说说这“档”事

张迎迎　杨晶晶

个人档案，那个神秘的牛皮纸口袋，我们自己看不到，却记载着我们一生的历程，

也许我们可以忽略生命中的某些痕迹，却无法无视这个牛皮纸口袋的存在。

没用的时候你觉得它一文不值，但如果要用的时候你没有它，麻烦就大了！

千年档案史

你知道吗？档案的历史已经有几千余年了。早在商朝，朝廷就有管理甲骨档案的机构，档案会被编连成册进行归档。而到了西周，档案种类数量大增，业务比前朝复杂，中央档案机构的名字也霸气侧漏——“天府”！

汉朝高祖刘邦起义时，对参加的将领进行个人情况记载，调动了他们的积极性。隋唐时期，科举制度的兴起，出现了如今人事档案的雏形——“甲历”。到了宋、元、明、清，档案的内容继续丰富，明清档案中已有很多与现代颇为相近的履历、政绩考察情况表等等。

民国时期，由于环境动荡，档案管理工作渐渐荒废，随着新中国的成立，档案的内容开始丰富起来，但它依然只是针对干部的：除了基本信息外，发明创造、学术著作、毕业证书等，都成为存档的材料。在1956年到1966年这10年里，干部的人事档案还逐渐形成了自己的管理体制和组织体系。与此同时，工人档案、学生档案和其他档案也先后建立起来。

可是好景不长，“文革”使先前慢慢步入正轨的档案工作付之一炬。直至1980年出台了《干部档案工作条例》《干部档案整理办法》才开始整顿，恢复、建立和健全起档案管理的各种规章制度，对干部档案的分类、整理、转递等也有了规范、统一的要求。

在干部档案规范化的同时，伴随着改革开放的局势，大量因辞职、辞退、解除合同、出国定居等而产生的流动人员出现了，因为不能按照干部档案的要求被党委组织部门接纳，因此各种人才流动服务机构、失业管理机构、劳动服务公司、毕业生就业服务机构、涉外人才机构、行业协会、社会团体等也开始管理起这类流动人事档案。在这种情况下，1987年，《档案法》颁布，之前要求档案“集中统一管理”的原则被“统一领导、分级管理”的原则取代，档案针对的人群也从干部变成了面向与企业建立劳动关系的所有员工。不过，不少管理机构以盈利为目的，管理较混乱。

直到1996年，《流动人员人事档案管理暂行规定》颁布，规定流动人员人事档案的管理必须严格遵循“集中统一，归口管理”的原则。即由县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理。跨地区流动人员的人事档案，可由其户籍所在地或现工作单位所在地的公共就业和人才服务机构管理。至此，流动人员档案管理开始规范化。2010年，为进一步加强干部档案的审核整改工作，在全国组织系统信息化建设工作座谈会后，我国的档案又开始了信息化建设。

政府根据时代的发展和社会需求，不断对人事档案的管理工作进行着调整：“集中统一、归口管理”管理体制的确立、材料内容的变化、整理规则的细化、联系制度的建立、审核制度的加强……但随着市场经济和全球化的发展，人们的流动性大大增加，也就在这流动的过程中，各种档案问题层出不穷，当事人遇到了一些意想不到的麻烦。

层出不穷的档案问题

目前，我国人事档案分为三种：干部人事档案、企业职工档案、流动人员人事档案。以下故事中涉及到的档案，包括以上三种。

问题一：弃档

小徐是安徽某高校2009届的毕业生，毕业后，她在蚌埠呆了3年多，换了3份工作，后来又去合肥，工作一直不太满意。直到准备参加国考了，才想到档案的事。小徐说，大学毕业后，她的报到证早丢了，去人才交流中心找档案也不见踪迹。这下，她急了。为了找档案，她请了好几次假。值得庆幸的是，在工作人员的指导下，小徐在安徽省大中专毕业生就业指导中心找到了档案。

近年来，将人事档案丢弃在原单位或人才中心的现象愈演愈烈。在北京人力资源和社会保障网上，流动人员人事档案栏目中，每月都在公示“长期失去联系超过5年的流动人员人事档案名单”。30天公示期后，失去联系超过5年且被公示的档案将被入库封存，成为“死档”。早在2002年，人事部全国人才流动中心以及各省市人才交流服务中心就曾做过一项不完全统计，全国至少有60万“弃档族”。与此形成鲜明对比的是，每年公考、事业单位招考以及单位评定职称期间，都有不少弃档者着急地寻找自己的档案。

问题二：档案转递混乱

小雷大学毕业后先在贵阳市某公司工作，2012年来到北京一家杂志社工作。从2013年起，小雷每年利用回贵阳探亲的机会试图把档案调到北京，但却始终没能如愿。小雷向我们吐苦水：“异地调档手续繁杂，各地区规矩不一，工作人员常常爱搭不理，事先电话咨询不说全面，到时候一会儿说我缺高中学籍档案需要补，一会又说党员档案不见了。我跑遍了老家的学校、原单位、甚至找人去省直机关工委管党员档案的部门补办了证明和手续，但到了北京又说我这个对不上号，那个不合格。”结果每次都无功而返。

企业职工人事档案管理牵涉到组织、人事、劳动、档案等多个主管部门，档案的功能则延伸到民政、公安、教育等其他有关部门，要一个个搞清各种关系很花功夫。

问题三：档案纠纷

小王是外地留京大学生，单位将其户口和档案落在了北京，但在劳动合同中规定，在5年合同期内不得解除劳动合同，否则，要承担1万元违约金。一年后，小王想跳槽，请求交1万元违约金后解除劳动合同，单位却提出交5万元才能走。小王认为单位的要求没有道理，自己也拿不出5万元。最终单位做出决定：小王可以先走，但其人事档案要由单位暂时扣留，两年内交清5万元后才能拿走其档案，否则就要销毁。

如今跳槽已不是新鲜事，有小王这样遭遇的外地大学毕业生大有人在，他们对此十分烦恼。劳动部、国家档案局在《企业职工档案管理工作规定》中明文规定：“企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除辞退等，原职工所在单位应在一个月内将其档案转交给新的工作单位或户口所在地街道的劳动、组织、人事部门。”虽然企业扣留员工档案的做法是违规的，但往往吃亏的还是员工。此外，许多在企业工作的人因工作调动，或因企业破产、兼并，造成人事档案丢失的事件屡见不鲜。究其缘由，有的因是调入时负责档案的工作人员离任，档案不知去向；有的是因原企业资不抵债、被另一企业兼并，到新企业后发现保管在原企业的人事档案不翼而飞。

问题四：档案更新不及时

小周大专毕业后在一家私企工作，档案存于天津北方人才市场。在私企工作期间，小周通过自学考试取得了本科文凭。今年，她跳槽到了一家国有企业，在填写学历情况时她填写了“本科”。可是在入职政审的过程中，由于小周的档案里并没有本科文凭的证明，北方人才市场的工作人员只能按照档案里仅有的专科材料填写了信息。这样一来，小周便达不到国企单位入职的学历要求了。小周获知后忙前忙后地解释了一通，提供了相关证明，才算顺利入职。

对于存档人来说，档案存放并不是一劳永逸的，如果劳动合同、工作鉴定、职称评定、学历证明、奖惩情况等有了变动，都要即时补充进人事档案中去。而对于国内高等院校毕业后自费留学的人员和赴国外务工人员而言，及时更新和补充档案就更有必要了。出国留学人员要注意保留自己的干部身份——如果从国外回来，进入政府机关、事业单位、国有企业，或调动到开发区、保税区、产业园区，以及涉及外省市的人才引进等，都需要有干部身份作为前提条件。赴国外务工人员则要注意补充个人国内工作情况，因为相关机构有时会以人事档案中个人工作经历作为审定是否具有国外工作资质的凭据。

问题五：“补档”不易

西安医学院2014级毕业生小张在毕业时还没有找到工作，但提取了个人档案。当时他没觉得有多重要，就把档案随手撂在了书堆里。前不久好不容易找到了一份工作，单位人事部让小张把档案交上去，可他却怎么也找不到。如果没有及时递交档案资料，小张就不能顺利就业，所以这两天他正焦头烂额地忙着重新补办自己的档案。

事实上，“补档”这种说法在人事文件中没有明确提到过，但如果确实需要档案的话也可以补救。理论上来说，可以回到读过的学校或者工作过的公司等原单位将学历、成绩单、劳动合同等材料补办出来，但由于年代久远，很多学校或者公司早已不复存在，因此能补齐档案者很少，很多人费尽心思只办妥了学历情况等简单材料，其他的认定材料有可能因为历史资料的缺失没办法补救，当初的经办人也难以找到，最终补出来的内容可能远远不及原档案翔实，原本丰满的个人记录就会变得很单薄。所以，保存好自己的档案非常重要。

问题六：档案不透明

小陈从一家展览服务公司离职后就再也没找到工作，直到有人提醒他档案可能有问题。通过法律程序，小陈才得知原公司个别人私自在他的档案里塞进两份无中生有的材料，一份记载他受过处分，另一份则是公司对他的除名决定。

毫无疑问，公司这么做是错误的，不仅影响了小陈的就业，还让他名誉受损。如果没走法律程序，小陈可能一直被蒙在鼓里。

电子档案，大势所趋

既然如今的档案管理模式出现了那么多问题，那么它可以有哪些方面的改变呢？不妨先来看看其他国家的档案都是怎么保存利用的。

英国：

英国的档案管理在信息化及资源共享上尤为突出。早在1995年英国就开始利用互联网技术向公众提供档案信息服务了。在档案的现代化建设中，英国高校档案管理工作功不可没。英国有150多所高校参与档案部门之间的档案共享，它们不仅跨校合作，还与博物馆及图书馆合作，让档案信息的共享更广泛，更便捷。

此外，英国的档案管理部门还充分利用档案资源进行服务，包括查阅和复制档案、编制索引、公开发行和举办展览等，便于进行资源整合。他们还有一个独特的做法，便是建立档案馆、博物馆、图书馆联系会议制度，每年开一次年会并确定一个主题，邀请高校地方历史研究部门、社科院、文史馆等部门列席会议，共同研究探讨发挥各自优势，联合为公众提供服务的内容和途径。

美国：

美国的档案管理具有机构框架系统化、管理手段信息化、保障措施法制化和高度开放性的特色。美国的档案在公开方面有较完备的法律保障，各级档案馆也都建有自己的网站。

加拿大：

加拿大的档案管理重在档案的实际利用。根据档案的利用范围，分为开放的、限制利用的和保密的档案。开放的档案在公众通过合法手续获准后便可检索参阅；限制利用的档案不向公众开放，但可在有限范围内为一定目的提供利用；保密的档案只在一定时期内供特定范围内的人利用，但保密期限过了之后即可宣告解密。

虽然这些国家的档案管理各有所长，但他们都有一个共同点，就是在互联网深度运用的基础上，建立起了比较完备的电子档案管理系统。对频繁换工作的大学生来说，在奔波的过程中出现的丢档、补档、转递等问题很大程度上都是在纸质档案遗失的情况下发生的。所以，如果我们也能建立起全国统一的电子档案系统，让互联网或云端代为保存我们的资料，就不用担心档案的丢失，没有备份等带来的一系列问题了。

况且，对于现下传统的档案制度，很多我们体会到的不便大多都是程序太繁琐造成的。就拿档案的转递来说，人事档案有很多类型，每个类型所在的单位系统内的转递要求都不太一样。公务员、职工、学生、流动人员之间的身份发生转移时，不同系统的转递要求会延长转递时间，不仅费时费力还会出错，同时渠道单一、层次少、要求严格等缺点也同时暴露出来。而通过网络操作的电子档案，就能大大提高人事档案的转递效率，尤其能让身处异地的档案持有者不用再因档案之事奔波和烦心。

不过，就像建立起档案管理制度需要花费几十年一样，建立电子档案和电子档案系统同样并非一日之功。但是，一旦比较完善的信息化平台建立起来之后，不仅能很好地解决档案的转移和储存问题，档案的适当公开也不会成为难事，这么一来，人们会在知情的条件下互相监督，更有助于保证档案的客观与公正。