浅析信息化管理在企业财务工作中的应用

秦冰

【摘 要】全球信息化已成为当今时代发展的大趋势，代表着先进的生产力水平。利用现代信息技术，企业通过对信息资源的开发利用和对业务流程的优化再造，不断地提高生产、经营、管理、决策的效率和水平，从而提高企业的经济效益和核心竞争力。企业管理水平是其信息化的基础，信息化建设又是对其管理水平的量化。本文首先围绕着企业信息化管理在财务工作流程中的“三化”和从财务参与信息化全过程以及便捷实用的信息化操作系统三个角度分析了企业财务工作与信息化管理结合应用的现状；然后，从信息系统安全、操作管理系统高素质人才的匮乏、系统引入使用后的后续优化完善工作、是否专为系统而“量身定做”内部控制制度以及信息化中的“小单元”目标与企业整体发展目标制定是否一致等方面深入探讨了当前信息化管理在企业财务工作中应用存在的问题；最后，从重视系统信息防护、加强系统建设、引入培养复合型人才、不断优化系统、制定系统内控制度、编制与企业整体战略一致的目标五个方面提出了解决以上问题的措施和方法。

【关键词】信息化管理；企业财务；ERP系统

一、信息化管理在企业财务工作中的应用现状

随着信息技术的发展，企业财务工作已经逐步从传统的手工记账核算转型为财务信息电算化模式。在网络技术迅速发展的今天，企业为了更好的适应时代发展的新要求，把企业做大做强，就必须把财务系统与企业的其他环节系统相结合贯穿于整个企业信息化管理的全过程中，ERP（Enterprise Resource Planning，简称ERP，企业资源计划系统）应运而生。ERP是建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台，其核心思想是供应链管理。它跳出了传统企業边界，从供应链范围去优化企业的资源，成为现代企业的运行模式，反映时代对企业合理调配资源，最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石。供应链管理思想对企业提出了更高的要求，而财务系统则是ERP系统的核心模块之一。ERP系统在企业财务工作中的应用主要体现在以下几方面：

1.企业信息化管理将财务工作操作流程规范化、自动化、动态化

（1）规范化。整个企业财务工作流程按照统一设定的标准、权限执行，从财务数据取得、加工、整理、归集、生成财务信息并提供给管理层决策使用的整个过程，避免了人为操控。

（2）自动化。数据信息只需在取得时由被授予权限的专人进行系统操作完成前期基础数据的整理录入工作，系统会自动按经营管理层的需求随时提供统计、查询、分类、筛选、分析等功能，减少了人工工作量及中间计算过程出错率，避免了交叉、重复性工作，节省了资源提高了效率。

（3）动态化。信息化管理是一个动态的管理过程，信息资料都是联动的需随时根据内外部环境的变化进行升级更新，使得每个有权限的工作人员都可以及时掌握有效的信息，可以辅助财务人员随时发现经济业务活动变化的情况，分析使其变化的原因，更加准确的预测对企业未来发展的影响，加强经济业务的内部控制与监督管理。

2.企业信息化管理使财务人员参与到企业经营管理活动的全过程中

很多企业的财务部门都被设定为“独立”的部门，从不与其他业务部门接触，只负责核算成本收入，这样的财务部就像“孤岛”，在不了解熟知企业经营业务信息的情况下为企业管理层提供着不完整或与实际情况脱节的财务信息，严重的影响了管理层做出正确的判断。企业财务应从经济业务开始时就全程关注与此项业务相关的所有数据资料信息，企业领导应根据工作岗位授予相关人员操作权限，便于财务人员了解整个业务的完整信息，才能更好、更准确的把控一个项目的收支平衡，掌控盈亏预警，只有有效的集成财务和非财务信息于一体，才能便于企业内部信息共享，降低资源浪费，为管理层决策提供更加有效准确的信息。

3.信息化管理操作方法应用在财务工作中更显灵活实用

众所周知，办理财务收支业务每个企业都有一套严格的收支申请审批流程，为了严谨且互相制约故审批流程步骤设计环节较复杂，当遇到特殊情况如业务紧急、审批领导外出等，按传统方法操作将无法办理，为了讲求时效性避免因手续冗长及其他客观因素导致的延误企业管理层及时对重大项目做出经营决策，网络和现代信息技术人性化的解决了企业以上问题，通过在移动设备，如Ipad、智能手机等移动设备上安装客户端软件即可，领导随时随地只要连接网络客户端就可以登录系统查看单据信息进行审批授权操作，实现企业数据信息全程动态监控管理。

二、企业财务工作中应用信息化管理存在的问题分析

信息化管理改变了企业财务工作的模式，推动了财务会计工作从企业内部走向了企业外部，实现了远程协同控制，对整个财务工作流程进行了全面有效的实时控制，方便了各部门之间的财务信息共享，提高了企业财务管理水平，真正成为了能为企业管理层提供有用决策建议的强大后盾。但也存在着一些问题，制约着其功能的发挥，具体体现在以下几方面：

1.企业信息化系统数据安全性，财务数据面临安全风险

以计算机和网络为基础的信息管理系统中承载着大量的企业信息，企业所有的应用系统要建立在网络平台上，其中财务系统当属核心信息系统，因此存在着被截取、篡改和泄露等安全风险。系统数据库成为了一些恶意访问者攻击的目标，他们利用黑客、计算机病毒等非法手段破坏、控制企业网络及系统数据，破坏致使企业网络系统数据库瘫痪。

支持系统正常运转的硬件设备在日常使用中的存放环境管理也非常重要，也是好多企业不太重视、比较容易出现问题的地方。服务器、路由器等关键设备存放办公区域的随意性，没有指定专门人员负责设备的安全，出现设备被盗、配件丢失等问题后无法追究当事人责任，对企业造成了无法弥补的损失。

2.对企业信息化系统财务数据日常录入、维护管理人员的素质要求较高

对信息系统一般有这样的描述：三分技术、七分管理、十二分数据，可见数据在整个信息系统中的重要地位。一般大中型企业都会配有专门负责计算机及网络系统日常维护的专管人员，但是此类人员不属于复合型信息化管理人才，他们并不具备综合业务素质。财务工作是企业信息化的核心和基础，财务信息化的关键在人，一般的财务人员能做到熟练操作财务电算化软件但很少接触到企业的网络信息化系统，操作时不可避免会出现对新系统的不熟悉或者应用不正确，反而会对企业造成不必要的麻烦和损失。而且考虑到财务信息的重要性，对相关操作人员的道德素质要求也高于其他岗位人员。

3.企业信息系统上线后能否做到持续优化对财务数据信息的有效性至关重要

很多企业只注重于硬件设备的更新、忽略了软件系统引进后的持续优化，完全不关注系统的后期更新升级，导致系统从初始购入开始就一直保持不变，系统在实际运行中发现问题不能及时进行调整改进，也不及时随内外部环境变化而重组优化，造成财务信息系统不能满足当前快节奏的发展步伐，信息失真，信息失效，不再适应现代化管理的要求，不能滿足企业决策需要。

4.企业是否建立了能够约束、牵制信息化管理系统的内部控制制度

有些企业信息化管理建设没有制定与其相配套的财务内部控制制度或者内部控制制度不健全，负责人缺乏内部控制意识，财务人员道德水平有待提高等，导致财务信息质量失真，内部职务犯罪等现象屡现。内部控制制度是指一个企业内部为了保证生产经营活动的有效运行，保证资产的安全和完整，防范、发现和纠正错弊，保证会计资料的真实、完整而制定并实施的一系列控制方法、措施和程序。

5.财务系统作为企业信息化中独立“小单元”目标的制定与企业发展战略目标不一致

企业信息化系统中包含着多个独立的“小单元”，它们分别在ERP系统中发挥着重要作用，如果每个独立的“小单元”都站在个体的战略高度制定工作目标，这就势必会导致与企业整体发展战略目标相脱节，每个“小单元”只顾完成好自己的工作，而不考虑与系统链条上的其他单元的目标是否冲突，严重的可能直接阻碍企业整体发展战略的实现。

三、加强信息化管理在企业财务工作中应用的对策措施

1.企业应高度重视财务信息的安全防护，加强对信息系统的建设管理

在企业信息安全中，网络安全是基础，系统安全是关键，信息安全是核心，制度安全是保障。一般潜在的安全威胁有信息泄露、完整性破坏、拒绝服务、非法使用等。有条件的企业可以聘请专业机构按企业信息化系统研发出适合企业的安全防护系统并定期为企业进行系统升级和数据备份。没条件的企业可以有选择性的参照企业通用安全防护措施（又称为安全业务）对整个ERP系统，特别是财务信息系统进行保护，它们分别是认证业务、访问控制业务、保密业务、数据完整性业务、不可否认业务。这样可以防止非法用户进入企业的财务系统盗取、篡改、添删企业敏感信息，信息安全的目标就是保证信息的机密性、完整性、可用性、认证性和不可否认性。

企业应该在电子数据备份的基础上定期打印纸质数据资料进行双重备份，以防电子信息资料丢失，方便日后的系统恢复工作。

在支持系统正常运转的硬件设备的存放环境管理上，尤其是一些重要的设备，比如服务器、路由器等，不应放置在无人监管的、随意的办公区域内。有条件的企业应该在放置重要设备的办公区域内安装专业的监控装置对设备进行保护。否则至少应该将设备放置在有专人监管的区域内，对接触承载着重要数据信息设备人员进行监控，以防设备被盗或机器配件丢失、被更换等。对存放设备和备份资料的办公区域还应做好防火、防水、防潮等必要的措施，不定期的派专业人员抽查测试机器设备和备份数据有无异常现象，做到防患于未然。

2.引进、培养出一批符合企业信息化管理要求的复合型人才

企业应重视人才的引进及培养，引进勇于创新、道德品质较高的人才，引导企业财务人员扭转惯性思维工作模式，把现代化信息管理模式更好的融入实际工作中，加强引导，深化财务人员对信息化管理的认知水平，通过努力学习不断提高自身综合素质。企业内部应该形成一种良好的学习氛围，组织不同专业人员相互交流在信息化管理工作中的经验，加强信息化队伍建设，提高全员信息化应用水平。高素质人才在企业信息化管理建设中起到了强大后盾支持的作用。

3.企业要根据市场经营内外部环境的不断变化持续优化企业信息系统

随着我国社会的进步和科学信息技术的发展，企业信息化技术也在不断的更新发展，没有一成不变的系统，企业应该定期对原有系统流程设计的合理性比照市场经济大环境变化进行分析研究，找出与企业管理脱节的部分进行改进或者再设计，使其调整到最佳的状态能更好的应对市场竞争。

4.制定与企业信息化建设紧密结合的财务内部控制制度

财务部应认真研究企业的发展战略、风险控制要求和业绩考核标准，根据管理层级对信息的需求程度，建立一套级次分明的内部控制制度。

（1）不相容岗位分离。企业要明确各岗位的职责范围，重要岗位之间要有牵制作用，系统开发、程序设计、系统操作、数据录入、审核审批、日常数据维护、管理决策等职务相互分离，互不兼任，可以减少利用计算机舞弊的可能性。

（2）形成恰当的授权管理制度。应明确信息化系统的相关责任人岗位职责、权限及奖惩措施，每一项业务应分工负责，责权分明，制定岗位责任制，实行归口管理，防止权限授予不清出现的“扯皮”现象，在关键节点岗位权限设置上应严格把关，很多企业只注重强调“权”但确忽略了与其配套的“责”——奖惩措施的执行情况，使制定的措施形同虚设或者执行力度不够无关痛痒，不能很好的约束相关人员。

5.围绕企业整体发展战略和主要经营业务需求编制统一的信息化规划、制定统一目标

紧紧围绕企业发展战略和主营业务需求，编制统一的信息化总体规划，制定统一经营发展目标，坚持按照项目间的逻辑关系和优先级次序，本着与实际相结合的原则，制定年度经营发展计划，并统一进行组织实施。对于起到支撑企业主业的重大信息化项目，要统一规范标准、统一设计流程、统一管理执行，防止各自为政，避免重复建设，确保建立统一高效的企业信息化系统。

总而言之，财务信息化可以大大降低人为舞弊的风险，节省企业资源，提高了决策有用性，使企业经济效益最大化，增强了企业在市场上的竞争力，其在整个ERP系统中的核心地位显而易见，企业应始终把提高业务运营水平和实现管理创新作为信息化工作的出发点和落脚点，立足于企业实际需求，持续完善、改进和优化，建设实用高效的信息系统。财务人员应与时俱进，在工作中不断的开拓创新，为了更好的服务于企业而努力。

参考文献：

[1]张珊珊.浅析财务管理信息化的利与弊[J].经济管理者，2011.03

[2]田蓓.浅议企业财务管理信息化建设[J].现代商业，2012.02

[3]马洪福.刍议如何加强企业财务信息化建设的思考[J].财税论坛，2012.01