谈谈学校档案建设

何泓枚

学校管理是一项完善的科学的教育工程，一般分行政管理、教育教学管理、学生管理、教师管理、总务管理、校园管理、档案管理等几部分。但是唯一不能忽视档案管理，不懂得档案管理是学校管理的一个重要组成部分，没有档案管理是不完善的学校管理。学校档案，是学校一切工作的综合反映。一所学校，如果能把自己历年工作实绩的所有资料，全面系统地划类归档，建立起规范化的学校档案，对进一步加强和改善学校管理，全面贯彻教育方针，提高教育教学质量，促进学校“发扬成绩，纠正错误”，在扬长补短中不断前进，有着极其重要的意义。

一、档案管理的内容

1、学校行政管理方面：校史及学校平面图、建筑图纸;上级的文件、通知及有关批复;工作计划、总结及大事记;各种规章制度、会议纪录及有关决定;固定财产登记表、统计报表及财务资料;受各级各部门表彰 情况及证件;历年学校领导班子的组成人员及基本情况等。

2、教育教学管理方面：教导处、教研组及团队组织的工作计划、总结;每学期教师任课情况安排表;每学期期终考试、各类学科竞赛及每学年升级、毕业考试试卷、质量分析、成绩统计表、分数册;不同版本的教材、教参;历年所订主要报纸、杂志;图书资料、教学仪器、文体器材、电教设施（含自制软件）的登记册; 学校和教师在各种报章杂志上发表的论文、经验材料及他人发表的（含广播、电视）报道本校事迹的新闻、通讯、经验材料;完整的教育教学档案资料等。

3、教师管理方面：逐年逐学期教职员工的花名册及基本情况登记表;逐月逐日教职员工的考勤原始记载;教师在校级以上（含校级）进行示范课、观摩课、教改实验汇报课、新教师转正定级公开课的教案及评教记录、指导意见及结论;教师在县级以上有关会议交流过但未发表过的经验材料;每学期教师的学科教学计划及班主任工作计划;教职员工的年度工作总结及考核评定材料;学历不合格教师的文化、业务进修资料及学历合格教师的继续教育资料;逐学期填写的《教师业务档案》等。

4、学生管理方面：每学年的分年级、分班学生花名册及基本情况登记表;学籍登记表（学籍卡或借读卡）;转学、休学、复学、留级的有关证件、存根及失学、死亡原因的情况登记;学生体检登记表及体育达标成绩 测查表;学生奖惩情况登记表;学生去向及毕业生花名册、毕业证存根、毕业生合影、毕业生去向等。

二、档案管理的方法

1、人人树立档案意识。一个学校能否把档案建起来，并管好、用好，关键是领导。校长重视档案建设，善于用档案资料统管学校各项工作，是做好档案工作的根本保证。校长重视了，就必然会要求全校教职员工人人树立档案意识，在日常工作过程中养成积累资料的良好习惯，避免平时不注意收集保存，遗失了，期末交不回档案室，入不了档。

2、校校设立管理人员。一般地说，在不增加编制的条件下，尽可能设档案专职管理人员（如聘用有一定管理能力、工作认真负责、身体健康的离退休教师），其他规模较小的学校可设兼职管理人员。要制订管理人员职责和管理制度，除建好、管好、用好档案资料等内容外，要特别注意在管理人员变更时，做好交接工作，防止人员变、资料丢的混乱现象。

3、件件资料分类入档。档案资料，通常一学期收集整理一次。对所收集的资料，在入档前一定要进行审查整理，认真鉴别，决定取舍，然后系统地分类、分项、分卷装入档案袋。一般学校要建立档案柜，档案袋入柜存放;凡有条件的都要建立档案室，档案室除放置档案柜存放文书资料等档案袋外，还要陈列、存放学校有史以来保存下来的有价值的珍贵实物（如奖旗、奖杯、奖匾、奖品，用过的校牌、校旗、国旗等）和报纸、杂志、教材、试卷等不能入袋的资料。

4、事事处处注意“四性”。即档案资料的连续性、完整性、系统性和价值性。连续性，是指跨学年的重要事件，如教改实验课题，一般都不是一个学年能够完成的，周期较长，一轮实验要延续几年、十几年，对每学期、每学年的阶段性实验报告和终结性的实验成果报告，以及其他有关资料，或二轮、三轮的实验资料，都要注意连续性;完整性，是指本学期、本学年的某件事、某项活动要有头有尾，善始善终，防止有部署没检查，有计划没总结;系统性，是指分类立卷工作要规范化。要科学地系统地分类分项，便于查找资料，发挥档案资料对学校工作的指导作用;价值性，是指对收集起来的资料，要严肃认真地审查整理，对那些没有教育价值、科研价值、保存价值和历史资料查找使用价值的就不必入档，可另作处理。档案资料不能兼收并蓄，把凡是收集到的东西统统塞进档案袋里。即使入档的资料，也要标明保存期--“永久”、“长期”，或“30年”。

三、档案管理的优越性

1、实行档案管理，能增强对学校检查评估的真实性和准确性。档案，是督查、评估和指导学校工作的可靠依据。有的学校，平时做了许多工作并卓有成效，但督导检查时，听汇报成绩不少，查资料证据不足，有的已经失落，有的一时找不到，而评估“重证据，不轻信口供”，积分自然受到影响。有了档案资料，就是真凭实据，督查评估就能做到公平合理。

2、实行档案管理，能调动教师的工作积极性，激励教师的竞争意识。比如《教师业务档案》，每学期根据各人的工作实绩填写一次，内容和本人见面，学校领导、教研组长和本人共同签字方能生效。由于绝大多数 教师的上进心、自尊心很强，这样做对每个教师都是一个有力的鞭策和鼓舞，增强其事业心和责任感，对全面贯彻教育方针，面向全体学生，全面提高教育教学质量，都有极大的促进作用。评模范，评职称、民办教师转公办等，“模范不模范，翻开档案看”，按工作实绩排队上，这几个过去的“老大难”，就会变成再也不难。

3、实行档案管理，便于查找和使用有关资料，便于利用校史及有关实物（包括录音、录像等），对学生进行校史教育、传统教育、爱国主义教育等。

4、实行档案管理，能进一步加强和完善学校的科学管理体制，使每所学校都能从本校的实际出发，摸索经验，按照教育教学规律办好自己的学校。教育是一门科学，有其本身的规律，但这个规律并不是任何人随便都可以掌握的，只有在工作实践中，不断总结成功的经验，记取失败的教训，得而不骄，失而不馁，才能从中找出规律，指导自己的工作在曲折的道路上不断前进。档案资料为此提供了有利条件，使学校管理从随意性、 经验型向自觉型、科学型发展。

总之，建立健全学校档案，实行档案管理，有利于学校查找和使用历史资料。