基于KMS平台的电子合同档案库管理系统建设

谭文春

摘 要：合同管理涉及到企业合同的有关工作，上海宝信软件股份有限公司为了提高合同管理效率，采用KMS平台对电子版合同分类系统管理。虽然在信息化的今天，信息化取代了传统方式，然而，公司原本的KMS从2005年至今平台随着各类系统的建立，公司各本部陆续建立部门的KMS平台，原公司级的KMS功能越来越单一。本文针对基于公司KMS平台的电子版合同库管理系统建设展开深入研究，在传统的档案管理之外，提出完善KMS平台的电子合同档案库系统的策略。

关键词：KMS平台；电子合同档案库；分类

前言：当前大多数企业的合同管理还采用人工化，工作效率低，有一些企业虽然采用电子合同管理系统管理公司的合同，但是，随着科技在不断创新，以往的电子合同管理系统已经不能跟上信息的步伐，使得系统结构和功能上更加单一。因此，为了提高企业合同管理能力和管理效率，必须要加强对基于KMS平台的电子合同管理系统的建设，从而完善电子合同管理系统。

一、KMS平台概述

KMS平台即知识管理系统平台，将组织应用平台与工具及网络技术相结合，并采用先进的软件技术，通过搜索引擎技术和语意解析技术等来构建平台的核心要素，然后对组织中的方案和经验进行管理，并对信息和策划、成果等进行分类、储存，从而将这些信息纳入平台的主要构成部分，KMS平台其实是支撑整个管理系统的关键，它是支撑知识管理的IT系统，并且通过构建的数据库对不同格式与类别的信息予以分级管理，如Excel、word等在合同管理系统中都可以实现有效区分。KMS平台能够实现资产积累，避免资产流失，而且可促进经济增长，增强企业核心竞争力；快速分析企业知识结构、分类存储知识数据、共享知识应用、提高企业管理效率，增值企业知识资产[1]。

二、电子合同档案库概述

电子合同，即电子商务合同，结合我国《合同法》的相关规定，将电子合同的定义进行如下规定：电子合同，即双方或多方当事人之间以电子信息网络为媒介，通过借助电子的形式所达成的设定、变更以及终止财产性民事权利义务关系的有关协议。由电子合同的定义可知，其是以电子方式为主而订立的合同，主要是指，在计算机互联网的背景下，各方当事人为了实现其各自的目的，通过借助数据电文或是电子邮件的形式所签订的对双方的权利和义务关系进行明确的一类电子协议。与传统的纸质合同相比，电子合同在存储和管理方面更加方便，且具有较大的优势，而这与电子合同档案库的建立和发展是密不可分的。电子合同档案库作为企业档案现代化管理的系统，既可以自成系统，为用户提供完整的电子档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。可对档案数据库进行备份，可设定档案密级，可按部门按专业按用户级别检查访问权限。日志库自动记录对档案库的所有检索、调档、增加、删除、修改等操作。

三、基于KMS平台的电子合同库管理系统的建设——以上海宝信软件股份有限公司为例

（一）加强系统管理功能。公司KMS全称“宝信KMS过程文档管理平台”，总体功能是提供知识采集、加工、共享、管理等全面的知识管理系统功能。知识采集是KMS过程文档管理平台的基础，是技术资料管理以及其它文档进入KMS的入口。建立良好的知识地图是知识检索与定位功能的基础，知识地图支持动态更新，为了满足公司的经营管理和社会的需求，随着公司的知识管理重点的不断变化，功能需求的变化，知识地图开始弱化了其它功能，强化作为电子档案库的建设。

（二）加强权限管理。采用严格的内网权限限制，对文档目录、单独重要文档的权限设置到群组或个人。权限分为检索、查看、修改和上传权限。在内网权限的限制作用下，电子合同库管理系统的安全性得到了进一步提升，一方面，对于要进入公司档案库进行合同浏览和抽取时，系统界面会先弹出身份验证信息，而只有当使用者通过身份验证后，方可实现对合同的查阅和浏览。而检索的目的则是为了在用户通过身份验证后，提高对合同的利用效率；另一方面，检索、查看以及修改和上传等关于电子合同的各方面工作各自独立，也大幅提高了合同的安全性。例如，在进行电子合同的检索时，工作人员的主要任务是将所需合同从众多文件中挑选出来，在此种情况下，其只能通过文件检索模块的身份验证，而无权观看文件内容。在充分认识到权限管理对电子合同库管理系统建设重要性的基础上，上海宝信软件股份有限公司所研发的基于KMS平台的电子合同库管理系统在权限管理上严格执行内网权限限制管理，对于权限的设置则在对基于KMS平台的电子合同库管理系统升级之后加强了权限管理功能，上海宝信软件股份有限公司自从采用

KMS平台的电子合同管理系统以来，与以往传统的合同管理相比，更加具有高效性，极大的方便企业合同管理，而且更加能够维护企业合法权益。为了适应计算机网络技术新形势的发展，公司于2005年采用KMS电子合同管理系统平台管理合同[3]。电子化合同是公司的一项知识产品，必须完善电子合同管理系统，尤其是加强系统的建设，由于公司的KMS电子合同管理系统中缺乏权限管理，而权限管理恰恰能够提供系统的安全性能。通过对系统建立权限从而达到对访问对象的控制，可以通过定义角色来限制权限范围，每个用户分别对应不同的角色，同时用户只能在角色范围内进行操作，并将用户与数据间建立良好的权限关系，提高了KMS平台的电子合同管理系统的安全性。

（三）加强电子合同库的备份管理。由原来的硬件服务器备份到如今的云备份管理。上海宝信软件股份有限公司在对当前计算机网络技术发展现状和走向进行准确分析的前提下，将传统电子合同的硬件服务器管理方式更换为基于云备份的电子合同的管理方式，通过借助KMS平台，进而将合同上传至云端，由于同硬件服务器相比，云网络无论是在安全性还是效率方面均具有较高水平，故宝信软件公司将硬件服务器备份转换至云备份，既适应了当前计算机网络技术对电子合同库安全管理需要，又大幅提高了电子合同本身的管理效率和安全水平。

（四）加强日志管理。（1）本系统记录文档的所有操作日志，包括加载、更新、读取、下载操作；根据客户名称、客户经理以及分公司等诸多方面的日常工作，对系统的使用情况和工作内容进行查询统计，并以EXCEL表格的形式将统计情况输出，从而使公司经营者和管理层能够实时掌握公司各项业务流程的进展。例如，针对客户经理与客户签署的合同的管理工作，系统将电子合同生成录入后，便将其以日志的形式存储到预先设置的计算机硬盘中，当客户经理需要对某一客户信息和合同的相关规定进行查询时，则只需点击查询按钮，系统便将相关电子合同以EXCEL的形式直观显示到使用者面前，大幅提高了合同的管理和利用效率。（2）对于日渐增多的日志，提供归档功能。可以按照时间、文档类型、文档来源、操作类型等查询条件查询归档。基于KMS平台的电子合同库管理系统的优势之一是可以为用户提供日志归档功能。根据不同的分类标准，从而将大量日志进行有序划分。例如，当以时间为基础进行日志划分时，

KMS平台的电子合同管理系统会利用其内置的时钟电路进行文档的自动分类，需要说明的是，KMS server所提供的序列号的有效期只有180天，因此，对于公司相关工作人员而言，其必须在序列号即将到期时，再次手动连接KMS平台服务器，以获取新的序列号来支持其日志分类功能的实现。

结论：合同管理是企业的一项重要工作，关乎企业的合法权益，互联网技术在合同管理中的应用，极大的方便企业的合同管理。然而，随着近年来信息技术飞快发展，电子合同系统存在结构单一现状。因此，本文针对基于KMS平台的电子合同管理系统建设进行研究，从而加强对电子合同系统的建设，健全系统功能，从而确保KMS平台的电子合同管理系统更加完善。

参考文献：

[1] 王昕.网络环境下企业间运营模式优化探讨——基于电子合同服务平台[J].企业科技与发展，2013，10（01）：8-10.

[2] 方木云，彭慧子.基于容器模型架构的合同管理系统[J].中国管理信息化，2014，02（01）：50-53.