大型仪器设备开放基金管理及信息系统建设

钱俊臻, 廖 琪, 严 薇

(重庆大学 实验室及设备管理处， 重庆 400044)



大型仪器设备开放基金管理及信息系统建设

钱俊臻, 廖 琪, 严 薇

(重庆大学 实验室及设备管理处， 重庆 400044)

大型仪器设备开放基金能促进开放共享，有效提高大型仪器设备的使用效益，保证大型仪器设备运行处于良性循环。基于大型仪器设备开放基金手工管理中存在的问题，建设了大型仪器设备开放基金信息系统，优化了管理流程，提高了管理水平和效率，对学校科研工作和人才培养提供了条件支撑。

大型仪器设备； 开放基金； 管理信息系统

0 引 言

仪器设备是高校人才培养、科学研究和社会服务的物质基础[1]，近年来随着高校仪器设备数量和质量的飞速增长，对这些仪器设备开放共享的需求不断增强[2-3]。目前很多高校都在努力探索并创新相应的机制和制度，积极推进开放共享，提高仪器设备使用效益，保证仪器设备运行处于良性循环[4-6]。设立大型仪器设备开放基金是促进开放共享和提高使用效益的有力措施，采用信息系统对开放基金进行全过程管理能提高工作效率和管理水平，使管理更加规范和完善。

1 开放基金的设立与运行

为充分发挥大型仪器设备在教学、科研工作中的作用，避免大型仪器设备重复购置，促进大型仪器设备开放共享，学校设立了大型仪器设备开放基金，基金实行项目管理制，①支持教学、科研项目使用大型仪器设备，保证科研项目的顺利进行，②为大型仪器设备的开放运行提供资金资助，提高仪器设备的使用效益。根据“重庆大学大型仪器设备开放基金管理实施细则”规定，凡承担国家、省部级等纵向课题的教师、科研人员、实验技术人员如需用到原值20万元以上的仪器设备都可申请开放基金；申请周期1年2次，需经实验室及设备管理处初审和专家评审；获得批准的项目组需定下预期目标，同时明确开放基金的资助金额与自筹金额；开放基金使用过程中机组需做好详细记录，以落实开放基金的实际用途；开放基金使用完毕后各项目组需提交结题报告，对于取得显著成果的项目，在开放基金资助方面享有优先权[7-8]。大型仪器设备开放基金推动了大型仪器设备开放共享工作；提高了大型仪器设备的使用效益；缓解了大型仪器设备运行、维护经费的不足，使大型仪器设备的运行处于良性循环。

2 开放基金运行过程中存在的问题

随着大型仪器设备开放基金使用范围的不断扩大，原有的手工、纸质管理和操作方式逐渐显示出如下各种问题[9-12]:

(1) 基金的申请、评审、使用、结算、结题等工作牵涉到多个管理部门，如学院、实验室及设备管理处、财务处和科技处等，并涉及参与部门的工作人员、分管领导和相关学科的评审专家，因此手工管理工作效率低。

(2) 基金的调整、结算和结题流程繁琐,因此手工管理工作量大。

(3) 不能保证相关统计数据的及时性、准确性和唯一性。

基于上述问题，为简化流程、提高工作效率、提高管理水平，学校于2013年开发了大型仪器设备开放基金信息系统并于2014年正式上线运行。

3 开放基金信息系统建设与运行效果

3.1 功能设计

大型仪器设备开放基金信息系统建设的目的是在网络上实现开放基金申请、评审、使用、效益录入、费用结算、结题和数据统计等功能；给基金申请者和使用者提供一个平台，使他们能及时查询和了解基金使用情况；改变基金付费方式，将后付费改为预付费，改变了后付费所带来的繁琐与滞后等问题，避免基金负责人、基金使用人和相关工作人员在账目结算方面的重复工作；转变原有的手工管理模式，及时反映出基金的动态运行情况；提高工作效益，提高管理水平。

大型仪器设备开放基金信息系统在建设过程中特别注重信息共享，确保数据来源的唯一性和准确性。大型仪器设备开放基金信息系统实现了开放基金申请、评审、使用、效益登载、费用结算及结题等各个环节的过程和信息管理。管理流程中可以分为基础信息管理和开放基金管理流程。其中基础信息管理流程需实现可供开放共享的仪器设备的管理，可申请开放基金的纵向科研项目的管理(基础数据来源于科研处)，专家库和人员库的管理(基础数据来源于人事处)，教师、实验人员、学生等人员库的管理(基础数据来源于人事处和研究生院)，它是开放基金管理流程的基础。开放基金管理流程包括申请、评审、使用、登载、费用结算、结题和数据统计等管理。

用户根据具有唯一性的身份认证号登录系统进行使用，系统根据身份认证号自动识别用户的角色，从而赋予相应的功能。系统管理员能使用的功能包括发布通知、对申请项目进行审核、组织专家对申请项目进行评审、对系统进行维护、对经费进行管理、对开放基金进行全过程管理、完善基础信息管理、完成数据统计等；项目申请人能使用的功能包括申请、使用和结题；项目负责人能使用的功能包括申请、初审、使用、确认付费、经费及其他状态查询、变更使用需求和结题；机组管理员能使用的功能包括使用和收费记录。大型仪器设备开放基金信息系统的功能(见图1)。

图1 大型仪器设备开放基金信息系统功能图

3.2 系统特点

大型仪器设备开放基金信息系统优化了现有的管理模式，简化了操作流程，提高了工作效率和管理水平，具有以下几个特点：

(1) 流程明确，管理规范。大型仪器设备开放基金信息系统流程非常明确，只有完成了上一步的流程才能进行下一步流程操作；对基金申请人和负责人的相关情况具有历史记录功能，例如上一批次未结题的不能再继续申请开放基金、不能申请自己管理的仪器设备、同一人不能在同一批次依托同一纵向课题同时申请几个开放基金资助项目等，整个管理流程清晰而规范。

(2) 角色清晰，权限确定。系统设置了5种角色，包括系统管理员、机组管理员、专家、项目负责人和项目申请人。用户根据具有唯一性的身份认证号登录，系统根据身份认证号自动识别用户的角色，从而赋予相应的功能。

(3) 效益实时登载。开放基金使用过程中，要求机组人员测试完毕后及时在系统中录入使用机时、收费情况、用途等相关信息，为每年的效益考核提供最直接最真实的数据，为经费结算提供真实可靠的数据。

(4) 及时准确结算。项目负责人或申请人使用开放基金后，机组管理人员在系统上及时扣除分析测试费用并由项目负责人或申请人现场通过系统确认，既为机组人员和项目负责人或申请人节约了时间，也能保证分析测试费用使用额度的准确性和结算的及时行，保证账目清晰。

(5) 基金使用过程动态管理与实时查询。项目负责人或申请人和机组人员随时可以通过系统查询基金使用情况，包括仪器设备使用机时、用途、金额和余额等，有利于项目负责人或申请人有计划地管理自己的开放基金，有利于机组管理人员了解自己管理的仪器设备的使用效益。

(6) 数据统计及时准确。信息系统对大型仪器设备开放基金实行全过程管理，能便捷、高效地完成项目、仪器设备、分析测试费用、余额和结题等的查询与数据统计，保证数据的真实与准确。

3.3 运行效果

大型仪器设备开放基金信息系统已上线运行1年，工作效率和管理水平得到了极大地提高。实行信息系统管理的2期开放基金共立项151项，资助金额68.1万元，自筹金额102.2万元，实际用于分析测试的金额为170.3万元。基金的需求和以前相比呈现不断增长的去趋势，从原来的74个增加到151个；基金的覆盖面从原有的2个学院扩展到11个学院；付费方式从原有的后付费变为预付费，保证了资金的有效使用，确保科研工作顺利进行。

4 结 语

大型仪器设备开放基金不仅支持了学校的科研工作和人才培养，调动了机组人员和仪器设备使用人员的积极性，而且促进了大型仪器设备的有偿服务，推动了仪器设备的开放共享，提高了仪器设备的使用效益[13-15]。大型仪器设备开放基金的信息系统则进一步规范了基金管理流程，提高了工作效率和管理水平，其使用过程能进行动态管理与实时查询，为数据统计提供了便捷、准确的手段。

[1] 闻星火,杨树国,黄 乐.高校仪器设备共享平台建设的实践与展望[J].实验技术与管理, 2010,27( 10) :8-11．

[2] 曾荣华,郑启明,李育麟，等.大型仪器使用及管理效益探讨[J].实验室研究与探索,2010,29(8):151-153.

[3] 张 宁,王树臣,石端虎.高校实验室大型仪器设备开放共享探讨[J].教育教学论坛,2014, 43:260-262.

[4] 刘嘉南.大型仪器设备开放共享基金建设的探索[J].实验室科学,2009(6):150-151.

[5] 陈 静,匡 健,朱 竹.大型仪器设备的资源整合与开放共享[J].三峡大学学报,2007(S1):63-65.

[6] 李 刚,卢亚雄.加强贵重仪器设备管理，努力提高投资效益[J].高校实验室工作研究,2007(1):76-80.

[7] 钱俊臻,柴 毅,严 薇,等.大型仪器设备开放基金建设的研究[J].实验技术与管理, 2011,28(11)：263-264.

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[9] 尹世学,黄 乐,闻星火，等.基于B/S模式的实验室开放基金管理信息系统[J].中山大学学报, 2009,48：181-183.

[10] 李小寒，权利宁.大型仪器开放测试基金管理系统的设计与应用[J].实验技术与管理，2009，26(3)：107-108.

[11] 夏 雪.实验室开放基金项目实施和管理中存在的问题和若干建议[J].科技信息，2012(12): 423.

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[13] 蒋国斌,朱丽珺.高校大型仪器设备开放共享平台建设探析[J].长江大学学报,2011(10):157-159.

[14] 肖 瑶.大型仪器设备开放共享平台设计与实现[J].软件导刊,2014(13): 99-101.

[15] 郭汝丽.开放共享，建设有特色的校级测试平台[J].现代科学仪器,2012(2):169-171.

The Construction of Information System for Large-scale Instrument and Equipment and Open Fund Management

QIANJun-zhen,LIAOQi,YANWei

(Lab and Equipment Managing Section of Chongqing University, Chongqing 400044, China)

large-scale instrument open fund can enhance the utilization and promote open sharing.Based on the problems existed in large-scale instrument open fund manual management we build a system to manage open fund.As a result,optimizing the management process,enhancing management efficiency and providing support for scientific research.

large-scale instrument; open fund; management information system

2015-02-15

钱俊臻，(1980-)，女,重庆人，正科级职员，主要从事仪器设备固定资产管理。

Tel.：023-65112180；E-mail：qjz@cqu.edu.cn

G 482.0

A

1006-7167(2015)08-0272-03