强化大型精密贵重仪器设备“五关”管理

王 杰,张 颖,田 璐

(中国地质大学(北京)实验室与资产管理处,北京 100083)

强化大型精密贵重仪器设备“五关”管理

王 杰,张 颖,田 璐

(中国地质大学(北京)实验室与资产管理处,北京 100083)

仪器设备是高校从事教学、科研、新技术开发与对外技术服务的物质基础和重要手段。大型精密贵重仪器设备的管理水平直接影响学校办学质量和人才培养水平。该文论述了大型精密贵重仪器设备管理中的常见问题,详细阐述了如何把好管理中的“五关”,提出了解决大型精密贵重仪器设备管理的相关对策。

仪器设备;“五关”管理;资源共享

先进的大型精密贵重仪器设备(下称仪器设备)是高校教学、科研实现跨越式发展的重要物质基础,在一定程度上体现了学校的办学实力,反映了学校教学、科研的水平[1-2]。随着高等教育的蓬勃发展,国家对高等教育的投入力度越来越大。2012年我国首次实现教育法规定的教育投入占GDP 4%的目标,这对于高校改善办学条件是有力的支持。事实上,一些高校的实验室仪器设备的水平已经可以和国外一些一流大学媲美。但毋庸置疑,我国高等学校由于历史、观念、体制等方方面面的原因,在仪器设备管理方面还存在一些问题,有的问题还比较严重。笔者在实践的基础上,提出对大型精密贵重仪器设备重视重点环节的管理,实行“五关”管理:即要把好仪器设备入口关、选择关、验收关、使用关、处置关。

1 大型精密贵重仪器设备管理中常见问题

高等学校仪器设备是从事教学、科研的重要条件和基本手段,是高校培养专业人才、促进学科建设、提高办学效益的物质基础,是学校综合实力的体现[3]。一般高校拥有几亿甚至几十亿元的设备资产并不鲜见。因此,“摸清家底,盘活资源,防止国有资产流失”始终是高校资产管理的重要使命。高校在仪器设备管理中常见问题有以下5种。

1.1 买了不该买的

仪器设备购买前未经充分论证,仓促引入,这就给后续使用埋下了隐患。比如仪器选型已经过时,如计划在若干年前提出或者没有认真调研,草率提交购置计划,需求发生重大变化而未作出相应调整;使用条件不具备,场地、人员没有落实,仪器设备正常使用所需要的水、电、气、通风、排污等配套条件设施不能满足需要;本校其他单位已有同类仪器设备,使用率不高,受行业景气度影响,提出需求的人员发生工作变动等。如果在大型精密贵重仪器设备采买中未充分考虑到这些情况,极有可能买了不该买的仪器设备。

1.2 买了不先进的

大概有下列情况:使用单位未做充分市场调研,未充分了解仪器设备的先进性;评审专家偏听使用人个人意见,供应商在投标文件中存在虚假指标,实际精度不能够满足研究要求或因购买周期较长,仪器设备正在更新换代中,往往容易导致作出错误决策。另外,在制定购置计划时,要根据资金情况,尽可能一次性购买成套整机,避免因设备购置不完整而影响整机先进性和影响设备的调试验收[4]。

1.3 买了以次充好的

仪器设备选型时购买人偏信一些厂商业务员巧舌如簧的花言巧语,不认真鉴别,甚至存在难以启齿的“潜规则”而沆瀣一气,用低档次的产品替代高端产品,或者仪器设备在送货时被掉包,与标书所规定严重不符,“以次充好”。

1.4 买了没有使用的

目前在高校普遍存在仪器设备资产闲置的现象,这不仅是一种极大的浪费,而且还挤占一定的空间资源。另外,闲置资产存在“冰棍”效应,放置的时间越长,可用效益越低[5]。一些仪器设备自购买之日起就未曾开过包,监管环节缺失,或者存在重复购置、有马无鞍、使用缺乏运行费和维修费缺乏合理科学的补给政策等,均可导致一些仪器设备闲置浪费。

1.5 废了尚有价值的

在仪器设备处置过程中,存在处置方式简单、隐形浪费现象严重的现象。一所高校每年报废的仪器设备少则几百台,多则上千台,其账面原值达到几百万元甚至几千万元。这些仪器设备中,有相当一部分通过维修或改变其用途可以得到再利用,但许多单位没有把这些报废的仪器设备充分利用起来,而是直接把它们当作废品廉价出售,造成国有资产的隐形浪费[6]。一些学校因为经费充裕,对稍有欠缺的仪器设备即做简单报废处理,或者因改造、搬迁等原因,草率报废。

2 大型精密贵重仪器设备管理要把好“五关”

高校实验室建设与设备管理粗看起来似乎很简单,无非就是一个买设备、用设备的问题,但要真正买好、管好、用好设备,里面还蕴含着许许多多的科学道理和管理理念[7]。对于大型精密贵重仪器设备管理部门需要把好“五关”。

2.1 把好仪器设备入口关

(1)必要性论证。对拟采购的仪器设备在教学、科研、人才培养及学科建设发展方面的必要性和紧迫性,仪器设备主要用途、涉及的研究领域与学科平台、面向对象等使用的覆盖面;承担的工作量,包括计划培养各类学生的人数与预计工作量;本校现有同类仪器设备的购置年代、原价格和使用情况,同类仪器设备的分布及校内开放共享情况;对外开放、横向培养人才、可承担大型科研项目(省部级及以上项目)、技术开发使用的前景等要作充分论证。

(2)可行性论证。对仪器设备引入组织机构、技术条件落实情况进行论证。包括人员配套、培训计划、仪器设备的消化、吸收、开发、创新、维修等所需技术力量的安排情况,技术资料收集分析,对同类仪器设备使用情况及性能分析,仪器设备的型号、规格、生产厂商、性能价格比等[8]做到心中有数。

(3)投资效益分析论证。包括仪器设备总体投资估算,包括:主体及附件的配件费、基建费(或改建费)、人员培训费、安装调试费、年度运行费、维修费等;设备开放共享方案及管理措施;该仪器设备预期对学科发展、教学、科研的作用和预期绩效,该仪器设备预计使用效率及有效工作机时(小时/年)、测算依据等。必要时,还应该组织经济专家论证。结合学校实际,根据仪器设备使用的学科及专业进行论证。既要保证仪器设备的技术指标满足教学、科研、学科发展及实验的实际需要,又要防止申购单位片面追求高、精、尖,以保证仪器设备的利用率和使用效益[8]。

2.2 把好仪器设备选择关

高校购买仪器设备一般要进行政府采购。就北京市高等学校来讲,通常采取委托具有资质的招标公司进行采购。由于采购市场的庞杂,专家的专业水平及道德素养良莠不齐,应尽量聘请能很好履行好评审任务的专家。专家的遴选一般是要从财政部专家库中抽取,大型精密贵重仪器设备采买尽可能避免搭便车,尽可能实行一事一议,抽取的专家才可能更有针对性,更具有专业素养。评审时要让专家充分发表个人意见,尽可能避免个人导向,必要时对投标文件的指标条款进行多方求证。另外,学校采购主管部门一定要介入采购环节,要多种渠道收集所购设备的信息,便于在选择时作出甄别。政府采购好比一座“阳光大厦”[9],只要保证每个环节在阳光下运作,就能做出正确选择。当然,如何既保证政府采购的“公平、公正、公开”,又做到规范、廉洁、高效,是值得大家共同思考的问题[10]。

2.3 把好仪器设备验收关

仪器设备的到货验收是一个很重要的环节,这一环节是检验所到仪器设备是否按合同约定、能否满足要求、各项条件是否满足正常运行的关键环节,切不可掉以轻心。

仪器设备到货后应首先由直接用户开箱验收,并有仪器设备管理部门和厂商人员在场,如果是进口仪器设备还应有外贸公司人员参与。检查仪器设备牌号、规格、型号、数量是否与合同一致,按照装箱单对照装箱物品是否齐全,包括各种附件、技术资料等,同时还要检查仪器设备表面是否存在缺陷或损伤等,并作出备忘记录。这些都符合要求后,再由厂商人员进行设备安装调试和进行技术验收,其中技术验收是验收工作的关键。需要使用人在厂家技术人员的指导下完成该项工作,技术验收主要是对各项技术指标等性能参数进行现场察看和测试,看是否达到合同要求。必要时要进行重复性实验,尽可能避免以偏概全或将在特殊条件下得到的结果替代常态结果。

验收工作应有正式的现场查看、答辩、专家质询、验收记录等形成验收结论环节。验收合格后要填写仪器设备验收报告单,并由设备管理部门开入库单,办理好帐、卡等手续,然后纳入学校的正常管理程序[11]。

2.4 把好仪器设备使用关

尽管一些高校大型精密贵重仪器设备很多,但总体来讲,仍然是高校发展的稀缺资源。发挥好仪器设备的使用效益,是设备资产管理的最根本目标。建立大型精密贵重仪器设备的共享平台,实现开放管理是大多数高校的选择。

(1)要理顺、协调各方利益。学校希望发挥仪器设备收益,能够维护正常运转,为大多数师生服务,尽可能扩大学校影响。学院及设备所在实验中心(室)希望有支配权,可以统筹协调学院资源,最好应有创收;仪器设备机组人员希望付出得到较大回报,同时应有仪器设备使用优先权,希望受到的约束越少越好。各方利益均要有所满足,需要在制定政策时给予全面兼顾。

(2)要调动各方面积极性。目前,一些学校基层管理部门在仪器设备管理平台建设中,权力都集中在学校高层部门,他们掌握着管理和预算的各项权力。因此,给予基层管理部门相应的职责和权利是必不可少的[12]。

(3)要体现管理部门的权威性。学校仪器设备管理部门肩负着设备使用效益监管的重任,需要及时准确地掌握仪器设备和优质教育资源的动态信息,协调各单位的需求,减少重复投资,减少浪费,提高资金效益。因此,理应在制定政策、实施监管、计划调整、调配处置等方面体现一定的权威性,确保各项政策得以有效贯彻执行。

(4)制定明确可量化的考核标准。制定定量可行的考核指标,一般应包括教学、科研、学生创新、社会服务方面的使用机时、测样数、培训人员数、承担实验项目数、科研项目数、社会服务项目数;获得国家级、省部级科研成果、专利数;发表核心期刊、三大检索的论文数等。

2.5 把好仪器设备处置关

(1)科学严格地掌握报废标准。制定并严格执行科学、可操作的报废标准,规范报废工作程序是做好仪器设备报废工作的前提[6]。因技术落后、损坏等原因不能修复使用或维护修理费用过高、无修复价值的仪器设备,应予以报废,要对是否达到报废标准进行明确界定。比如:产品技术落后、质量差、耗能高、效率低,已属淘汰且不适于继续使用的;已超过产品使用年限或实际工作运转时数已超过仪器设备规定运转寿命,主要部件陈旧、严重磨损、精度和性能严重下降、使用效率不高,又不能革新利用的或无修复价值产品;虽能修复,但修复费用超过原价值的50%或超过原仪器设备价值的;绝缘老化、性能低劣、使用危险、无法修复的电气产品;因长期使用,已逐渐锈蚀、磨损、失效的机械设备和工具器皿;损坏、丢失的仪器设备等。

(2)认真严谨把控报废环节。为了节约资金,最大限度地发挥大型精密贵重仪器设备的作用,对申请报废的仪器设备要认真做好技术鉴定工作。实行多级报废制度,坚持能用则用,能修不买,能转不废的制度。管理人员要对待报废的仪器设备加以认真分析、鉴定,结合专业发展、教学和科研需求,确定哪些是退役的,哪些是报废和可留用的,做到既要充分发挥仪器设备的使用效率、节省资金,又要满足教学和科研的实际需求[11]。

3 加强仪器设备“五关”管理的对策

3.1 树立“一盘棋”思想

高校仪器设备的基本特点是品种多、数量大、总额高。高校一般规模较大、学科门类多、教学和科研工作层次多、仪器设备多。教学和科研工作由于其对象和目标的不同,在仪器设备配置上也有许多不同的特点和要求,仪器设备比较分散,使用、管理归属变动较频繁,更新周期短[6]。因此,高校仪器设备管理是一项极其复杂的工作。尤其对于规模大的学校,需要树立“一盘棋”思想,不管仪器设备经费预算归口是谁,不管是用在教学、科研,还是其他方面,只要是属于学校管理的仪器设备,就应纳入学校统筹管理范围,不应有特权。

3.2 实行“流程化”管理

大型精密贵重仪器设备管理责任重大,程序繁杂。要抓住关键环节,解决突出问题,加强规范管理[12-13]。为做好规范管理,各个环节均应建立相应流程,做到要求明确、程序清楚、可操作性强、执行效率高。当执行制度、遵循流程成为一种习惯时,管理工作就变得相对容易了,仪器设备管理水平也就自然而然提高了。

3.3 实现“闭环”管理

大型精密贵重仪器设备管理各个环节不是孤立的,而是环环相扣,需要从计划、论证、立项、执行、验收、使用、考核、处置等环节进行立体干预,将考核、处置与计划、立项等各环节实现从入口到出口的闭环管理(见图1),方能将先进的设备管好、用好、用活。

图1 仪器设备的闭环管理

以上各环节需要多个部门共同参与,形成合力。因此,需要各部门团结协作,才能保证仪器设备管理链环环畅通。

4 结束语

大型精密贵重仪器的数量与质量以及管理水平,是衡量学校办学水平与实力的重要标志,是高等学校的重要基础设施。加强仪器设备管理,实现管理的科学化,对提高学校投资效益具有非常重要的现实意义。

建立大型仪器设备共享平台,加大开放共享力度,充分发挥各类仪器设备在教学、科研以及为社会服务中的作用,优化仪器设备配置,实现全校、全社会的资源共享,真真正正把好管理中的“五关”,是高校发展面临的现实选择和必然要求。

References)

[1]王立达.高校仪器设备管理的TNPM思想[J].实验科学与技术, 2006(5):108-111.

[2]黄小斌,朱志明.大型仪器设备管理使用的研究与实践[J].实验技术与管理,2009,26(9):171-177.

[3]韩静.高校仪器设备管理的探索与研究[J].苏州大学学报:工科版, 2008,28(1):78-79.

[4]谢焰.高校实验室仪器设备管理的“八用”原则及实践[J].实验室科学,2009(5):134-136.

[5]王杰.高等学校国有资产管理现状及对策初探[J].中国地质教育, 2004(2):79-81.

[6]郑春龙.从报废处置探讨仪器设备管理[J].实验室研究与探索, 2006,25(3):379-385.

[7]林明河.高校实验室建设与仪器设备管理工作的研究[J].实验技术与管理,2007,24(1):5-7.

[8]贾功利.对加强高校大型仪器设备管理的思考[J].实验技术与管理,2007,24(8):160-162.

[9]朱建仓.政府采购应加强从业人员的职业道德建设[EB/OL].(2003-11-13).http://www.smxcg.com/dispnews.asp?ID＝150.

[10]杨帅,任金妮.贵重仪器设备管理和运行机制创新的思考[J].实验技术与管理,2007,24(2):157-162.

[11]金正一.高校实验室仪器设备管理工作探析[J].延边大学学报:自然科学版,2008,34(2):154-156.

[12]赖芸.贵重仪器设备管理平台建设的探索[J].实验室研究与探索, 2007,26(3):148-150.

Strengthening of“five tests”management for large-scale precision valuable instruments and equipment

Wang Jie,Zhang Ying,Tian Lu
(Division of Laboratory and Assets,China University of Geosciences,Beijing 100083,China)

The instruments and equipment are engaged in university teaching,research,new technology development and the material basis of external technical services and important means.Large-scale precision valuable instruments and equipment management level directly affects the quality of school education and personnel training standards.This article discusses some prpblems seen flequently on the management of largescale precision valuable instruments and equipment,elaborates on how the good management of the“five tests”,and proposes to solve large-scale precision valuable instruments and equipment management related countermeasures.

instruments and equipment;“five tests”management;sharing of resource

G482

A

1002-4956(2015)4-0004-03

2014-0-

北京市高等教育学会技术物资研究会课题研究项目(JSWZ201203)

王杰(1971—),男,内蒙古凉城,硕士,副研究员,中国地质大学(北京)实验室与资产管理处处长,主要从事教育管理、实验室建设与管理、资产管理工作和研究.

E-mail:wangjie＠cugb.edu.c