浅谈高校仪器设备招投标档案资料管理

王世海

(西南交通大学 实验室及设备管理处，成都 610031)

·国有资产管理·

浅谈高校仪器设备招投标档案资料管理

王世海

(西南交通大学 实验室及设备管理处，成都 610031)

针对高校仪器设备招投标档案资料管理实际存在的问题出发，结合高校仪器设备招投标工作流程，从管理者、管理方式、管理方法、信息化技术等方面设计一个流程化的管理模式。实现高校仪器设备招投标档案资料管理的规范化、效率化、信息化。

招投标；档案管理；管理信息化；仪器设备

1 高校设备招投标资料管理的现状

1.1 设备招投标采购档案工作重视不够

高校设备招投标采购过程由专职的职能部门：采购中心或者兼职的职能部门、国有资产管理处、实验室及设备管理处主要负责实施。而招投标过程中产生的文本资料最终都保存于高校档案管理部门，且采购执行部门极少会配置专人或者专业的档案管理人员负责整理、归档这些文本资料。

1.2 设备招投标采购档案存档资料不规范

政府采购在高校广泛实施后，由于采购设备的多样性，使得招投标过程中出现了很多不同的情况。例如，三家以上的公开开标、公告二次后的两家竞争性谈判、公告二次后的一家单一来源谈判等，使得文本资料的多样性，没有规范统一的标准。加之专业的档案管理部门出台的招投标资料存档目录，大多基于《政府采购档案管理制度》，属于大框架，不细化。造成了采购单位按照采购项目自行需求的选择文档资料的存档，材料不统一，放置顺序也无规范。

1.3 设备招投标采购档案整理不及时

一套完整的招投标采购档案反应了招投标活动的整个过程，从计划的报批到确定中标的供应商，再到合同签订以及最后的设备验收，整个周期可能较长，文档资料也是随着时间的推移慢慢增加。由于前期就没有一个明确的总体目录，造成新增的文档资料没有及时的归档，到了项目审计抽出来，缺这样资料，少那样资料。

1.4 设备招投标档案管理信息化手段落后

由于招投标档案大都是纸质文档，整理收集均靠人工操作。而整套资料存档后只有大目录下的索引，无电子版数据，在查阅是通过索引查到原始材料，再进行查找翻阅，费时费力。

2 主要应对措施

2.1 专人专管，提高管理人员档案意识及业务水平[1]

要构建一份齐全完整的采购档案，不论是专职的采购部门还是兼职的采购部门都应设立专职的设备采购档案管理人员。管理人员需要具备责任心和相应的业务水平，这就要求职能部门不定期的为档案管理人员提供相应的培训，加强管理人员的档案意识，从日常工作的积累中不断提高自身的业务水平。

2.2 建立科学、严谨的设备采购档案整理规范

设备采购招投标文件资料种类繁多，在立卷与归档上应遵循文档资料的形成规律，以保持文件资料的有机联系，便于查找和使用。整理方法应依据国家、行业规范，政府采购档案管理制度，根据高校自身的实际情况，结合设备采购工作程序制定相应的整体规范。针对大型的预研定制类设备采购，设备采购档案可以按招标工作流程或者资料形成的时间顺序进行整理。例如：招投标前期文件(设备可行性报告、立项文件、经费批复文件等)、招投标过程文件(评标报告、中标结果等)、合同签订与履行、设备验收情况等。常规的专用设备招标采购档案也可按照招投标工作流程活资料形成的时间顺序进行整理，无论采用逻辑关系组卷，还是采用时间顺序组卷，原则是统一一种方式，并在编制说明中予以表述，便于档案后期的使用、查询和管理。也使档案在移交专门的管理部门时交接简单、清楚、明了。

2.3 建立齐全、完整的设备采购档案管理目录及时归档

高校设备采购招投标活动从立项到合同签订、设备验收有一个较长的时间段，这就要求建立起一个涵盖齐全，资料完整的设备采购档案管理目录，在目录中一项档案资料产生后及时地放入项目档案中。而西南交通大学设备采购档案管理目录是基于《中华人民共和国政府采购法》和《政府采购档案管理制度》，结合高校的《设备采购档案管理操作规程》下制定的。如表1所示。

表1 设备采购档案管理目录

续表1

整套资料的存放归档建议可以采取以下步骤：

(1)在采购项目论证、立项、执行批复计划下来以后，准备一个标准的档案盒，并按照一定的编码规则给采购项目编号，如图1所示。从始至终该编号可以一直作为采购项目编号、合同编号、设备验收编号。

图1 设备招标编码规则

(2)按照图1的存档目录，填写上采购项目编号。在已经产生的采购设备论证报告，经费拨付单位或项目立项单位的审批文件上勾。各高校还可以根据自身的实际情况添加一些要素，如各条目存入档案盒的时间、经办人。

(3)随着设备采购招标标合同的进行，及时地将原始资料放入档案盒，并在目录清单上对应处做上标记。直到设备采购项目最终的验收报告出来后，整套资料就齐备了。开始对所有的资料进行编制页码，最后按照页码生产存档资料的目录。如表2所示，有条件的部门还可以自行装订成册。

2.4 使用信息化手段进行仪器设备招投标资料管理[2]

(1)要按照《政府采购档案管理制度》与《电子公文归档管理暂行办法》规定精神指导电子公文的形成、办理、收集和归档[3]，制定出符合招投标流程的具体办法和措施，规范和指导招投标档案管理信息系统的建设、运行、管理和维护工作[4]。

(2)信息管理系统的设计[6]，可以根据高校自身的实际需求，结合项目审计、财务审核等方面合理设置数据库的字段。基本数据结构可以在不同的数据库表单中设置相互映射的字段关联。

(3)充分利用和发挥校园网信息网络平台的作用，及时保障仪器设备招投标档案的建库入网。

(4)信息平台应建立好严格的权限操作角色划分。

(5)建立仪器设备招投标档案信息安全保障体系建设。加强仪器设备招投标档案管理系统的管理，针对各种存在的威胁,采取有效的安全措施,提高整体安全水平,建成坚固的电子档案信息安全管理体系[5]。

(6)通过对档案纸质文档进行扫描以及OCR识别等技术手段对档案进行数字化处理，连同录入的仪器设备招投标档案管理信息存储在设计合理的文件系统及数据库中，通过信息管理平台对档案进行统一的数字化管理，实现档案的检索、调阅、登记、审批等的自动化。

表2 存档资料的目录

3 结束语

高校仪器设备招投标资料是国家审计、审查的重要证明材料，也是支持高校仪器设备采购招投标合法合规的重要支撑材料，同时保障了高校经费使用的合理与安全。做好高校仪器设备招投标资料的管理可以高效、安全、规范地提高管理水平、完善管理制度；是从根本上支持高校发展的重要工作。

[1]朱文莉. 如何做好档案管理人员的角色定位[J].当代经济(下半月),2008(8)：79.

[2] 王萍,宋雪雁.电子档案管理基础[M].北京：清华大学出版社, 2006.

[3]国家档案局.电子公文归档管理暂行办法[M].2003.

[4]王艳玲.浅谈高校档案管理信息化建设 [J] .现代情报，2007，6(6):63-64，67.

[5]项文新.构建基于信息安全风险评估的档案信息安全保障体系必要性研究[J]. 档案学通讯. 2008(1)：56-58.

[6]罗俊，李仁旺，陈立平. 用JSP/Servlet构建的三层式产品开发过程管理系统[J].计算机工程,2002,4(28):44-46，69.

Discussion on the Management of the Bidding File of Equipment of Colleges and Universities

WANG Shihai

(Office of Labs and Facilities Management, Southwest Jiaotong University, Chengdu 610031,China)

With the goal of resolving the problems encountered in the management of bidding documents of the instruments and equipment of colleges and univercitiesand taking the current bidding process as reference, design a process of management within managers, management modes, management methods,information technology and other aspects realize the and informationization of the management of university instruments and equipment bidding documents.

bidding; file management; management informationization; instrument and equipment

2014-07-07

王世海(1981-)，男，工学硕士，八级职员，专业方向：通信与信息系统。

G482

A

10.3969/j.issn.1672-4550.2015.03.065