信息化模式下的计算机图书档案管理

徐旭东

随着信息技术在各行各业的普遍应用并发挥效能，信息化带来的产业革命力量不断膨胀，在职业学校图书档案管理中应用计算机等现代科技设施和技术手段已经成为必然趋势。计算机图书档案管理是信息化不断渗透和发展的产物，也是学校图书档案管理模式的升级换代。那么如何发挥信息化模式下的职业类学校计算机图书档案管理的优势，促进学校图书档案管理再上新台阶，应是我们研究的重点。

一、职业学校传统图书档案管理存在的问题

1.图书档案破损率高

职业学校传统采用人工图书档案管理方式，在整理、搬运、组档、编目等多道工序中，不仅需要耗费大量的人力进行搬挪、移动，而且还会因为存放的无序需要进行反复多次的检查、调整，这都会导致纸质图书档案的磨损和破坏。因此，传统管理方式下，图书档案的破损率较高，对一些珍贵文献造成的损失更是不可恢复。

2.图书档案利用率低

图书档案利用一直是包括职业学校在内的绝大多数学校图书档案管理中的难题，由于管理能力的欠缺和利用意识的淡薄，大多数职业学校的图书档案管理较多采用封闭或者半封闭的管理模式，重藏轻用现象比比皆是，这些被收藏起的图书档案看似是被作为学校作为珍贵资料收藏起来，但实则一旦被堆放进档案室就没有了“重见天日”的机会。经年的图书档案被“埋进”档案室，不是被人遗忘就是因杂乱无章而丧失被“启用”的价值。

二、计算机图书档案管理的特点

1.编目存储便捷，节约工作时间

信息技术最典型的特点就是让操作变得便捷，计算机在图书档案管理工作中的应用进一步解放了管理人员的双手和大脑，使涉及其中的流程和操作都变得方便和快捷。摒弃了纯手工操作，人力得到极大的解放，节约了大量的人力，缩短了工作时间，因此也就提高了单位时间内的工作效率。因为计算机本身就包含强大的计算能力，因此录入计算机系统的图书档案资料可以借助计算机强大的内部运算，使工作难度大大降低，从而实现工作效率提高的同时信息安全得到保障。

2.查阅使用方便，便于资料共享

计算机图书档案管理是将图书档案以数字的方式录入系统，可以保存在计算机数据库内，也可以上传至云端，储存在一个极为庞大的存储空间内。人们在查阅使用这些数据时，就可以利用计算机网络的信息互动性和共享性进行方便快捷的查询和使用。另外，图书档案资料还可以在多媒体信息平台上进行交互共享。利用计算机将图书档案资料进行加工整理之后，再通过共享平台使这些图书档案信息得以发挥更大的价值。

3.管理方法先进，人员素质较高

计算机图书档案管理结合了人的管理智慧和计算机的技术，不管是图书档案资料的信息录入，还是对信息进行的科学分类和数据分析，以及对分析过的数据进行存储和创建共享平台，都需要较为专业的知识和业务素质，因此计算机图书档案管理系统对其管理人员的素质要求比较高，而且需要他们根据计算机技术的发展、图书档案管理模式演变等不断提升自身的业务素质和专业技能水平。

三、信息化模式下的中职计算机图书档案管理的工作方法

1.设置专职管理，提升人员业务素质

信息化模式下，不管是计算机应用技术还是数据资源管理技术，都要求对现代化信息技术知识和操作相当熟悉。在职业学校实行计算机图书档案管理是一项体现学校发展水平和建设水准的工作。另外，从业人员不单从上岗之日起就拥有专业的图书档案管理技能，还需要在工作的过程中根据实际情况进行业务培训和学习，以便不断提高自身的业务素质。

2.引进先进管理设备，提高数字化管理水平

计算机图书档案管理归根到底应用的主要设备还是计算机，这就需要在设备投入上将引进先进的管理设备作为重点。除了计算机之外，还需要必要的硬件软件系统，这就需要购进或者自行开发适合本校的图书档案管理数据库。在日后的养护过程中，还需要不断进行优化和升级，以实现最佳效能。

3.加强数据库建设，提高资源共享效率

计算机图书档案管理最显著的优势就是可以通过数据库，建立资源共享中心和平台，人们可以方便快捷地获得自己需要的图书档案资料。因此，加强数据库建设，并试图将数据库不断更新和完善，是提高计算机图书档案管理水平的技术保障和数据分析的发挥空间。另外，要想有效提高图书档案的利用率，就需要不断提高数据资源的共享效率，创设更加安全、便捷的方式沟通彼此的信息，谋取最大的实用效益。

职业学校的图书档案管理会随着科技进步和社会发展不断创新和发展。在信息化不断渗透的现代社会，计算机图书档案管理已经不再陌生，借助其优势日益成为包括职业学校在内的各种院校图书档案管理的主要方式。同样，借助这样强劲的势头，职业学校图书档案管理水平也将得到进一步提升。

（作者单位：江苏省淮安市高级职业技术学校）