固定资产管理系统分析

韩鸣

摘 要：对于行政事业单位来说，固定资产是其正常运行的物质保障，也是其关键的经济资源。但行政单位在进行固定资产管理的具体工作中，会受到内部或内部诸多因素的影响，致使固定资产管理存在一些不足，为行政事业单位健康发展增加了阻力。基于此，本文对行政单位固定资产管理存在的问题进行深入探讨，并针对性的提出解决措施，以供同行参考。

关键词：行政事业单位；固定资产管理；系统分析

一、行政单位固定资产管理存在的问题

（1）缺乏完善的管理制度。行政单位在进行固定资产管理时，通常缺乏完善的管理制度，在固定资产从采购到投入使用，再到保管直至最终报废都没有相应的管理条例作依据，致使固定资产重复采购，或虽私自向外租借的情况时有发生。（2）核算的基础不健全。2012年，新行政事业单位会计准则规定，行政事业单位的固定资产应该按照企业的方式进行管理。但部分行政单位，在固定资产管理人员出现变动时，往往没有进行必要的交接，也未对库存进行彻底盘点，从而出现账目与实物不符的问题。加之，一些固定资产管理人员在录入资产管理卡时，仅注明一半信息，或是信息录入不及时，事后又忘记补足，还有一些固定资产管理的帐目不完整，甚至部分固定资产根本没有台账，在这种管理状态下账实不符的问题较为严重，未记录在账内的便属于失控资产，很容易发生资产流失的情况，缺账、错账，无人查账、找账，其结果便是固定资产管理的基础资料严重缺失。（3）固定资产利用率低下。一些行政单位在固定资产使用和维修方面时常失管，一些使用、维修人员责任心不强，认为固定资产与自身利益没有任何关系，致使固定资产维修缺乏专业性和及时性；如果领导对固定资产使用、维修疏于过问，则可能会出现设备过早报废的情况，甚至有的工作人员还乐见这种局面，因为在购置新的设备后，维修工作便会大大减少。这些违规操作衔接起来，便造成固定资产利用率低下、损失速度加快的结果，既使国家资产蒙受损失，还使公众利益受到侵害。（4）管理信息化程度低。当前，信息技术已渗透到社会经济的每个领域中，并且重要性日益提升。在部分行政单位中，固定资产管理仍处于传统的手工模式阶段，自动化的水平不高，并将信息化技术与固定资产管理相融合，大大降低了固定资产管理的效率和准确性，严重阻碍了行政单位固定资产管理水平的提升。（5）管理人员业务水平有待提高。部分行政单位固定资产管理的工作人员个人素质和专业能力均不高，对固定资产管理缺乏系统的理解，在管理的各个环节皆有不尽之处。管理人员业务水平和责任心的问题业已成为制约行政单位固定资产管理的重要因素。

二、行政事业单位固定资产管理的优化路径

（1）制定规范管理制度。首先，应对固定资产管理的各个环节设立相应的制度，包括固定资产的购入、使用、维修、报废等全过程，并对制度的执行情况进行监督管理。在购置之前，应首先对购置固定资产的开销进行科学预算；在购置时，应以我国的相关制度为准绳，依章办事，按程度办事，同时还应设立对采购进行监管、审核的机构，以提高采购环节的透明度。购入的固定资产要及时入账，并设置固定资产卡片，对固定资产的相关资料进行登记，财务部和固定资产管理部门要进行核对，保证账账相符；固定资产进行合理的分配之后才能投入使用。其次，对固定资产使用环节的管理，还应建立资产清查的制度，对固定资产进行定期盘点，以确保账目与实物相符。单位的领导要定时组织清查工作，对单位的固定资产进行全面清查，一对一的账面核对，盘盈和盘亏的固定资产要及时报批，进行相关的处理，保证单位的每一项固定资产都得到合理的利用。（2）建立健全核算体系。较之企业固定资产管理，行政单位固定资产管理的“责权利”三者之间的关系要更为独立，且国家已下发相关规定约束行政单位固定资产管理。2012年，新行政单位会计制度对固定资产管理、核算的要求进行重新调整，使行政单位固定资产管理向企业固定资产管理靠拢，且更趋完善。行政单位不仅肩负着固定资产管理的职责，而且还承担着监管职责，在这方面人人有责，并且要做到责任落实到位，谁接手谁签字，谁签字谁负责，这样就杜绝交接手续无详细说明，不查账、不盘点的极不认真负责的工作态度，并制定出适合本单位的固定资产核算体系，使固定资产在本单位的每个运行环节都账目清晰，核算准确，真实地反映了固定资产在本单位的运行轨迹。（3）提高固定资产的使用率。行政单位与企业在体制上存在着较大区别，但企业固定资产管理的一些优秀方法，经过一番优化后，同样适用于行政单位，如财务部门、维修部门、使用部门、技术监管部门等等共同协作、互相监督、互相牵制，一同组织联查工作，定期地对本部门各个单位使用和不用的固定资产进行盘点清楚，重点查处固定资产的完好率、使用率、维修次数等等多项敏感指标，并对各项指标进行综合分析，对发现的问题及时上报和处理。由上至下做到奖励与惩罚分明，无论对于领导抑或员工，都能做到一视同仁，并将奖励或处罚的结果公布于众，将公开原则贯彻到底。（4）合理利用现代信息技术。近些年来，信息技术的潮已排山倒海势，席卷而来，渗透到我国各行各业中，行政单位固定资产也应与时俱进，引入信息技术，对固定资产进行实时、动态管理，以期提升固定资产的管理效率，推动行政单位健康发展。从当前来看，已有部分城市的行政事业单位已启用固定管理信息系统，从采购、报废及报损等各个环节，实现动态管理。并通过系统的有效控制，能够在管理部门、审批部门及其财务部门间形成有效的权利制约关系。对于固定资产管理而言，是一种创新。固定资产管理系统还能实现实时管理，无论宏观管理抑或微观管理都游刃有余，提高固定资产管理效率。行政单位在对固定资产进行日常管理时，应有意识的将信息技术引用其中，提升固定资产管理的信息化程度。同时，应将电算化引入行政单位财务管理中，对固定资产相应记录应看作会计记录进行保管，并做好备份、保密及归档等相关工作，避免由于病毒入侵、崩溃系统而导致数据丢失。总而言之，行政单位固定资产管理应搭载现代化技术，将信息管理系统与固定资产精细化管理相融合，形成全新的、符合当前行政单位发展需求的固定资产管理模式，提升固定资产管理的有效性。（5）提高工作人员的整体水平。人是管理的核心要素，在行政单位固定资产管理过程中，应着力提升管理人员的个人素质和业务能力，以便能够不断适应岗位的需求，提升员工的工作热情和主体性。首先，需要相关的工作人员提高认识水平，把各个环节的稽核工作和勾稽工作做清楚。其次，应强化对固定资产管理人员的选拔和培训，以不断提升管理人员的整体素质。在进行员工选拔时，应制定选拔的计划，并按计划按步就搬的进行选拔，以确保选拔过程的科学、合理。此外，应定期组织固定资产管理人员进行定期培训，使员工不断汲取行业内的前沿信息，不断掌握高新技能。最后，应将固定资产管理的责任落实到个人，并将固定资产管理的好坏纳入员工考核的范围，将固定资产管理与员工的个人利益相关联，以提升员工的责任感。在固定资产管理过程中如果遇到问题，应对问题的原因进行深入分析，而后针对性的采取措施解决问题。

三、结论

综上所述，固定资产管理能够为行政单位提供必要的物质基础，是行政单位管理工作中的重要组成部分。因此，在管理过程中，应从制度层面对管理流程加以约束，固定资产管理的每个环节都应做到有制度可依，按制度行事；同时还应建立健全核算体系，提高固定资产的使用率，将信息技术与固定资产管理相融合，提升固定资产管理的效率。此外，行政单位还应着力提升固定资产管理工作人员的个人素质和业务水平，使其能够在岗位上更好的发挥光和热。

参考文献：

[1] 张俐，张维玺. 基于JavaEE的固定资产管理系统的设计与实现[J]. 计算机工程与设计，2009，16：3797-3800.

[2] 赵冬梅. 固定资产管理系统的研究与应用[J]. 自动化技术与应用，2011，09：96-98.