高校实验室建设项目管理系统设计

张惠芹， 周骥平， 何秉桦

(1.扬州大学 实验室与设备管理处，江苏 扬州 225009; 2.扬州大自然网络信息有限公司,江苏 扬州 225009)



高校实验室建设项目管理系统设计

张惠芹1， 周骥平1， 何秉桦2

(1.扬州大学 实验室与设备管理处，江苏 扬州 225009; 2.扬州大自然网络信息有限公司,江苏 扬州 225009)

为方便高校实验室建设的系统管理和科学决策、提升高校实验室管理水平，在对高校实验室建设项目管理的现状分析的基础上，提出了实验室建设项目管理系统的开发思路。通过建立管理系统的体系构架，分析系统项目申报、项目审批、项目执行、查询统计以及系统管理几大重要模块的设计思路，构建了利用Net+MVC方法实现的实验室建设项目科学化审批流程。高校实验室建设项目管理系统的设计解决了设备使用者和管理者在申报和审批过程中“信息反馈不及时，审批依据不充分”等管理弊端，能够更加及时、准确地统计高校实验室建设经费使用的动态数据，并能实现在规定时间内给设备使用者提供安检和质保期提醒的功能。

实验室建设项目; 管理系统; 系统设计

0 引 言

高校实验室的建设和管理是提升学校教学、科研等综合实力的重要环节。随着教育投资的增加，实验室建设项目的数量及当年完成的要求也在逐年增多。面对动态的设备数据和经费等庞大的信息总量，如何对其进行有效管理是高校实验室管理面临的重要课题[1]。时代的发展迫切需要一个科学、有效的实验室建设项目管理系统来提高工作效率、调控项目进程、提升管理水平。

1 高校实验室建设项目管理的现状

目前，国内众多高校已经基本实现了实验仪器设备的信息化管理，如大型仪器设备共享平台、国有资产管理信息系统、实验室智能管理系统、实验室安全培训和考试系统等。但是，国内高校在实验室建设项目与仪器设备的购置审批以及经费的使用管理仍普遍采用纸质材料逐级审批的手工管理方式，这种方式存在诸多弊端，已经不能适应新时期的发展要求。

1.1 审批繁琐,效率低下

目前国内很多高校都是多校区办学，教师要申请购买一台仪器往往要往返于不同校区的不同部门来逐级送审，流程繁琐，工作量大；尤其对于较大金额的申请，还要经过价格调研、可行性论证等审批流程，审批时间长，效率低下，严重影响了教学和科研的进程[2]。

1.2 “孤岛信息”,难以共享

学校管理部门和相关学院在忙碌各自工作时，并没有搭建一个有效的信息化沟通平台，“信息孤岛”里的信息无法及时沟通。导致统计查询工作繁琐、沟通成本增加，工作效率低下等一系列问题出现[3]。

1.3 建设进程,难以把控

传统的纸质审批办公方式让审批者和管理者都感到诸多不便，学校的设备项目建设进程不能一目了然，有时会因为信息不畅通，发生进程停滞现象。此外，要想了解经费使用情况，还要通过财务部门才能理清，理出的数据还不能确保及时性和准确性。这些都给实验室的建设项目和设备采购的过程管理带来盲目性和不确定性，难以保证建设项目任务的当年完成和建设经费的及时使用[4]。

因此，通过研发高校实验室建设项目管理系统，实现网上办公，提高工作效率，是现代高校管理工作的发展趋势。它不仅使办公流程制度化、规范化、数字化，还可以及时关注和管理项目经费的使用情况，避免项目经费超支的情况发生。能实现对建设项目实施过程的有效监控和管理、根据项目执行的情况及时做好宏观调控，确保实验室建设项目有效执行。

2 管理系统的开发思路

实验室建设项目与仪器设备管理系统以提高教学资源平台建设和管理质量为主线，探索信息化办公新途径，加强理论研究，提高管理质量，以做好高校实验室建设项目与仪器设备管理的网上审批和经费管理工作。对于学院和相关教师角度能实现实验室建设项目和仪器设备的网上申报，申报后能在网上全面跟踪和了解申报审批情况和设备采购工作进展状况[5]。 对于设备管理人员角度能全面了解全校实验室建设项目和仪器设备申报进程和经费使用情况。

2.1 系统设计的基本要求

(1) 管理操作的规范性。主要体现在审批流程的规范性和提交材料的规范性。管理系统通过合理的角色划分和严格的权限控制促进管理的规范化[6]。系统的申报数据可以在网上由申报单位从使用人发起申请，通过既定的流程执行。审批的每一个步骤，系统都有记录，申请是否审批通过，或者审批未通过的原因，以及设备采购执行到哪一步，申请单位和申请人都可以登录系统进行实时查询。省去了以往纸质逐级送审的繁琐流程，大大提高了工作效率[7-10]。另外，根据采购办法相关规定，仪器使用部门申请购置价格超过一定数额的须提交价格调研报告、可行性论证报告及调研方案等相应的文本材料，但以往在实际操作过程往往因为许多人为因素，提交的材料不合格或者甚至不提交材料。针对这一现象，系统专门设立条件实现预筛功能，并提供相关文件模板，对于未按照要求规范提交相关材料或材料提交不全的申请，系统就会无法执行下一步，这样可以大大简化工作流程，也规范了采购申请和管理工作。

(2) 良好的数据统计性。设备采购部门及时登录设备执行招标、公示、预付款以及付款金额等状态，方便设备采购申请单位和设备采购部门及时了解仪器设备采购进展情况以及经费使用和余额查询，这样更加有利于全校实验室与设备的管理和规划[11-14]。

(3) 便捷的运行过程提示性。系统除了能全面了解全校实验室建设项目和仪器设备申报和经费使用情况外，还能提前筛选并监控危化设备的采购和管理工作，并能实现设备质保期和定期安检等短信自动提醒功能。在质保期和安检规定日期到期前，分别向使用人和分管领导发出提醒短信。可以帮助设备使用单位更好、更加安全的使用仪器设备。同时也可以大大节约国家资源，提高服务质量和管理水平[15-16]。

2.2 管理系统的体系构架

根据系统开发的基本要求，构建了实验室建设项目管理系统的体系结构(见图1)，管理系统主要有项目申报、项目审批、项目执行、查询统计、系统管理和数据库等模块构成。项目申报主要是：项目建设者在线提交项目申请，申请包括项目名称、仪器名称、申请经费及经费渠道等信息；项目审批主要是：实验室与设备管理处主要管理者根据学校的发展要求对申报项目经费渠道、资助经费金额等进行审批；项目执行主要是：对前期申报的项目进行管理，包括任务分配、设备采购以及验收与安检。查询统计主要是：系统可以根据项目建设者和管理者的需求在线即时统计并反馈项目执行的情况；系统管理主要是：对项目进行全过程的管理，除了包括项目申报、项目审批、项目执行和查询统计，系统针对项目执行的不同阶段进行相应的功能配置，还要根据学校的发展做出相应的决策；数据库主要包括:采购计划表、采购设备表、审批流程表[17]。

系统运行关键在操作控制，主要包括：用户提交设备采购申请，经过学院院长审核、设备处综合科和安全科审核、设备处处长审核后开始执行采购，由设备处综合科等科室将计划分派给具体的采购人员，在采购人员完成了采购工作后再进行验收工作。

图1 实验室建设项目管理系统体系结构

系统的实现基于Web技术，采用.Net+MVC方法进行程序设计。

3 主要系统模块的设计

3.1 项目申报

项目申报主要包括申报的项目名称、设备名称、设备数量、经费渠道、经费预算及价格调研报告、大型仪器购置可行性论证报告等相关辅助文件。项目申报者根据实验室的发展和需求，在前期做好充分调研的基础上在线提交项目申报(见图2)。

图2 项目申报流程图

3.2 项目审批

项目审批主要包括分管院长、综合科、安全科和处长审批。各学院的院长对本单位提交的项目计划进行初步审核；综合科、安全审核：对各学院提交的项目进行信息审核和安全审核，并可以补充标注和修改设备的安全属性；处长审批：对各学院提交的项目进行审批，并确定资金使用渠道(见图3)。

3.3 项目执行

项目执行主要包括综合科分配项目、管理科、设备供应科、安全科执行和采购信息录入。项目经处长审批以后，综合科根据项目及设备的类别将设备计划下达给相关科室执行，各科室再根据分工将计划下达给具体到采购人员人。采购人员接到采购任务后，根据项目的实施进度修改项目的执行状态；并根据项目执行阶段完善项目的相关信息、录入资金支付情况流水

图3 项目审批流程图

信息；执行金额超出批准金额时，对采购人员进行提醒，同时提醒相关学院提交超计划执行申请。及时更新采购的动态信息以便于项目申报者、相关学院负责人和设备处管理人员能准确的查看到相关信息。当采购人员完成某项设备的采购工作后，该设备可以进行验收，当设备在完成验收工作的同时，系统会根据该设备的验收时间和质保期计算出该设备的下一次安检时间。当设备在使用过程中即将需要下达时此设备将显示在案件提醒界面中。安检人员选择需要进行安检的设备点击设备安检按钮完成安检操作。项目执行流程图见图4所示。

图4 项目执行流程图

3.4 查询统计

实验室建设项目与仪器设备管理系统具有强大的查询统计功能，它可以让相关学院和仪器设备申请执行者实时掌握仪器购置的进展情况，可以让设备管理人员随时准确了解学校仪器购置经费的使用情况。实验室建设项目与仪器设备管理系统是基于校园网运行，在数据集中存放、统一管理、充分共享的基础上，面向学院、仪器设备购置申请人、学院审批人、设备处管理人员提供服务。在国内外任何地域都可以通过权限控制使用系统。弥补了传统纸质办公，跑腿审批，机械统计的不足，为设备管理数字化打下良好的基础。

3.5 系统管理

系统管理是指管理全校的实验室建设项目系统。它除了包括项目申报项目审批项目执行、信息查询和统计等等，还根据建设项目的不同阶段配置不同功能、结合学校的发展及时维护和调整项目。系统管理由实验室与设备管理处的主管全权负责。时间维度上看，系统管理不同于一般管理，一般的管理主要对管理对象的目前状况进行控制，使之与预期的目标保持一致，而系统管理则不仅注重当前项目的管理，而且还注重对相关学院的学科发展及实验室建设项目过去进行分析和为将来发展进行规划的预测，把系统看成是时间的函数，根据各项目执行的情况宏观调控全校的实验室建设项目。从空间维度上看，系统管理也不同于一般管理。系统管理从整体、联系和开放的观点出发，关注具体实验室建设项目和仪器设备购置审批的同时，还考虑该建设项目与学校其他学科发展以及仪器设备共享等事物的关联性以及对象与环境的相互作用，从更大、更加广泛的视角来统一管理。从经费成本维度看，系统管理更加有利于高校经费的合理运用和经费的科学调控。

4 结 语

实验室建设项目与仪器设备管理系统的开发，简化和规范了审批流程，提高了工作效率，增加对建设过程的管控能力，同时该系统还方便了数据交换和共享，不仅改变了工作方式、提高了工作效率，而且增加了设备资产购置申请和审批的理性，信息的共享还可以降低招标成本，确保了年度项目建设任务的执行完成。该管理系统已投入我校2014年实验室建设项目管理的试运行中，效果良好。我们将在不断完善管理系统功能和操作控制性的基础上，充分发挥管理系统的效能，为学校事业的发展做出更大的贡献。

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Study on Project Management System for Laboratories in a University

ZHANGHui-qin1,ZHOUJi-ping1,HEBing-hua2

(1. Administration Office of Laboratory and Equipment, Yangzhou University, Yangzhou 225009, China; 2. Yangzhou Nature Network Information Co., Ltd., Yangzhou 225009, China)

Because the traditional laboratory construction project management pattern cannot adapt to the development of school, based on the analysis of the status, this paper puts forward a new idea for laboratory construction project management system to improve the laboratory construction project management, and help to make scientific decision, to improve laboratory management in university. By .Net+MVC, the management architecture is built to realize scientific laboratory construction project approval process. It includes project application, project examination, project execution, query and statistic. The system solves the many problems, such as information feedback in time, lack of basic information in examination and approval and so on. It can deal with the dynamic funding data of laboratory construction timely and accurately, and realize device security checking and warranty reminding during given period.

laboratory construction project; management system; system design

2014-09-18； 修改日期：2014-12-15

扬州大学2014年度教改课题专项资助(YZUJX2014-56D)

张惠芹(1974-)，女，江苏泰州人，硕士，助理研究员，综合科科长，主要研究方向为高校实验室建设和管理。

Tel.：13951059070；E-mail: hqzhang@yzu.edu.cn

TP 311.52

A

1006-7167(2015)08-0249-03