关于打造船舶登记档案管理升级版的思考

张辛

摘 要：本文针对当前船舶登记档案管理存在的问题和弊端进行了分析，提出了在新的《船舶登记工作规程》框架下，如何强化船舶登记档案管理、全面打造船舶登记档案管理升级版的对策与建议。

关键词：船舶登记档案管理 现状和弊端 对策

近年来，随着水运业的发展和国际化进程的加快，船舶登记法规不断完善，船舶登记管理软件不断更新换代，近期颁发了新的《船舶登记工作规程》（以下简称新《规程》），使得船舶登记工作愈来愈趋于科学、规范和高效。但就船舶登记档案管理现状来看，由于历史的和认识上的原因，还有许多亟待完善的地方，尤其是现代化管理手段在船舶登记档案管理中的搁浅，明显阻滞着这项工作的发展。笔者就此谈谈有关船舶档案管理的粗浅想法，希望能以蚓投鱼、抛砖引玉。

1.船舶登记档案管理现状及弊端

（1）各地登记机关的船舶登记档案管理无统一实施细则和作业指导书，各行其是，造成管理不规范。

虽然有交通部颁发的《中华人民共和国船舶登记档案管理规定》，但各地登记机关作业指导要求不尽相同，案卷的立档、存档方式几乎是一个登记机关一个版本。从档案目录来看：比较完善的是采用excel文档，表头有船名、曾用名、船舶登记号，表中有登记日期、资料名称、页码及备注；普遍的做法是表头有船名和登记号，表中有资料名称、页码及备注；简单做法是没有表头，只有按照序号排列下去的文件名称；极简的做法是一次登记只注明登记项目和页码总数目。从船舶登记档案装订来看：有用档案专用的塑胶条装订的，美观、方便、不污损档案；有用老式的鞋带或者线绳装订的；甚至还有用密密麻麻、层层叠叠的订书针装订的。从编制页码来看：有的打在上角，有的打在下角，有的不打印页码……从立档内容来看：一是资料缺失现象较为普遍：如所有权登记时没有船舶照片或者只有一到两张船舶照片；经营人发生变化，漏存国籍证书变更登记的相关材料等；二是档案存放顺序较乱：不按登记时间顺序或登记项目资料相关顺序存放；三是旧证书收回后未加盖“业已注销”章，提交的材料及相关证书为复印件时未加盖“与原材料核对无误”章。四是发票、单据等未补镶于A4纸张上装订，而是散乱的夹在档案中。由此看来，各登记机关对《中华人民共和国船舶登记档案管理规定》的理解和把握的尺度是有明显差异的。船舶登记档案的不规范不统一造成档案管理的混乱：资料缺失、顺序颠倒，资料损毁是普遍现象，一船多档、一档多船亦不鲜见。

（2）船舶登记簿的编制无格式规范可循，各登记机关做法不统一、不严谨以及操作的随意性大大影响了其利用价值。

船舶登记簿是真实记录船舶历次登记种类及发证、换证情况，是船舶登记档案管理的辅助。一般制作过程是：在打印完登记证书后，根据船舶登记台账填写的登记内容，再从船舶登记系统中查找对应的项目打印出来，整理归档。各个登记机关归档方式差异很大：有的是以船舶登记号为单位归类，有的是与船舶登记台账同步，按照时间先后顺序打印出来，以一年为单位装订成册。因为没有统一的标准和严格的要求，所以各机关的做法大都流于形式，不能保证完整准确。按照船舶登记号归档的会因为船舶的重新登记或转移失去资料的连续性和完整性；按照年份归档的，一艘船的信息可能分散在一本或好几本资料中，查询起来十分困难。还有一个较为严重的问题：船舶登记簿模块只能显示相同登记项目的最后一次登记内容。例如，有的船东刚刚办理国籍证书不久就可能换发其它种类的国籍证书（如中文国籍证书转中英文国籍证书），上次若未及时打印船舶登记簿基本信息，就会被本次信息覆盖，造成资料的缺失，失去追溯功能。

（3）船舶登记档案信息化程度低导致管理不能高效，资源不能共享，难以实现管理上的规范化、标准化，同时也是新《规程》实施的重大障碍。

目前，在B/S版船舶登记系统里，船舶档案管理栏目里只有“档案清单上传”、“档案清单查询”和“档案清单修改”，迄今只启用了发生登记机关转移的船舶清单上传项目，显然是不能全面反映船舶登记档案管理要求的，即船舶登记档案管理还没有在信息平台充分体现、更无法与船舶登记相关业务在平台整合。船舶登记台账是打印证书后按照审批材料的内容和证书流水号逐一手工填写的；船舶登记簿是参照手工填写的船舶登记台账从登记系统打印出来的；证书的管理也是手工填写的。以上这些做法费时费力、错漏几率大，因此船舶登记档案管理还处于低效率的手工操作阶段，于外毫无共享性，于内其准确性、完整性都存疑。所以，船舶登记档案的管理还谈不上真正的电子化、信息化。

大量存放的船舶登记档案靠手工整理，一方面受自然条件的限制或多或少会造成损耗，影响档案的完整性、稳定性，致使全面快速地把握管辖区域内的船舶资料信息比较困难；另一方面致使船舶登记档案管理人员大都日复一日、年复一年地沿袭着前任的做法，重复着低水平、低效率的劳动，无法使自己的劳动成果在信息平台得到验证和分享，也无法从信息平台获取相关资源以提升管理水平和完善船舶登记档案管理。再者，信息资源不能共享不仅造成资源的大量浪费，而且难以实现管理上的规范化和标准化。

新《规程》已于2015年1月5日实施，其中最大的变革是船舶转港登记的办理：当船舶发生转移时，根据新《规程》第一百二十条 “本船舶登记机关形成的船舶登记档案在本机关保管，船舶登记档案原件不转往新的登记机关。”船舶登记档案的合法合理性归原登记机关负责，接收单位只要收到对方的注销登记证明书和从船舶登记系统获取原登记机关上传的船舶档案登记清单，按照“只接收，不审查”的原则立即办理新的登记。这样做转港效率是大大提高了，但登记人员却忐忑不安了。以往大多数船舶登记人员在办理转港的船舶登记资料审核时都遇到过这样或那样的问题：如买方提供的买卖合同与外地转来买卖合同不是一个版本；船舶改建合同或其他资料遗失；漏盖公章……没能统一规范的、原来不曾共享的船舶登记档案清单上传作为下一个登记机关的登记依据，根据新《规程》来办理，就当前船舶登记档案管理现状，这些情况是难以发现和查证的，万一被不法分子利用就会滋生出新问题；另一方面，按新《规程》办理明显造成了一船多档，在没有信息共享的前提下，身处异地的一船多档管理不方便也不合理。endprint

2.对策与建议

（1）完善船舶档案登记管理体系，制订船舶登记管理细则或办法，明确和严格实施管理责任制。

交通部颁发的《交通材料立卷归档办法》和《中华人民共和国船舶登记档案管理规定》对船舶档案登记工作有着直接而广泛的指导意义，但一直缺乏针对船舶登记档案的立卷归档实施细则或办法，因此各地的作业指导书不仅粗略而且各不相同，加之监督、奖惩机制的缺失使得管理人员安于现状，船舶档案管理工作多年来没有大的改善和提高。因此这项工作管理模式的变革势在必行，且要制度先行：建立健全管理机制，从管理人员职责、立卷、归档、装订、保管、利用、移交、销毁、转档以及奖惩各个环节制订实施细则或办法，并切实推行三级管理责任制度和监督制度。

（2）在全省建立统一的船舶登记档案管理作业指导书，细分到各类表格的使用、船舶登记清单的填写、船舶登记簿的编制、装订和存放的技术要求等，强化基础管理。

根据《中华人民共和国船舶登记档案管理规定》第二十二条：“归档案卷应当齐全完整、分类清楚、题名确切、容易查找，书写应正楷整洁。”如何做到这一点是要统一认识和明确指导的。笔者就以船舶登记档案的目录清单为例来详述做法。以下几种档案目录清单是比较具有代表性的：

船舶登记档案卷内目录不仅要真实、准确、有序、完整反映卷内每份资料名称、位置，而且应反映该文件区别于其它档案文件的基本属性：如船名、登记号、案卷号、曾用名等，以便快速，准确识别要查找的资料。如图1所示目录，内容过分粗略，仅有资料名称，没有页码和登记日期，表头只有船名，查找资料难度很大，案卷资料极容易混淆漏失；图2所示目录，登记号、档号，登记日期、页码都有了，基本不易混淆，查找相对方便，但不同时间登记的资料从表格上不易区分，登记项目不能一目了然；图3所示目录相对图2在备注里增加了登记项目的名称，便于区分，但没有船舶登记号或档号，我国同一地域的船名很多仅差一个字，比较易与其它档案混淆；图1至图3所示目录都没有船舶的曾用名，缺少追溯性，容易造成一船多档；图4所示目录登记日期清晰，资料内容填写完整有序，页码清楚，船名、曾用名、登记号在表头一一标出，这样就容易查找，可追溯性强，不易混淆，若增加一个登记的项目名称就更加完善，在上传清单时更方便快捷。综上，对船舶登记档案目录的作业指导建议可以细化至如下表格：

以上设想不一定是最合理的，只要完全、准确体现《中华人民共和国船舶登记档案管理规定》的要求，与船舶档案电子化管理充分对应，在必要的时候易与全国船舶登记档案数据库和查询系统对接就是最科学的。

（3）抓住船舶登记档案管理升级的关键：拓展船舶登记系统电子信息平台，嵌入完整的船舶档案管理模块。

档案电子信息化管理相较于传统的管理不仅存储量大，快捷方便，而且更为安全稳定，加快运用互联网技术，全面电子信息化，是实现船舶登记档案管理飞跃的关键。船舶登记档案管理组织结构图结构如下：

从图中可以看出船舶登记档案管理分为四个方面：船舶登记档案案卷、船舶登记台账、船舶登记簿、船舶登记证书，而这四个方面恰恰是紧密联系，不可分割的——后三项的内容都可以在第一项里面找到原始依据；第二与第三项的主要内容一致，只是表现方式不同；第二与第四项内容可以相互对照印证。正是因为它们的紧密联系性、相互依存性使得船舶登记档案管理全面电子信息化可行性、实效性大大提高。

全面实现船舶登记档案电子信息化管理模块的设立要围绕以上四项内容，大胆突破：一是依托OCR技术实现传统船舶登记档案纸质文件的电子化。形成的扫描件和其他其它非文本格式电子文件具有全文检索功能。用户只须给出分类号和主题词，即可以找出相应的档案文件和相关信息。二是完善原船舶登记簿电子模块，实现其完整的追溯功能。三是整合船舶登记档案管理的相关内容，在船舶登记管理系统中嵌入完整的船舶档案管理模块，生成船舶登记管理的信息集合体，打破原来各项内容不断重复、孤立的、低效率的手工操作的格局，实现一个平台可以同时生成船舶登记台账，船舶登记簿、船舶证书管理台账。四是建立船舶完整的电子档案目录，以目录为引擎，实现各登记机关船舶登记档案资源共享，保证船舶转港的顺利与安全。船舶登记档案电子信息化，智能化之后，纸质档案与电子档案仍可以共存，并且可以互相检验印证其准确性，还保留了原始资料的法律效力。

随着现代化管理手段的深入，我们完全有理由相信，船舶登记档案管理工作效率会大大提高；服务将会变得更快捷更人性化；船舶转港登记面临的问题也将迎刃而解。

参考文献：

邑彪.船舶登记档案移转的实践与建议.endprint