铁路科研企业合同管理信息系统的设计

李 明，朱韦桥，林 湛

（中国铁道科学研究院 电子计算技术研究所，北京 100081）

铁路科研企业合同管理信息系统的设计

李 明，朱韦桥，林 湛

（中国铁道科学研究院 电子计算技术研究所，北京 100081）

本文设计了一套铁路信息化科技型企业的合同管理信息系统。该系统总体架构划分为数据层、支持层、业务层、访问层4个层次，明确了各子系统之间的关系，实现了系统的关键设计，分析了合同起草/变更、财务管理、执行管理、系统管理等各项功能。该套管理系统上线后，满足了铁路信息化科技型企业的管理要求，使企业运行更加规范化、科学化、标准化。

合同；管理；信息统计；信息查询

现代企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的，完善的合同管理是企业健康运作的一个重要标志。近年来，随着铁路快速发展，装备不断更新，铁路信息化建设不断深入，市场竞争日益加剧，铁路各大企业，尤其是信息化科技型企业需要管理和处理的信息越来越多。铁路科技企业的客户数量和范围不断扩大，签订的合同种类和数量都在急剧增加。现有合同信息管理模式由于手段落后、业务流程不规范、分割管理等原因，易造成数据滞后、统计查询困难，且缺乏有效的审核、监管机制，使管理层无法及时了解合同的执行情况及员工的工作情况。目前，国内众多的企业信息系统中，大多都涉及合同管理，也有专门针对合同的信息系统，但限于铁路行业的实际业务特征和管理特点，从实用性、性价比、技术先进性等方面，都不太适合铁路科技企业的实际情况。为了在激烈的竞争中更好地把握商机，服务客户，需要开发一套适应铁路信息化科技企业发展需求的现代化合同信息管理系统，对系统的需求变化、数据存储、业务处理等方面进行全新的规划和设计，提高管理效率与水平，增强企业的社会效益和经济效益。

1 铁路科研企业合同管理现状

1.1 特点

铁路科研企业合同具有来源广泛、种类复杂、客户数量多等特点，多数企业仍采用分割型管理模式，每个业务员分管不同的客户群，并按各自的规定和方法进行管理。由于数据平台不一致，需要有专人对信息进行汇总，从而导致信息收集处理不及时，不能有效地提高管理效率。

1.2 存在的问题

（1）业务数据滞后，合同管理接口环节过多。（2）管理手段落后，效率较低。（3）业务流程不规范，造成信息统计、查询困难。（4）缺乏有效的审核、监督机制。（5）可靠性无法保障，电子文件被破坏或计算机出现问题，很难恢复相关数据。

2 关键业务流程

合同管理信息系统在开发设计过程中，需重点考虑起草合同和变更合同在审核处理过程中的状态转换情况。起草合同一旦录入则置为待发送状态，在进行审核时，会依据实际情况产生审核通过或审核未通过的状态。在合同进行结项操作后还可以进行取消操作，恢复到审核通过状态。

起草合同状态为审核通过时，如果需要对合同状态进行修改，则需要启动合同变更流程，变更合同的状态与起草合同的状态相同。审核通过的变更合同在审核通过状态下可以再次进行变更。

结项状态的合同不能进行任何修改操作，如需要进行修改，则必须取消结项操作，将合同置为审核通过状态，然后使用变更合同的流程对其进行修改。

合同的状态转换如图1所示。

图1 合同的状态转换图

同时，系统应重点解决合同的起草、评审和执行情况监控，主要有合同起草和合同变更2个流程，合同变更流程在新增合同审核通过后进行。业务流程如图2所示。

3 系统设计

3.1 总体架构

合同管理信息系统总体构架共划分为4层。

（1）数据层：主要用于数据的存储，为其它各层提供基础的数据支持。包括合同信息、变更信息、审核信息、附件信息、统计信息、基础信息 6 个数据库。

（2）支持层：对系统的基础和公共功能进行整合，形成平台，主要包括：组织机构管理、数据字典管理、数据导出管理、角色管理、权限管理、登陆管理等模块。

（3）业务层：业务层是合同业务处理的核心内容，基于数据层和基础层建立，包括：合同起草管理、合同变更管理、财务信息管理、合同执行管理和合同模板管理5个模块。

图2 业务流程图

（4）访问层：使用平台层的登陆管理，进行认证后，对业务和平台操作在页面中进行统一展现。

3.2 系统功能设计

按照系统功能分析结果，为实现系统建设的目标，系统在提供人员部门、角色管理等基础功能的情况下，需要实现5个应用系统的功能，主要包括合同起草管理、合同变更管理、财务信息管理、合同执行管理和合同模板管理，如图3所示。

各业务模块基于支持层建立，是实现企业合同管理规范的关键。起草合同在审核通过后，可以进行合同变更，变更合同也必须在审核后才能生效。起草合同和变更合同进入执行管理。只有录入了财务数据的合同才能进行结项管理。在进行收、付款合同统计和合同管理统计时，不区分是否为结项合同。

合同管理信息系统各子系统关系如图4所示。

3.2.1 合同起草管理

起草合同管理是办理合同业务的入口，为合同管理人员起草合同时使用，在此处提供新合同信息、审核未通过合同信息、待办事项的提醒等功能。系统中要管理的合同关键信息包括合同基本信息（名称、类别、对方单位、签订日期、起止日期、签订人等）、财务信息（合同金额、计划到付款信息、多部门联合分劈信息等）、合同文本等。

图3 系统功能图

3.2.2 合同变更管理

当已签订的正式合同需要变更时，由合同管理人员发起变更申请业务流程。此功能主要包括合同内容修改和合同变更申请的提交，以及对未通过审核的变更合同的修改，并提供合同变更历史和审核意见的跟踪查看功能。

3.2.3 财务信息管理

财务人员对已签订的合同进行日常管理。包括财务工作号记录、实际到付款信息、发票开具与接收信息、税款信息等。

3.2.4 合同执行管理

执行管理功能主要对合同的执行情况进行监控和管理，重点是对合同查询和统计功能。（1）收 /付款提醒：依据收付款计划，提醒合同管理人员近期收付款信息；（2）结项管理：当合同履行完成时，进行合同的结项操作，同时应对特殊情况，系统支付解除结项功能；（3）查询与统计：在对合同进行分类别、分形式管理的基础上，重点统计与分析系统的收 /付款情况、税款情况、开具发票等。

3.2.5 合同模板管理

针对铁路科研企业合同种类多而杂的特点，方便合同起草人正确的使用最新的合同模板，系统提供外部合同模板、企业内部合同模板以及版本管理。

3.2.6 系统管理

功能模块主要为以上系统功能提供支持，主要包括组织机构管理、角色权限、人员管理、数据字典管理和系统日志等功能。其中数据字典涵盖了合同内容中的所有选择项的内容，包括合同类别、企业实体等内容，并与查询与统计功能紧密衔接。

图4 合同管理信息系统各子系统关系图

4 结束语

本文在铁路行业及签订合同类型和特点的基础上，全新设计了一套适应铁路信息化科技型企业的合同管理信息系统。按照数据层、支持层、业务层、访问层4个层次搭建了系统的总体构架，明确了各子系统之间的关系，实现了系统的关键设计。该系统对起草、变更、财务管理、执行管理、系统管理等各项功能进行了分析，并详细阐述了系统各项功能设计。系统已经完成总体设计、开发、测试及上线部署工作，并已投入使用，运行稳定。该套信息管理系统实现了企业合同规范化的动态管理与监督 , 有效的规范了业务流程，方便了信息统计和查询，既解决了企业合同管理的实际问题，提高了企业的管理效率，也较好地满足了现代科技型企业的管理要求，使企业运行更加规范化、科学化、标准化。

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责任编辑 陈 蓉

Design of Contract Management Information System for railway scientif i c research enterprises

LI Ming, ZHU Weiqiao, LIN Zhan
( Institute of Computing Technologies, China Academy of Railway Sciences, Beijing 100081, China )

This paper designed a new set of Contract Management Information System for railway information technology enterprises. The System was with four levels of data layer, support layer, business layer, access layer and clarif i ed the relationship between the various subsystems, implemented the key system design. The paper analyzed the contract drafting / change, f i nancial management, performance management, system management functions. This System could meet the requirements of management for railway information technology enterprise and make the enterprise operation more standardized, scientif i c.

contract; management; information statistics; information query

U29∶TP39

：A

1005-8451（2015）03-0033-04

2014-08-15

李 明，工程师；朱韦桥，副研究员。