高校化学实验材料及低值易耗品引入ERP管理

唐清华

（鲁东大学化学与材料科学学院，山东烟台 264025）

高校化学实验材料及低值易耗品引入ERP管理

唐清华

（鲁东大学化学与材料科学学院，山东烟台 264025）

ERP管理作为先进的管理思想和管理技术，在社会各个领域得到广泛的应用。文章针对当前高校化学实验材料及低值易耗品管理现状和所存在的问题，依托ERP系统的理念对高校化学实验材料及低值易耗管理提出了改革意见，建立了化学实验材料及低值易耗品ERP管理的概念模型，使管理更加系统、方便、透明，使之向精益管理迈进了一步。

信息化管理；ERP系统；化学实验材料；低值易耗品

21世纪是信息化的时代，信息网络、信息高速公路等一系列信息化工程已经在社会的各个领域得到广泛应用，对科技、经济以及人们的工作、生活产生了广泛影响［1］。在高校实验室的物资管理工作中，化学实验材料和低值易耗品的购置和应用比较频繁，管理工作难度大，易产生管理漏洞［2］。面对即将到来的、可以预见的激烈竞争局面，高校都在努力从优化学校内部管理入手，通过改进与优化业务流程、降低消耗、控制成本等方面来提高效益［3］。ERP是借用一种新的管理模式来改造旧的管理模式的先进的、行之有效的手段和工具［4］。引入ERP系统是高校实验材料和低值易耗品管理改革的重要一步。

1 问题的提出

目前高校实验材料及低值易耗品在管理中还存在诸多问题，具体如下：

（1）快速供应难度大。高校实验材料及低值易耗品数量大、品种多、型号杂、范围广、采购周期短、质量标准严，对供应的要求是时间急、计划变化快。现有的管理方式很难按时保质保量做好供应工作［5］。

（2）制度不明晰，流程不健全，积压和浪费严重。当前，在实验材料和低值易耗品管理中没有一个清晰明确的管理模式。从物资采购的计划申请、验收入库、保管保养、请领发放到使用消耗等全过程，都存在着非标准化作业现象。例如添置领用不规范、积压浪费严重、账目不清、院系割据、互不流通、重复购置、缺乏制约和调控机制、购置物品质量差等，导致材料低值易耗品积压和浪费［6］。

（3）信息管理技术落后，管理精细化难度较大。化学药品库出入库管理、账目核对、药品领取完全是手工记账，致使登记不详细、信息数据不透明、不方便各实验室快速查找所需物品信息、不方便及时掌握库存情况和各实验室药品使用情况［7］，并且其管理数据量大，数据繁杂，数据之间的关系重叠交叉［8］。

针对以上问题，引入ERP系统管理大学实验材料及低值易耗品。

2 系统主体

按照ERP系统的流程，结合化学实验材料和低值易耗品的管理特点，对程序采用模块化的设计思路，并将管理系统设置为权限和编码管理、采购管理、库存管理、使用管理、查询功能五大模块。整个管理系统以编码为基础，以数据库为依托。ERP系统如图1所示。

图1 ERP系统框图

2．1 权限和编码模块

别人的婚姻是爱情的尘埃落定，他们的婚姻，却是一场隐形战争的开始，是她对他爱的争夺战。在这场战争里，丁小慧一刻都不曾放松。

权限管理的功能包括账户管理、物料编码设置、软件接口设置和使用习惯设置等。用户凭借登录账户和密码确认身份。系统应该对使用者进行权限区分，拥有管理者权限的使用者可以对其他使用者的权限进行设置，以实现相应的权限管理。

系统模块中还涉及到物料编码的各种设置。物资管理依托的是数据库管理，通过编码反映物料的常用信息，使具有相似性的物料能够被分类管理。物料号实行统一管理，新料入库前先取号，后办理入库，保证一料一号，避免重号。编码内容和长度见表1和图2。

表1 编码的内容和长度

图2 编码的内容和长度

系统同时还需提供软件相关接口的设置，以方便接驳其他管理软件，进行兼容性调整和一体化管理等。

2．2 采购模块

（1）需求计划。在每月初或每周初，各实验室通过管理系统向仓储管理者提供一份未来一段时间所需试剂和仪器的清单，其中包括所需的试剂的名称、纯度、规格、数量，建议采购的生产厂商、替代品、计划使用时间等信息。各实验室的采购需求将汇总形成规范的采购计划，纳入管理系统中，作为采购工作的指导和凭据。其中，实验室管理人员在定制采购计划时用查询系统将自己需要的试剂或低值易耗品与相应编码进行联系。

（2）采购管理。在设想中，采购管理将可能有多种形式。在产品入库后，通过采购管理系统，为产品确定或生成相应代码，入库后将位于需求计划中的试剂或低值易耗品编码调整后移至库存中，并通过使用模块通知各个实验室或其他使用单位。

2．3 库存模块

（1）入库管理。入库管理和采购管理在功能上有一定的相似性，二者都是商品进入仓储系统并拥有编码。需要强调的是，采购系统的入库一定伴随着实际的资金的流动，而入库系统的入库不会伴随着实际的资金流动，但有相应的账目记录，例如由其他仓库调运的试剂等。

（3）出库管理。出库管理是仓储管理的重要环节。在设想中，实验人员领取试剂和低值易耗品，通过编码的变化，在系统中储存、备案。出库时，领料人领取试验品，管理者通过检验贴在试剂外包装上的编码，以确认和登记出库。

（4）盘存管理。实时查询库存余量与查询功能相配合，实现实时了解库存余量。

（5）账目管理。仓储系统的财务管理是实时账目管理。在设想的系统中完备的信息将会支持使用者在任意时刻创建详细、完整的账目数据，及时反映材料、低值易耗品资金占用与增减变化情况，以促进资金周转，节约费用、平衡支出［9］。

2．4 使用模块

某些实验室常备试剂也可参照库存管理中计划管理的方式进行管理，当实验室中某试剂或低值易耗品存量低于某个数量后，系统将会评估该试剂或低值易耗品的库存后自动判断，将其添加至采购计划中。

2．5 查询模块

查询模块是整个系统的重要部分。在查询模块中应该提供关键词搜索和与各个模块相关联的具有更多选项的高级搜索功能，例如出库品查询、采购品查询。

本系统在业务流转过程中，提供多角度、多条件组合的统计查询，可随时查询相关辅助信息，便于业务信息准确维护。而查询信息显示内容的灵活设置及方便导出Excel文件功能，为管理可控和再控提供切实依据。本系统包含了业务查询、需求计划查询、出库单查询、库存状态查询、物料查询。

3 在设计中的新理念

3．1 编码在管理中的应用

首先对实验材料和低值易耗品进行编码。物料编码也叫物料代码或物料号［10］。每一类商品只能拥有一个编码，只有完全相同的商品才有可能拥有相同的编码。材料编码录入管理系统后不允许删除。编码是设计中的大学化学试剂及低值易耗品管理的核心。

物料的技术资料信息，如物料名称、品种规格、型号、计量单位、生效日期与失效日期等；物料的库存信息，如物品来源、库存单位、年盘点次数、盘点周期、最大库存量、安全库存量、库存金额；物料的采购供应信息，这类信息用于物料采购管理，如物品日消耗量、订货点数量、主供应商、次供应商等；物料的财务信息，涉及物品的相关财务信息；物料的质量管理信息，包括物品是否有存储期及存储期限、货物质量跟踪等。在管理过程中物品的编码将随物品一起，经历仓库管理的相应流程，形成一个虚拟循环，从而达到实时控制、实时了解仓储的运行状况。

3．2 条形码、二维码在管理中的应用

二维码和条形码具有编码容量大、密度高、信息安全性高等特点［11］，其应用可以极大地提高信息化管理系统的效率。通过系统可以将前文提到的编码通过机打生成二维码或条形码，贴在试剂和低值易耗品表面，出库、盘存、检查、移库操作通过检测条形码进行，高效便捷，免除了反复键入的复杂工作。

3．3 即时账目

系统设计的一项重要要求是实现即时账目，即在任何时刻系统都能生成截止至目前的账目，做到信息共享、各相关部门及人员可以实时查询仓库库存。仓库管理人员只要核对开票人员开出的电子票，确认和实物相符后在系统里确认即可，既方便又准确，不易出现错误［12］。

4 结束语

运用ERP系统理念中的财务管理和物流管理对大学实验材料和低值易耗品管理进行改革，建立以财务为中心的管理新机制。实现了决策科学化、管理规范化；加强了库存管控，降低库存成本；实时掌握库存数量，保证库存和实物的一致性，加强了各部门之间的信息共享，使物流、资金流、信息流在各个相关部门有效协调，为教学科研各个环节提供了有力的保证。

（References）

［1］隋继学，刘群生．高校实验室信息化管理初探［J］．职业教育研究，2008（6）：104－105．

［2］习海旭．基于工作流的高校低值易耗品管理应用研究［J］．实验技术与管理，2013，30（10）：223－227．

［3］王卿．ERP在徐州发电厂物资管理中的实施与应用［J］．电力信息化，2009（2）：27－30．

［4］杜栋．以ERP模拟实验室平台打造工商管理专业人才培养新模式［J］．实验技术与管理，2003，20（6）：121－124．

［5］吴兵，王喆．低值易耗品的超市化和信息化管理模式探索［J］．实验技术与管理，2012，29（7）：205－208．

［6］杨毅萍．谈高校化学实验室低值易耗品的管理［J］．太原师范学院学报：自然科学版，2007（4）：96－98．

［7］李犁，邓敏，刘洋．化学药品管理信息系统设计［J］．锦州师范学院学报：自然科学版，2002（4）：21－23．

［8］关长青，吴永萍．计算机低值易耗品辅助管理中的数据库设置［J］．实验技术与管理，2001，18（4）：157－159．

［9］张翔宇，孙世缓．关于高等学校仪器设备经济管理问题的思考［J］．实验室科学，2009（5）：132－133．

［10］罗鸿，王忠民．ERP原理·设计·实施［M］．北京：电子工业出版社，2003．

［11］王娟，王萍．直接零件标志条码区域定位算法［J］．计算机辅助设计与图形学学报，2014（7）：1159－1166．

［12］毕丽．关于造船企业ERP系统的研究：仓库物资管理［J］．科技信息，2011（35）：471－472．

Management with ERP system of chemical experimental materials and low priced and easily worn articles in colleges and universities

Tang Qinghua
（School of Chemistry，Ludong University，Yantai 264025，China）

Regarded as the advanced management concept and technology，the ERP system is widely utilized in various respects of the whole society．Aiming at recent situation and existing problems of the chemical experimental materials and low priced and easily worn（LPEW for short）articles management in colleges and universities，some suggestions and betterments are put forward according to the idea of the ERP system．The conceptual model of computerized chemical materials and LPEW articles management system is set up and it is more systematical，convenient，clear，making an important step to lean management．

computerized management；ERP system；chemical experimental material；low priced and easilyworn articles

F251

A

1002－4956（2015）3－0252－03

2014－09－22 修改日期：2014－10－10

唐清华（1964—），女，山东烟台，本科，高级实验师，现从事实验教学与管理工作．

E－mail：TQHHP＠163．com