档案管理工作中的价值分析

石庆华（中国航空工业集团公司洛阳电光设备研究所，河南洛阳　471000）

档案管理工作中的价值分析

石庆华
（中国航空工业集团公司洛阳电光设备研究所，河南洛阳471000）

本文主要分析了档案管理工作中产生的价值，着重分析了历史文化价值、经济价值和情报价值。并在此基础上提出管理部门和档案工作从业人员应该提高认识，思想上重视、管理上严谨、制度上保障等几点建议来保障档案管理工作更好的为该单位服务。

档案管理价值

档案是直接形成的历史记录，是由国家机关、社会组织以及个人在社会活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等材料组成［1］。任何企事业单位的档案部门都是与该单位的研发、生产、经营活动密切相关。档案管理工作作为企事业单位的基础性工作，对他们的生死存亡起着举足轻重的作用。本文主要分析了档案管理工作中产生的价值，旨在通过分析引起管理部门的足够重视和改变档案管理工作人员的思想意识，树立工作目标、明确工作责任，更好的发挥该部门的作用。

1　档案管理工作中价值分析的必要性

档案管理工作包括档案的收集、整理、鉴定、保管、编目、编研、利用和统计，它是维护历史真实面貌的重要事业，是国家各项建设事业必不可少的环节，是一项功德无量的工作。2012年12月15日，全国档案工作座谈会在京召开，胡锦涛总书记多次对档案工作作出重要指示，明确指出，档案工作作为一项重要事业一直受到中央的高度重视。然而，根据本人多年的工作实践和调查统计发现，无论是单位的管理部门还是档案工作的从业者都未能从根本上转变对该项工作的态度。具体表现在；①职位任用上，档案工作的从业者仍有不少非专业人士，有些是相近专业的人才，有些甚至与本专业相差十万八千里。②设备陈旧。随着档案信息化建设的逐步发展，许多单位的硬件设备跟不上，甚至不愿意过多的投入，档案信息电子化进度慢，许多历史档案仍以纸质档案为主。③人才培养上，在岗人员继续教育机会少，管理方式方法落后。④档案工作人员地位不高，被认为是没有技术含量的工种。⑤从业者本人低估该工作的风险，认为该工作轻而易举，思想上认识不够。

2　档案管理工作的价值

档案工作价值是指档案在利用过程中产生的实际效益，是利用者在利用档案实现其预期目的的效果。档案工作价值很多，本文主要分析以下三种。

历史文化价值。档案的价值是“对历史负责，为现实服务，替未来着想”［2］。它作为一种特殊的文献，是人类活动的产物，具有特殊的价值，其凭证价值是任何资料都无法替代的。档案的珍贵在于它的原始性，真实性和多样性。它既不是标签也不是广告，更不能随便编制，任何杜撰出来的东西都不能称之为档案。档案管理是各行各业都涉及到的一项基础工作，与社会生活密切相关。档案工作是维护历史真实面貌的重要事业，其他所有的工作都不能做到像档案工作这样大的覆盖面和极深的渗透力。没有档案工作人员的辛勤工作，人类社会也不可能在继承中发展和进步。

经济价值。大家熟知的人事档案和商业秘密都属于档案。人事档案记录着一个人的学习经历、工作经历、职务职称以及个人的基本信息。这些材料已经成为很多商家争夺的目标，往往拥有的信息越多，商家谋利的几率也就越大。商业秘密被视为企业重要的无形资产，是企业知识产权档案的组成部分，具有极高的市场价值和潜在利润。尽管其无形，但总要以某种形式保存下来。一旦泄露将给公司造成巨大的经济损失。相反，得到该商业秘密的企业将获得巨大的利益。如，服装行业里新款式的设计、生产企业一些新产品的配置以及所有企业的运营模式、结构、财务状况等，由于这些档案的赢利性服务的特点赋予他们隐性创造经济价值的特征。

情报价值。传统的档案信息主要发挥参考价值和凭证价值，如今，越来越多的人开始意识到档案材料作为一种知识资源所具有的情报价值。企业档案是企业知识的重要组成部分，其完整的记录了企业的宏观和微观发展情况，具有无可比拟的资源优势，也是情报信息的重要来源。美国情报专家伊恩·登指出：大量情报所需要的信息80%来自于企业内部［3］。美国战略管理专家D.E.hannon认为，只要采取系统和持续的方法，企业要想获取竞争对手的信息简直易如反掌。作为企业资产的科技档案、销售档案和财务档案等，记载有不为公众所知的能给企业带来经济效益的技术信息和经营信息。这些信息往往成为竞争对手觊觎的对象，获得这些信息可以成就一个企业的未来。

3　档案管理工作中价值分析的启示

档案管理工作看似平凡，却在做着不平凡的事情。通过以上的分析，我们更加意识到档案管理工作的重要性。为了提高工作效率，需要从以下几个方面入手。

进行继续教育，提高在职人员业务水平和思想境界。在新形势下，传统的档案管理模式和服务方式已经不能满足时代的需要，构建多层次、多样化的档案管理资源结构，丰富馆藏资源已迫在眉睫。通过继续教育使得从业人员掌握现代管理手段，通过学习计算机技术和数字化技术，不管提高其创新服务能力。通过思想教育使其转变态度，调整心态，孜孜不倦的投入到工作中。

加强档案管理的现代化建设。加大对档案管理使用的软硬件的投入，提高档案的信息化建设，完善信息化建设的基础设施。包括数据存储器、服务器、数据库管理系统、操作系统、安全系统、交换机和路由器等。搭建安全有效的数据管理平台，提高数字化转换工作的质量，实现档案信息资料的规范化与标准化。

完善档案管理制度，规范档案管理工作，提高档案服务水平。档案管理制度包括：备份制度、维护制度与监控制度。俗话说：“无规矩不成方圆”。只有明确的规范，从业人员才能做到一丝不苟，在工作中做到有的放矢。

对于档案工作中的价值研究尚需时日，本文只是冰山一角。在日后的工作和研究中，我们会不断的发现其更多更深的价值。正因为档案工作的基础地位不可动摇，我们更应该提高认识，努力做好最基本的工作，更好的为国家事业单位，企业提供保障。

［1］吕文庆.信息化时代档案管理信息化建设［J］.办公室业务，2014（10）.

［2］李艳丽，王海景.新形势下档案管理的创新服务［J］.科技与创新，2014，（22）.

［3］方文蓉.关于创新档案管理工作的几点思考［J］.企业管理，2014（2）.