新时期关于档案管理信息化建设的研究

张玲

摘 要：随着社会经济与科学技术的快速发展，档案管理已经打破了传统沉闷的模式，发展成为了以计算机为主的智能化、信息化和社会化的全新管理模式。档案管理信息化主要是以现代通信、网络、数据库技术为基础，对档案进行分类、整理、保存等，档案管理信息化极大提高了档案管理的工作效率，为档案事业的发展提供了极大的技术支持。

关键词：档案管理；信息化；功能；工作效率；科学技术；

文章编号：1674-3520（2015）-06-00-01

随着我国经济的高速增长，我国的信息化有了显著的发展与进步，信息化代表了一种信息技术被高度应用，信息资源被高度共享，从而使得人的智能潜力以及社会物质资源潜力被充分发挥，个人行为、组织决策和社会运行趋于合理化的理想状态。隨着计算机技术、网络技术和通信技术的发展和应用，档案管理信息化已成为实现档案管理事业可持续化发展和提高市场竞争力的重要保障。在档案管理中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化建设就是档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。

一、档案管理信息化的功能

（一）档案管理信息化具有明显的数字化功能。随着数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段的高度利用，档案管理已经从纸质文件、声像文件等团同方式进化成系统的、有序的档案信息库，不仅做到了档案目录信息的数字化，还做到了档案全文信息的数字化。档案信息管理的数字化模式，充分利用现代科学技术，大大缩短了档案管理分类、整理的时间，使档案文件的筛选和利用更为方便，提高了档案管理的效率。

（二）档案管理信息化具有服务社会、服务民众的宣传导向功能。随着网络的广泛利用，网络也被人们称为信息交流网络，在档案管理中运用网络的优势，建立以公共信息服务网站为基础的档案网站，通过页面方式向人们提供相关档案服务和开展档案宣传。档案网站充分体现着档案管理信息化的服务功能、宣传功能、交流功能、导向功能。

（三）档案管理信息化具有资源共享、信息共享的智能化功能。运用信息化条件进行档案管理工作，利用先进科技取缔传统手工操作管理档案资料，避免重复性的脑力劳动，通过机器的高速运转达到对档案信息的系统、精炼加工，通过深层次的智能操作满足不同的需求，从而实现档案资源、信息最大程度的共享，提高档案利用效率。

二、档案管理信息化建设的措施

当前我国档案管理信息化建设存在着众多阻碍与困难，我们必须充分认识到档案管理工作中存在的不足，重视现代科技带来的前所未有的优势力量，重视档案管理信息化建设的发展方向，采取积极有效的措施，推动档案管理信息化建设迈入新的高潮。

（一）提高领导认识，重视现代化管理，强化统一信息化管理标准。档案管理，重在人的管理，管理者的优劣决定着档案管理事业的发展方向。加强档案管理信息化建设，就需要档案管理领导者具有卓越的眼光，最大程度地发挥管理者的积极性和创造性，重视现代管理模式和提高员工工作能力。要想档案管理工作跟随信息化的进程，就需要领导者扎扎实实地从管理上下功夫，要实行权责明确、管理科学的新型管理机制，重视档案管理工作的发展水平，促进档案管理事业可持续发展能力的提升。

（二）加大资金扶持力度，在技术上进行设备更新，完善基础设施的配备。科学技术作为第一生产力，决定着经济和社会的发展，高新技术科技促进了劳动生产率的大幅度提高。档案管理信息化建设就需要依靠科学技术的力量，通过科技的高速运转来提高档案管理工作的效率。实现档案管理信息化建设，需要国家和政府的财政支持，需要技术部门支持，需要打破传统的手工操作的模式，依靠科技的力量，实现科技与经济的有效结合。

（三）创建员工培训机制，提高档案管理人员的整体水平。员工的素质以及员工的知识水平决定着档案管理工作的服务水平，档案管理员工的能力直接决定着档案管理的工作质量与工作效率。因此，必须针对档案管理员工的素质、能力、等全方面进行再教育和培训，提高其关于档案服务和管理的综合水平，提高员工整体的工作能力，提高档案管理人员的专业素质，加快档案管理信息化进程，适应现代化档案建设的需求和发展。

（四）建立健全档案管理体制，规范档案管理系统。档案管理信息化建设必须要确立信息化环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，这就要求企业必须建立并完善相关的档案管理制度，统一规范，互联互通、协同办公，通过专业的档案管理系统，实现档案管理体系的规范化、档案管理的系统化、信息获取的高速化，档案借阅的流程化、工作实施的可控化。系统的档案管理模式不仅可以有效提高档案管理的工作效率，同时能够提高工作质量，规范性、安全性的操作方式也能够保证客户档案信息的安全性和可靠性。

（五）以成就客户为使命，以客户满意为愿景，持续为客户创造最大价值。无论什么样的管理模式，客户满意才是企业服务的宗旨。档案管理信息化建设不仅要注重技术的开发、设备的更新、工作效率的提高，更在意的是客户的满意程度。要时刻聚焦客户的关注和需求，提供高效、有内容的管理解决方案和服务，在档案管理领域帮助用户获得成功，秉承正直、诚信、感恩、责任的理念，稳健经营，与客户建立长期合作关系，为客户创造长期价值。

档案管理信息化建设不仅需要国家、企业领导的高度重视，还需要每位员工的加倍努力。推动档案管理信息化建设，必须要积极完善档案管理信息化建设体制，转变落后的、陈旧的思想观念，充分运用信息技术提高档案管理工作的现代化水平，重点思考档案管理的新情况、新问题，实现档案管理的规范化、安全化和社会化。加快档案管理信息化建设，必须要构建高效的档案资源管理系统，实现档案数字化加工、信息化咨询，构建以客户满意为导向的业务模式，打造卓越的信息化管理方案，不断创新和努力，推动档案资源的共享和交流，实现档案管理水平的不断提高。

参考文献：

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