论如何做好水电站工程项目档案管理

字继仙

摘 要：随着我国经济的不断发展，水电工程的建设也经历不断发展和完善的过程。水利发电作为国家支持发现的环保绿色能源，各省市每年都有大量水电建设项目开工，工程项目投资也从几百万至上亿等项目部等，各参建单位水平岑差不齐，在水电站的建设过程中，涉及很多管理的工作，在参建单位多的情况下，各参建单位的管理模式有差异，对档案管理工作的开展也就相应的出现了很大的困难。如何做好水电站工程项目档案的管理工作是一门值得研究的学问，下面就这一问题提出简单的建议和看法。

关键词：建设项目 电子档案 档案培训 档案管理

中图分类号：TU71 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）03（b）-0195-01

国民经济水平整体上升，各类工程也在将自己的技术不断深入更新。在水电站建设方面，也在不断更新先进的技术。随着我国经济体制的变化，水电站的建设从原来单一计划指定施工单位到了招投标承包制、建设监理制、合同管理制，工程项目成立了水电开发公司或是水电建设局等多种形式的业主管理机构。通过推行新的管理体制，水电建设出现了一个崭新的局面，新的运行机制也在企业档案管理中落实。工程建设中新的制度保证了工程建设各参建方直接对业主和地方负责，对整个工程项目档案工作全面实行就有了统一系统的管理和把握，为确保水电站工程项目竣工档案的完整、准确、系统，打下了坚实的基础。

1 明确水电站工程项目档案管理的重要性以及其特点

在水电站工程项目的建设过程中，会产生大量的文书档案，而这些项目档案的验收是项目竣工验收的重要组成部分，缺少项目档案验收或者项目档案验收不合格对整个工程项目竣工验收有重要的影响，会阻碍工程竣工验收甚至不能通过。由此可见，项目档案验收的在水电站建设中竣工中的重要性。就目前而言，有部分工程建设参建单位领导对档案管理的工作不够重视，因而忽略了档案管理，导致档案日常工作的材料收集、整理得不到有效的控制，累积后导致归档文件材料的不齐全、不完整，最终对工程的竣工验收造成恶性的影响。为了避免因不够重视而产生的档案工作的纰漏，就应该对领导以及相应的工作人员进行档案管理工作重要性的教育，提高其对项目档案管理工作的重视。要对领导进行说服，在领导重视后，才能对下级的工作人员进行严格的要求。在上级领导的严格要求下，下级人员对工作的重视程度才能得到根本的提高。上级领导的重视和要求、下级人员的积极落实配合，全程档案管理的配合才能让这一工作高效率的完成。

随着科技的不断发展，项目档案的形式也越来越复杂，这对于了解项目来说是可喜的方面，因为项目的建设在后期的了解中可以有更多更具体的资料能够参看。随着网络以及电子科技技术的不断发展，各类图像、声像、文字在各类媒介上保存，例如：纸质、胶片、磁介、光介载体。而这些资料的存在，在丰富档案资料的同时，也加大了档案管理的难度，为水电站建设项目档案管理带来了新的挑战。例如：在档案建立的过程中，电子技术的应用，在对数据进行记录的时候应用打印稿件导致其真实性受到质疑。在这种问题出现后，监理就应该充分发挥其重要作用，严格执行建设项目全面的监理制度保证工程的质量，为档案管理提供完整、准确、规范的档案资料。

2 对工程项目档案管理工作的有效规划

对于一项工程的开展，科学的计划是有效的进行高效率工作的前提。项目档案管理在水电站的建设中是一个复杂的工作，涉及到多个单位。在进行管理的过程中，各单位的档案建立整理的差異会让最后的管理工作劳动量加大。因此，最高管理层应该将档案管理系统样板化、标准化，尽量精简管理流程减轻工作人员的负担，提高档案工作的效率。可以在相关的地方设立指导督查小组，以对档案工作进行指导、监督。定期对档案管理工作进行检查，对完成工作的质量进行评估，实行奖惩制度，提高各单位对档案规范化管理的积极性。

3 加强对档案管理人员的培训

档案管理工作看似简单，实际工作内容却牵涉到多个部门，对于相关工作人员的能力要求高。因此，对工作人员能力的提高的培训是必不可少的。在培训的过程中，不仅仅要对档案资料人员进行培训，还要对相应资料的形成者进行培训，以保证最终建立的档案合格、规范。对资料人员的培训，要从档案的收集、整理、保管、鉴定、统计以及后续工作中的利用、编研都要进行系统的教育，提供一整套科学的理论和工作方法。另外，因涉及多个单位，还对相关人员的沟通、管理能力有一定要求，方便与各部门的协调。相关工作人员还应该与时俱进，学习新时代的知识和先进的技术，将其应用于档案管理的工作中，为水电站的建设提供高质量的痕迹资料，为项目建设的竣工做出力所能及的贡献。

4 借鉴相关管理的经验

档案的管理工作，不论在重大工程建设项目中，还是在小项目的工程建设中都具有重要意义。在进行工程建设项目档案的管理过程中，应该对相关的法律法规熟知并认真贯彻落实。而作为项目档案管理者，不仅仅要对该专业的知识精通熟练，还应该学习其他的管理知识，例如：对档案的管理、对人员的管理。只有在掌握人员管理的基础上，才能与各单位的人员沟通接洽，完成档案管理工作。以档案管理知识的熟练为前提，才能对建设中档案工作的布局、规划做好正确的把关。完善相应的制度体系，对档案管理工作提出一整套科学的实施方案。没有相应的制度，工作人员在执行相关工作时也没有规范的准则，容易产生偏差。例如：应当规定相应资料填写的要求，日常工作中使用符合档案保管规定的书写材料和载体，不能用热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。硬性规定后，方便资料收集的整理。再者，资料填写和上交整理的时间应该做出相应的规定，避免时间拖延后资料的丢失缺损以及污染等。

及时对收集的资料进行整理、归档，定期检查档案的保存及收集情况，发现问题及时整改，保证在竣工验收时呈递出质量合格的材料。

5 讨论

水电站工程项目档案管理工作的重要性已在上文明确阐述，因此按照相应的法律法规、行业标准，高质量的完成档案管理是工程项目必须完成的工作。而在社会不断进步的今天，档案管理工作的性质虽然没有变化，但是新兴的科技技术在方便档案管理和丰富档案资料的同时，也为档案管理工作带来的更多的问题和挑战，要想在新时期做好档案管理工作，就必须在扎实档案管理基础理论技术的同时与时俱进，学习新的技术知识。另外，要完成档案的管理工作，还需要各个参建单位领导以及各级人员对项目档案的重视，认真完成原始资料的生成，配合档案管理。只有各部门都重视配合，项目档案管理工作才能在合格的基础上追求更高的质量。

参考文献

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