浅谈大数据时代下的档案管理创新

商晓艳

[摘要]随着大数据时代的到来，对企业档案管理方式提出了新的机遇和挑战，本文论述了大数据的含义和特征，分析了大数据时代企业档案管理创新的必要性，并从四个方面对如何进行档案管理创新提出了对策建议。

[关键词]档案管理；大数据；创新

一、大数据的含义

大数据（Big Data）是继云计算、物联网之后IT产业的又一次创新性技术变革。大数据，指的是所涉及的数据资料、信息量的规模巨大到无法通过目前主流软件系统工具，在合理可控的时间范围内达到撷取、管理、处理、并整理成为帮助企业、政府等经营决策更积极目的的资讯。

大数据具有4个基本特征：数据体量巨大，从TB级别跃升到PB级别；第二，数据类型繁多，这些数据类型繁多，格式不一，结构不同；第三，价值密度低，商业价值高；第四，处理速度快，需要实时获取需要的信息，这一点和传统的数据挖掘技术有着本质的不同。

二、大数据时代档案管理创新的必要性

档案管理是企业管理的一项重要基础工作，对企业项目的运作、市场定位、营销策略有着重要的指导性作用，是企业加强内部管理和控制的重要基础。大数据时代的到来，已给档案管理工作烙上了深深的大数据印记。与传统档案管理方式相比，大数据时代下企业档案具有媒体形式多、数据量大的特点。同时，当前企业在档案管理方面面临诸多瓶颈：繁杂的数据类型和多样的存储格式使电子文件很难被统一收集，容易形成一个个“信息孤岛”；对数据利用的方式单一，缺乏多元化的利用手段；对信息档案的安全控制难度也很大。

显然，传统企业档案管理工作已不适应大数据时代的特点，企业如何做好档案管理与档案管理如何在新时期为企业服务，已成为企业档案管理工作的核心问题。

三、大数据时代下如何进行档案管理创新

档案管理创新是综合运用各种知识和技能，有效地管理和开发档案资源，最大限度地满足知识经济和大数据时代对档案信息的要求。要创新档案管理，就必须适应现代企业和新时期的发展要求，梳理新的观念，建立新的管理制度，采用新的管理方法，完善新的服务方式。通过实现档案管理的创新，加强档案资源的建设，才能保障体量巨大的档案数据长期安全可读，并在海量数据中快速准确的搜索挖掘到有价值的档案信息，为企业提供更好的服务。

1.档案管理观念创新

多年来，许多企业的档案工作一直处于被动状态，“重藏轻用”。大数据时代，必须转变观念，充分认识管理是必要的手段，利用才是真正的目的。档案管理人员要加强思想观念方面的创新，必须要对档案管理工作的变化有明确的认识。只有对管理创新的意义有了较高的认识，才能重视、支持管理创新。

2.档案管理制度创新

档案工作制度应纳入企业规章制度体系。尤其是在在大数据时代，由于档案信息体量大，类型结构复杂多样，更需要我们制定电子文件管理等相关的电子数据档案管理标准及管理制度，明确目的和标准，以此规范各类档案管理行为，将看似无序无法管理的档案信息变成有法可依的有序管理。企业档案管理制度建设应以《中华人民共和国档案法》、《档案管理整理规则》等相关法律法规为基础。除制定专门的档案工作制度外，企业还应在其他相关制度中体现档案工作要求，与档案管理制度衔接，确保企业档案工作经常化、制度化推进。同时，单位还须定期组织管理人员对国家相关制度和法律进行学习，对单位管理制度进行更新和补充，从单位的实际情况出发提高管理效率。

3.档案管理方法创新

企业应运用现代管理方法，提高档案完整率、有效性和利用率。尤其是信息技术在企业生产、管理中的大量应用又为企业的档案管理提供了一个很好的转变契机，促使企业档案管理从基于目录的简单查询共享阶段向综合的数据挖掘和知识的深度整合方向转变。目前，运用在大数据管理中的技术主要有：数据仓库（data house ware）、群件（group-ware）、知识地图（knowledge map）、超文本技术（hypertext）、元数据（metadata）等。因此，我们必须积极利用各种信息技术，开发具有数据分析和决策支持功能的档案知识管理系统，推动企业档案管理水平的提高。

4.档案管理服务创新

企业档案的生命线就是为科研生产、经营管理等中心工作服务。档案服务是档案管理的中心，档案工作通过服务才能发挥其应有的作用。档案服务创新要从服务范围、服务内容和服务方式等方面进行创新，如提高档案的查全率和查准率，缩短查调档案的时间，简化查询程序，优化档案检索工具。在确保档案服务的及时性及針对性的同时，能够积极主动的对档案资料信息的需求者提供全面的信息服务，并综合运用各种技术手段，深入挖掘庞大数据背后蕴藏的有价值信息，提高档案使用者的满意度。

参考文献

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