论电力企业档案信息管理

周琴

【摘 要】在市场经济条件下，现代企业要生存，必须树立企业档案信息管理的理念，实现企业档案由传统管理向科学化、现代化管理的转变。做好企业档案信息工作，将档案转化为一种信息资源，在企业内部充分实现信息资源共享。为企业生产、经营、决策等提供更为快速、高效、便捷的服务。因此，必须做好企业档案的收集工作，确保其真实、准确、完整地提供利用。现笔者认为，必须采取以下措施才能做好企业档案信息的管理工作。

【关键词】电力企业；档案信息管理；方法

前言：

社会发展中的电力企业是关系我国群众民生的关键基础产业与公用事业，相关的电力企业作为社会中公用事业的领导者，在全面服务国家经济前进、服务百姓生活等各个方面都有着非常特别的地位。因此，电力企业的前进与经营都真正在迈向新的发展水平，同时电力企业的档案建设体系也初具规模，但是目前现代化的管理水平仍然是跟不上电力系统发展的速度，在具体的工作中还是会很多问题需要管理人员不断改进与加强。所以现阶段最主要的任务就是加强电力企业中档案管理工作的力度和人员综合素质，这才是确保资料和档案管理工作科学、合理化的关键手段。

一、企业档案信息管理工作的内涵

1.档案信息管理改变了企业传统的工作模式。档案信息化改变了企业传统的档案管理模式和档案利用方式，促进了档案基础业务工作和档案室的管理工作向着高效率的现代化迈进。传统档案管理的工作实质就是一套手工作业，同时也形成了与其相适应的思维定式。实现信息化管理，极大地提高了办公效率，在这个变革过程中，传统的档案管理模式必将被现代化的管理理念所代替，而档案信息化建设对档案工作者的知识结构、操作技能也提出了新的要求。在实际工作中，工作的内容已不完全是对档案实体的管理，还包括对档案信息的管理，从而在档案管理方面呈现了一个新的工作视角，这也是档案管理工作进步的标志。

2.档案信息化管理为企业档案基础业务工作赋予了新的含义。在信息化条件下，档案业务工作的概念已不仅限于传统档案工作中收、管、用等传统的工作方式，还增添了现代化技术手段及新的工作内容，对电子档案等新载体档案盒一些特殊的实体档案有着全新的管理方式和方法。同时，计算机技术、网络技术的应用越来越多地被应用于企业档案管理的各个环节，各种应用软件和数据库开发为档案信息的利用提供了可靠的保证。探讨和研究新的档案管理模式，需要我们做大量的基础性工作和研究性工作，以改变以往的思维方式，促使档案工作实现多方位、多思路、高效率、高水平的管理新模式。

二、档案信息管理目前存在的突出问题

1.档案信息管理专业人才不足。真正学现代信息资源管理专业的人非常少，大多数档案管理人员缺乏现代信息资源管理的系统培训和学习。首先，大部分企业、高校都没有专门从事档案管理的人员，该工作只是由办公室的其他人员来兼任，而这些人员的工作重心又不在档案管理上，更没有精力来钻研档案信息管理业务。其次，档案管理人员对档案信息管理的新规定、新标准理解程度不够，工作质量不高，不能熟练掌握档案管理的方法和技术，这样往往造成档案相关资料收集不全、业务不精、管理混乱的现状。

2.档案管理人员思想认识不到位。其实长时间以来，档案管理人员对自身的要求并不是很高，对档案信息管理缺乏必要的认识，没有把档案信息化建设摆到应有的高度，认为档案信息化离自己还比较远。一是对档案管理工作缺乏激情，对档案管理的标准要求过低，所形成的档案资料不规范；再是对档案工作人员的培养与任用重视程度不够，从而使档案管理人员长时间无机会参加业务培训与档案工作交流，致使档案工作人员缺乏积极向上的工作态度。三是档案管理人员缺乏保密观念，利用其职务之便，为自己或他人谋求私利，导致档案管理意识的薄弱直接影响到了档案管理的质量。

3.信息技术所带来的档案信息安全问题。计算机受到网络犯罪分子、黑客及病毒的侵袭，极易导致文件被破坏、数据被删除、系统变得不稳定等。同时，数字信息具有共享和扩散等特点，它在处理、存储、传输与使用上十分脆弱，容易被干扰、遗漏、滥用与丢失，甚至被泄露、窃取、篡改、冒充与破坏。如何在网络系统中维护档案信息的安全性与完整性，有效防止他人的干扰破坏和信息技术自身的局限性，从而保证上网信息的安全亦是值得深究的问题。

4.软硬件基础还有待加强。档案信息管理需要投入许多人力物力，是一项耗资巨大的工程。目前企业、高校普遍存在档案信息管理硬件和软件系统落后、设施条件差的现状。信息化建设投入力度不够，电脑、网络等信息化手段更新换代步伐滞缓，某种程度上制约了档案利用效率和潜能挖掘，从而严重影响了档案信息服务功能的高效发挥。

三、加快企业档案信息管理的方法

1.争取领导的重视和支持。首先，要加强领导，提高认识。除提高领导对档案管理工作的重视程度外，在知识结构上也要注入新的内容，要加快培训工作，更新档案管理工作的理念，是档案实现信息化管理有一个明确的方向和目标。要把档案信息管理作为电子政务建设的一个有效内容，构建起档案信息的平台，利用档案信息管理的操作系统，提高工作效率，提高服务质量。其次，要提供人、财、物的全方位支持。档案信息管理必须以一定的资金、技术和人才为基本条件。

2.应用网络技术。充分利用网络的优势，在政府电子政务网的基础上，实现档案管理的现代化，这样，不仅可以提高工作效率，减少人力、物力、财力的浪费，还可以避免重复性的劳动。计算机在档案的收集、整理、信息加工、编制索引等方面有效率高的特点，利用这些优势，借助综合管理软件，可进一步实现档案信息管理现代化。

3.提升档案管理人员的素质。档案管理人员应用计算机实践是开展档案现代化、信息化管理的重要前提。所以，要提高企业档案管理人员的计算机应用水平，使其能够探索研究新形势下档案信息化管理模式，为企业档案信息化管理提供人才保证。首先，按其所有的专业技能层次，分期举办专业技能培训，请高校的档案专家、教授或本系统有丰富经验的专业人员授课，传授档案专业知识。其次，聘请具有高学历、高素质、精通计算机等现代化高科技知识的复合型人才担任档案管理人员。其三，引进和培养现代化、信息化管理人才，为企业档案信息管理提供人才支撑。

4.安全风险防范是档案信息管理建设的重中之重。一方面，要切实加强安全保障机制建设，全力提升档案人员的警惕性，采用身份认证、数据备份、防火墙等安全防护措施，从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。另一方面，档案管理的网络化使档案本身就存在一定的安全风险，在推进档案信息化進程中必须采取一系列措施保证档案信息的安全与保密。这一系列措施就包括法规的制定、管理体制的健全，从而确保档案信息的安全。

结语：

综上所述，做好档案信息管理工作，要配有优秀的档案人员，着力提升档案管理人员思想素质，注重网络安全风险防范，强化基础设施建设，这样才能不断提升档案现代化管理水平，最大限度地发挥档案工作的重要作用，进一步打开档案管理工作的新篇章。

参考文献：

[1]王向明.档案管理学原理[M].上海：上海大学出版社.2009.

[2]陈兆祦.和宝荣.王英玮.档案管理学基础（第三版）[M].北京：中国人民大学出版社.2005.