档案信息管理电子化在学校人事管理中的运用

陈雅婷 肖满

摘 要 随着档案信息管理电子化在各企事业单位中的不断推进和普及，学校教师的人事档案管理也需要改变传统的纸质档案管理手段，进一步规范，并逐步实现信息管理电子化。

关键词 人事档案 档案管理 电子信息

中图分类号：G271文献标识码：A   DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2015.04.0010

The Use of Information Management Electronic Records

in Personnel Management in Schools

CHEN Yating[1]， XIAO Man[2]

（[1] NO.1 Middle School Affiliated to Central China Normal University， Wuhan， Hubei 430223;

[2] Faculty of Light Industry， Hubei University of Technology， Wuhan， Hubei 430068）

Abstract With electronic records information management in the use of various enterprises and institutions continue to promote and popularize， school teachers and personnel records management also need to change the traditional paper-based records management tools， to further standardize and progressive realization of electronic information management.

Key words personnel management; records management; electronic information

随着电子信息技术的发展及其在各领域的发展和应用，档案管理也随着传统的纸质管理发展到档案信息管理电子化，特别在高校和企事业单位中，这种电子化管理可以提高工作效率，优化管理方法，促进档案的科学管理。尤其在教育行业，档案电子的管理显示出明显的优势，是未来发展的趋势之一。本文主要探讨学校人事信息的管理电子化。

1 档案信息电子化管理的定义

档案信息电子化是利用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工利用的一个过程，可以使其转化为可供利用的软件形式的二次文献信息。①档案电子化可以对档案进行系统的管理，减少了对文献整理的时间，有益于各单位间的信息交换，提高了社会和经济效益。其说明的是计算机在档案管理中的应用，通过计算机对档案文献材料进行处理，将传统的纸质材料变为电子形式，以此方便使用者对材料进行查阅、修改、复制、传送，从而提高工作效率。

2 档案信息电子化管理的作用

（1）档案信息电子化可利用软硬件设施便捷进行档案管理。电子化档案管理的工作都是在计算机上操作，利用互联网进行档案文件的查阅、修改、复制、传送等工作，摒弃了传统的档案处理工作需要翻阅大量的纸质文件的繁琐，只需要网络传送就可以解决档案的保存、传输及多次产出，解决了空间和时间的难题。电子化信息保存需要资源和空间。同时，随着科技的发展，图文处理、扫描拍摄等软硬件相继产生，为档案管理提供便捷。

（2）档案信息电子化可让档案信息实现共享。电子文件不再是传统的纸质文件，而是利用计算机以电子文件的形式存在，管理信息数据的人可以利用，其它数据信息可以共享，在单位内部部门之间甚至不同管理单位都能使用档案的数据，不再受时间、空间和地域的限制。同时，学校拥有数据库后，对整体教师管理也有很大的帮助。比如能通过数据对教师采取全面的评价等等。

（3）档案信息电子化可将使档案数据仅编辑一次便可多次重复使用，降低传统的纸质档案文件出版经费成本。传统的手工编制的纸质档案出版需要很多的经费，国家拨给档案部门的经费又是有限的，靠单位解决更是不现实的事情，这样可能会造成档案工作人员辛辛苦苦编制的成果无法出版，信息电子化只需一次的投入，编辑好，保存好，可多次打印使用，降低了出版经费。②而今管理人员只需要将数据整理好，便可作为蓝本多次重复使用，无论是打印或者出版，都便捷许多。

3 学校人事档案管理的现状

学校人事档案管理主要是包含教师、教辅人员、行政人员及后勤人员的人生档案，内容涉及到家庭背景、政治面貌、职称、业绩、考评成绩等等综合指标。人事档案数据庞大、琐碎并复杂，使用频繁。因此，教师人事档案管理信息化是学校信息化的重中之重。信息技术引起档案管理工作革命性的改革和创新，在学校人员档案信息化管理中，面临着缺乏资金投入以及掌握现代信息技术的人力资源缺乏等多种问题。同时，由于学校涉及的工作内容单一，行政机构简单，教师的人事管理不太规范，人事档案管理是比较欠缺并容易忽视的部分，尤其是档案管理电子化更需要普及和优化。

学校人事档案管理软硬件设施落后，手段单一，缺乏互通性，无法共享。大部分人事档案管理部门仍然使用传统的手工输入，再加上目前档案管理人员的信息技术知识没有经过系统的培训，处于一个初级的操作水平。虽然有的单位做了一些改变，投入资金改进了设备，但多是应付检查，或者没有给予重视，更不用说普及了。在学校中，管理人员采用办公软件，如word、excel、wps、powerpoint等软件处理数据，整理档案，数据零散，无系统的数据资源库和集成软件，使用者使用起来非常不便，导致重复工作极多，任务繁重。由于历史的原因，档案工作的基础设施较差，各类档案目录、内容兼容性不强，无法互通使用;各个部门各自为政，资源不共享，规定不统一，并不能全面实施、进行标准化的工作。档案资料的科学性、数据性、可查询性和共享性未能达到现代科学管理的要求。

档案管理技术人员的管理水平和技术水平需进一步提高。档案电子信息化，对其管理的人员是核心，人员的知识水平和操作技术能力，未能达到档案电子化管理的水平要求，对办公软件操作不熟悉。目前大多人事部门职员都是教师兼任，对行政工作不精通，也有的对计算机操作不熟练，学校没有专职技术人员，对档案信息管理都是临时兼职，缺乏系统培训和专业知识，没有经过正规系统的业务培训，不能满足现代先进的技术设备和操作软件，因此对档案信息管理不能胜任。

电子档案信息的安全性、真实性和法律效力有待巩固和加强。电子文件的存储基础是硬件，而传输软件是网络，因此对网络管理尤为重要，与传统笔录方式比较，信息网络在安全性方面存在以下弱点（即使现代网络加强了安全保护措施）：数据可能被复制和盗取;数据可能丢失和无法复原;数据可能被恶意乱用等。因此，这些弱点给保密工作带来极大的困难。③纸质文档形成后，一般具有相应的稳定性，不易被篡改，而电子文档具有相对独立性，随着电子科技的飞速发展，篡改、伪造新的文档不是难事，纸质文档变成电子文档后，原始性被破坏，相应的真实性和安全性也令人质疑。而纸质文档通常带有法律效力，而电子文档在这个方面大打折扣。

4 如何加强档案信息电子化管理在学校人事档案管理中的运用

针对以上几点现状，分析不足，加强档案信息电子管理可以采取的措施如下：

（1）学校要培养先进的现代信息管理人才，提高管理意识。思想决定命运，意识决定成败。说明意识的重要性，意识的提高，需要不断学习专业知识，并且应用与实践。有专业意识的人一般是专业的人员，专业的人才做专业的工作，其意识会比普通人高，如设备管理和操作，软件维护和开发，完善这些都需要人才的引进和利用。使各类档案信息数据能相互转化，资源共享，简化教师管理流程，给学校管理提供可靠、真实、快捷的依据。同时制定使用规范制度，让软硬件开发和使用有依据，成规范，尽量没有漏洞。

（2）学校要提高人事档案管理工作人员的业务素质水平。当前，学校许多人事专员不精通专业知识的技术，提高档案人员的专业知识水平。因此，学校对专业人员进行定期专业素质培养，有计划和针对性地组织人员外出进修，让他们综合学习国内外先进的信息学、档案学、信息网络技术、数理统计、管理学等知识，掌握信息管理技术，这才是健全学校人事档案管理的核心要求。

（3）学校要提高电子设备投入。如可以采购先进的电脑、数码设备、扫描仪和专业软件，在硬件方面达到数据库管理的需要;同时应用专业的管理软件，对数据进行科学管理。使人事档案管理工作人员能够方便地使用这些设备和软件，提高工作效率。

（4）增强档案管理工作人员安全意识。电子数据文件容易被修改，如果没有对修改操作进行专业处理外，电子数据改动在计算机不会残留任何改动痕迹，虽然我们可利用电子信息安全技术为电子档案数据进行加密处理或者将电子文档利用水印技术处理，但是实现档案电子信息化管理后，这些数据通常会在网络中进行传输，在网络上进行传递就有被非法截获的风险，所以对在网络中进行传输的档案数据必须进行多次加密，确保电子档案数据安全。④如果将已完成的电子文稿用“只读”和加密的模式保存，电子文稿不能被轻易改动，就能跟纸质文档一样规范，具有法律效力。同时，在维护电子档案数据时，要与时俱进，不能注重了安全性之后，过于陈旧。因此，要保持严谨、严肃的态度，不断对数据库进行更新和维护，电子化的手段可以很方便地达到这个目的。

（5）加强各单位之间的合作。当今社会是一个高速信息化的社会，各单位之间的信息可以共享，因此，各单位间可以利用档案电子化的共享，达到互相资源共享，提高工作效率。

总而言之，档案信息化管理是档案工作发展的新里程碑，未来还有很大的发展空间，同样的，人事管理利用档案信息电子化管理的手段也需不断改进。加大电子设备和软件的投入，以及专业人才队伍建设，科学管理和考核，提高档案专业人员知识水平和操作技术，创新发展和研发新的应用功能和领域，通过档案科学管理发展质量和水平的不断提升，促进人事管理快速地发展。在电子信息化时代的学校教育中，加快学校档案信息化管理工作，促进档案科学管理水平迈上一个新的台阶，更能有益于学校管理的规范化，进而创造更大的社会效益。

*通讯作者：肖满

注释

① 冯雪菊.档案信息电子化[J].办公室业务，2013（1）：108-109.

② 靖冬超.浅谈人事档案的信息化管理[J].戏剧之家，2013（7）：356.

③ 刘阿娜.浅谈如何运用信息技术改进档案管理[J].IT技术与应用，2011（4）：20.

④ 李玉梅.新时期档案信息电子化管理工作的重要性[J].吉林省教育学院学报，2011（12）：195-196.