保证它的完善性、准确性和有效性。因为计量技术机构文件管制主要在管理文件方面存在着薄弱环节，所以应该在管理方面使文件的发放和作废环节得到增强，以此来保证各个管理文件都是有用的版本，这样做的目的是为了规避新版本发放后，作废文件依旧还在投入使用并被混淆的状况发生。

3.各项记录随日常工作进行，尽可能避免完成工作后补记录的现象

我们实施有效的采集、控制、保存和整顿等措施是因为计量技术机构平常工作过程的痕迹是通过多样的记录来展现的。质量和技术记录是计量技术机构记录的两大构成部分。管理性记录、管理评定记录、抱怨处置记录、人员培训与考核记录、预防改进措施记录等组成了质量记录，它记录了机构曾经进入过的质量活动，包含了计量活动的所有步骤。与质量记录不同，检测原始记录、环境监管记录、能力考证记录、计量稳定性考核记录、运行检测记录等则组成了技术记录。它是数据的检验记录和成绩的观测记录，它将计量检验、考订、测验工作的全部流程真实的反映了出来，技术记录只有包含充裕的信息并和监测过程同时进行，才能将追溯和处理的根据提供给量值传递过程。

4.对照考核规范细则规范档案的分类管理

计量技术机构加入实验室并得到认可的根基就是档案管理工作。它将全面的质量和技术提供给了考核工作。计量技术机构除了设立质量体系以外，还设立了一个专门的网络来管理档案。这样做一方面使计量活动工作的质量得到了保障，另一方面也使档案管理的工作质量得到了保障。既在文件和记录重要性的方面增加了职工对其的认识，又在档案方面提升了全体员工的意识。在文件和记录的支配过程方面，实验室认可考核准则对其提出了新的条件：技术机构管理档案时应该按照相关的条例来进行规范，以实验室认可考核细则和管理体系的目录为准绳来将档案挨个编号并进行分类，之后将不同的文件和资料分门别类的进行填充，这样我们按照考核细则目录来搜索档案时便一清二楚。

5.结语

质监部门的基础岗位就是计量技术机构，它担负着多项重要职责（如监测企业计量工具、管理区域能源计量、计量管理等）。因为考察工作目标和提升体系运行情况都以工作的档案资料中的凭证为基础，所以我们要把工作的重心放到档案的管理工作上来。要想让档案管理工作向质量体系效劳，达成质量目标及方针的愿望从而使体系的运作得到保障，就必须使档案管理工作和各个平时实行的工作平起平坐。使档案管理的水平切实提升，将质量放在一个更高的水平点上，贯穿档案管理的始终将是我们的长期目标。

[1]申秀云.计量标准与计量标准器的稳定性考核[J].品牌与标准化，2012，(10):10

[2]畅秋菊.从机构考核谈计量技术档案管理[J].中国计量，2011，(9):46-47