试论如何做好园林绿化档案管理

赵路平

【摘 要】随着社会经济的快速发展，人们对生活质量的要求越来越高，城市绿化也日益引起居民和政府的重视。园林绿化档案，是记述或反映园林绿化科技活动中形成的具有保存和利用参考价值的原始记录，它对于促进城市建设和和谐发展有着重要作用。本文试图结合自身园林绿化档案管理工作经验，对如何做好园林绿化档案管理工作谈几点认识。

【关键词】园林绿化；档案管理；措施

引言：

随着城市化进程的不断加快，城市园林绿化建设的规模和速度、质量和水平都有了显著提升，城市人居环境质量明显改善。近年来，各地建成很多园林精品工程，绿化施工的水平也越来越高。但是在具体项目中，园林绿化工程档案资料的管理水平却还有较大差距，很多项目的档案资料无法全面反映园林绿化工程项目的规划设计和建设审批情况、施工和养护过程的情况，也不能为建设单位提供完整的变更、竣工资料，难以为后期使用、维护提供详尽的依据。要全面提高城市园林绿化工作水平，就必须解决园林绿化工程档案资料管理这个突出问题。

一、园林绿化档案的内涵及特点

园林绿化档案是城建档案的一部分，是记录或反映某一单位或个人在园林绿化科技活动中形成的具有保存和利用参考价值的原始记录，它为城市发展建设和改造提供了宝贵的参考依据。园林绿化档案内容博杂，大致包括以下几类档案：园林基础资料如园林史料、园林建筑图及文字资料等；风景园林建设材料，如园林新建、扩建、改建工程项目资料房产、地产权证相关审批资料等；城市绿化建设资料，如居民區绿地、生产绿地的档案资料等，以及各类综合管理资料，如机构设置、领导变更情况档案资料，重大活动和实践的记录资料等。与其他档案资料相比，园林绿化档案有其自身的特点：

首先，园林绿化档案资料具有系统性。园林绿化档案资料完整而全面地记载了园林绿化工程从论证设计、施工、竣工、维护的相关情况，能够系统反映园林绿化工程的全过程以及每个环节之间的具体联系，因而园林绿化档案具有较强的系统性；其次，园林绿化档案具有较强的专业性。与一般性的档案资料不同，园林绿化档案是对园林绿化科技和生产活动这一专业技术领域相关活动的记录，因而具有较强的专业性；其三，园林绿化档案具有较强的动态性。这一特征是园林绿化档案与一般性档案的根本区别。园林绿化档案的动态性表现在绿化档案的记录内容和资料数量会随着绿化工程的建站而变化，因而具有较强的动态性。最后，园林绿化档案具有较强的多样性。由于园林绿化效果有一个生长周期，而且作为艺术观赏留给建筑者发挥的空间也很大，因此园林绿化建设也会不断变化，相应的档案资料也会不断补充和完善，以适应园林绿化工程的需要。

二、园林绿化档案发展的对策

1、科学认真地把档案资料管起来

要健全制度，如建立档案室管理制度、档案查阅制度、档案保密制度、档案人员工作职责、保管利用制度、档案鉴定、销毁制度、保管期限、归档范围等规定。要按制度管理，制定专职档案人员的工作职责以及借阅、保管、保密、利用和档案工作考核检查制度，以严密的制度规范档案制作程序，保证档案质量，确保各种类别、各种载体的档案集中统一管理，做到从立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，从档案移交到奖惩等每个环节都实现规范、高效管理。要按制度考核，把有关制度和规定纳入岗位职责和考核体系，提高全员档案意识，使大家积极主动地配合档案部门工作，强化动态管理，一旦遗失及时查找补损，确保材料完整。

2、加强对园林绿化档案管理投入

首先，单位应加大对园林绿化档案管理工作的经费投入，配备必要的档案管理设备和符合使用要求的库房，加强对库房的日常管理，为档案管理工作创造良好的工作环境。其次，单位要加大对档案管理人才的重视，设置专门的园林绿化管理人员，加强对档案管理人员业务技能和职业素养等方面的培训和教育，不断优化档案管理人才队伍，提高档案工作人员综合素质。最后，要不断创新服务管理模式，形成具有单位服务管理特色的档案管理工作，促进园林绿化档案管理水平的快速提高。

3、加强档案人员的专业知识和技能培训

档案工作者素养的提升是档案管理的基础性工作。档案工作者要认清自己肩负的责任，有针对性地加强档案工作的专业学习，不仅要学习档案管理制度、整理办法，学习和掌握计算机知识和操作技能，而且要学习园林专业的业务知识、工程施工管理的政策规范等，真正做一个多面手。当前比较迫切的是，尽快培训园林绿化工程施工单位的资料管理人员，使其懂得园林绿化工程档案资料归档知识，达到规范园林绿化工程档案资料归档的目的。同时对参加各方的人员培训，引导大家在签订合同时对参建单位设立专门条款，明确规定各方应负担的责任，提交档案资料的套数、质量和时间等，最终实现园林绿化工程竣工资料交接与园林工程竣工验收同步举行。园林工程档案资料达不到完整、精确、系统要求的，没有通过竣工资料交接验收的就不能组织园林绿化工程竣工验收，通过以上办法使园林绿化工程档案资料更加规范、完整和实用。在此基础上，加强对档案资料工作人员的信息化培训，包括档案管理信息系统、电子文件的发展和计算机病毒等知识的培训；软件操作和维护技能培训；网络知识的学习和培训等。可以把园林绿化工程档案资料管理编制成一套成熟的软件管理程序，通过学习培训和程序的推广运用，达到规范管理的目的。

4、重视建档工作的网络化

然后就是要重视建档工作的网络化，有专门的负责人负责，在相关制度的指导下，有专业的网络档案管理人员进行网络档案的储存和管理，利用计算机管理的优势将各个档案进行整理、分类和立卷，并且简明扼要地做好记录，以便轻松地保管和查找。最后，我们一定要制定严格的档案查看和借阅制度，杜绝随意翻看和任意更改的行为。档案是企业重要信息资源，档案信息化建设是企业信息化建设的组成部分，是企业档案管理创新的重要方面，也是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。积极适应信息化带来的文件形成电子化、文件传递网络化、文件存储数字化、文件管理动态化的发展要求和趋势，成为档案管理工作的重中之重。

5、明确档案收集渠道

园林绿化档案管理工作与生产计划部门的相关工作有着紧密联系，要协调两者工作，保障园林绿化档案收集渠道畅通。具体来说，就是要紧密配合园林绿化修建工作进度，依据工作进度随时做好档案的编目与整理工作。园林绿化工作开始之前，档案管理人员要对现场测量数据进行准确记录，核实可能产生变更的数据，并保存相关的工程文件；在园林绿化工作进行过程中，园林绿化档案管理人员要详细记录标高复核记录、苗木出圃单等一系列情况，要注意收集最新最准确的数据以及具体的操作记录等，并及时纳入档案管理体系；在园林绿化工作完成之后，则要对完结报告，资金决算、工作验收等所产生的一系列文字和音像资料进行记录和保管，要对资料进行科学分类，并根据档案资料的利用价值和档案性质做好档案号编排工作，以便进行积极妥善的保存。

结束语：

随着城市建设如火如荼地展开，园林绿化建设也日益发展起来，园林绿化档案是园林绿化科技活动中形成的具有保存和利用参考价值的原始记录，对于促进园林绿化工作的进一步开展有重要作用。园林绿化档案管理部门应加强对档案管理资料的重视，解决档案工作中存在的问题，做好档案管理工作，促进城市建设的协调发展。

参考文献：

[1]董金红.“城市园林绿化档案管理”存在的问题及对策[J].现代商业.2013（33）.

[2]吴雯雯.探析园林绿化工程档案的有效管理[J].东方企业文化.2013（12）.

[3]曾文英.论档案管理的重要性[J].考试周刊.2011（07）.