高校财务信息的基础数据管理研究

廖丹

摘要：近年来，随着互联网和计算机技术的飞速发展，我国高校财务会计的核算与管理模式面临着新的机遇和挑战。如何利用“基础数据平台”提升高校会计工作的效率和准确度成为各高校财务工作人员讨论的主要问题。在此背景下，本文从集中数据库角度出发，对高校行政工作中的基础数据进行分析，对高校财务信息管理中基础数据的获取和使用进行探讨，以提升高校财务部门工作的效率和质量。

关键词：基础数据平台；高等学校；财务工作

随着电子信息技术在社会发展中发挥的作用日益提高，高校财务信息的处理变得日益重要。如何使高校财务信息处理工作变得更有效率，满足各口径信息提取的需要，建立“基础数据平台”必然是最有效的途径。

一、高校基础数据平台的定义

数据库是按照数据结构来组织、存储和管理数据的仓库，它将数据按照一定的格式存放于电脑或服务器当中，方便用户提取需要的信息。高校基础数据平台是指专门用于集中存放高等学校行政和教学管理所需的基础信息的数据库。建立一套完整的数据平台，能够极大提升高校财务信息管理的效率。

二、高校基础数据平台的现状

目前，大多数高校数据建设工作主要以分散建设为主，缺乏统一的顶层设计和标准。以至于各部门间数据由于格式或反映维度等问题导致外部接口不兼容，高校财务数据、人事数据、学生数据、资产数据都相对独立允许，虽然能够满足独立部门的内部管理需要，但是由于独立作业导致的信息孤岛，使得很难实现整个校园范围内的信息共享和系统集成。[1]

财务管理职能尚停留在业务层面，缺乏决策作用。目前财务信息系统以财务核算为主，主要對账务分类、报表数据进行加工，侧重于核算与监督。随着高校规模逐步扩大，经济业务越来越复杂，业务数据来源越来越多，高校财务必须完成从核算型财务到管理型财务的转变。[2]

三、建立高校基础数据平台的优点

1.有效降低管理成本。

基础数据平台是建立在单位集中数据库服务器基础上，以互联网为媒介，向单位各部门提供实时的基础数据查询及提取服务的信息系统。集中数据库服务器由专门的网络管理部门负责更新及维护。这样，财务部门无需投入资金购买专用服务器，还可以得到后期更加专业的网络软硬件维护和服务，节约高校经费开支。

2.可以较大程度扩展空间。

由于目前国内小型数据库服务器一般容量较大，配置较高，在集中数据库服务器下，各部门无需拥有服务器设备，因此不再受硬件配置及储存空间的限制。财务部门可以根据自身需要，将电子凭证纳入会计档案管理工作，随时随地提取需要的会计凭证。

3.数据维护及提取更加便捷。

在高校财务精细化管理概念下，高校财务信息数据涉及面快速扩展，单凭以往的会计科目核算已无法满足管理实践需要。目前，高校财务数据涉及人事档案、学生档案等等原本不属于财务管理范畴的信息。如何对这些数据进行维护成为众多高校财务管理提升的瓶颈。例如：学生入学及毕业涉及的应收款生成与检查、专业变动涉及的学费变动、教师职称变动涉及的工资变动等等，都需要对基础数据进行维护。在基础数据库平台下，财务所需数据均来自各部门自身管理软件，如教务管理软件、人事档案管理软件。财务部门只需要对需要信息进行实时提取，无需加以维护。

4.数据的安全性更高。

网管部门负责整个基础数据平台的建设，包括用户接口、防火墙、机房等基础设施将会有专门的技术团队负责日常管理和维护，较目前财务内部网络化管理更具有安全性。

5.可以解决高校内部各部门信息孤岛问题

高校内部各部门信息孤岛问题，导致信息资源冗余，更新不及时，同步性差，信息交互和共享受到阻碍，极大增加了暗箱操作风险。掌握基础数据平台的网络监督可以降低损人利己行为的发生概率，对高校发展影响深远。[3]

四、基础数据库平台下高校财务部门应注意的问题

1.使用外部数据时应当明确责任

由于财务信息管理大多涉及到资金的收付，当资金收付计算基础来源于外部信息时，应当明确责任，降低财务风险。例如，教师职称的提升会导致基本工资部分增长，当职称信息提取错误时，会导致工资应发数计算错误，从而导致资金流失。面对这一系列问题，财务部门应当考虑实行联签复核制度，降低财务风险。

2.基础数据更新及维护应当分工明确

由于基础数据平台储存的数据量大，类别较多，数据之间难免会有交叉。如教师基础信息管理应当由教务部门负责更新还是人事部门负责更新的问题，职员代扣代交水电费数据应当由后勤部门更新还是财务部门更新的问题等等。因此，在建立基础数据平台前，应当将未来工作任务分工明确，避免后续使用时各部门相互推诿。

3.建立及时的错误数据修正制度

财务部门作为基础数据平台第一使用人，发现平台数据错误的几率更大。当发现平台数据与实际不符时，应当及时提出修正意见。有条件的，还可以在各数据来源部门指派数据专员，财务部门应第一时间联系数据专员核实并提醒修正。

4.使用统一的数据格式

每一类基础数据包括数据代码和数据名称两部分。为了便于数据的查询，应当制定统一的数据格式标准，保证各部门数据代码长度、数据名称的一致性。

五、结语

将财务信息建立在基础数据平台之上，无论数据的获取、使用还是保护、储存，基础数据平台均能够发挥更便捷更准确的优势。若由财务部门牵头推广，高校的财务信息管理必将迎来春天。（作者单位：四川职业技术学院）

参考文献：

[1]宁玉文，高东怀，郭佳，沈霞娟，李维国.省级教育基础数据标准设计与应用——以陕西省高校为例[C]：《华东师范大学学报》（自然科学版），2015.

[2]刘晓芸.高校财务管理大数据应用策略研究[C]：《金融科技时代》，2015.

[3]沈丙坤，海量数据给高校财务管理带来的变革[C]：《中国管理信息化》，2015.