信息论在现代档案馆建设中的应用

黄玮

摘 要：信息论是一种用于揭示信息系统活动中某个对象的运动规律的科学方法。在信息系统中，信息论可以把对象抽象为一个信息变换系统，然后将对象的运动（比如获取、传递、输出、加工处理、反馈）看作是信息流动的过程。本文将用信息理论，探讨现代档案馆建设的相关可能性，以期档案行业顺应时代要求，向社会化、多元化、开放化和先进化发展，档案馆成为绿色环保高效、具有完善服务功能的文化信息中心。

关键词：信息论；现代档案馆；建设与应用

信息论是一种用于揭示信息系统活动中某个对象的运动规律的科学方法。在信息系统中，信息论可以把对象抽象为一个信息变换系统，然后将对象的运动（比如获取、传递、输出、加工处理、反馈）看作是信息流动的过程。进入21世纪以来，信息爆炸是学界最为关注的科学现象之一。据预计，2020年全球以电子形式存储的数据量将达35ZB，是2009年全球存储量的40倍。可见，大数据信息时代已然到来，面对着海量信息，各行各业的管理方式和思维理念都将受到挑战与挫折，档案界也不例外。再固守传统，把档案管理限定在一个封闭式的纸质为主的仓储空间，显然会极大地制约档案学界的发展与进步。本文将用信息理论，探讨现代档案馆建设的相关可能性，以期档案行业顺应时代要求，向社会化、多元化、开放化和先进化发展，档案馆成为绿色环保高效、具有完善服务功能的文化信息中心。

一、掌握先进技术，将档案资源转化为信息资源

据港媒报导，香港政府在2012年7月到2013年1月短短六个月的时间里，销毁了高达76100英尺的官方文件，这些文件堆积起来相当于47个环球贸易广场的高度。香港并无法律要求政府公务文件必须归档保存，公务员有权随意销毁文件，但香港作为一个世界标志性的中心之城，如此之众的具有史料价值和政策研究的档案永久消失，不由得不让档案界一片惋惜。可见，建立现代化的档案馆，将原始的纸质资源快速转变为信息资源，并永久保存下来，这是当下一个多么重要和紧迫的课题。利用大数据技术、多媒体技术、云技术等把档案资源转化为信息资源，香港76100英尺的文件其实也只需要一台技术机即可完成容纳。这种电子存储方式可以从根本上解决档案库存告急的严峻问题，也必然会节约成本、提高效率、优化存储。

二、信息管理在档案馆管理中的核心地位

档案馆的管理从最初的实体管理必须转型为信息管理。这是根据用户需求和时代发展要求双重决定的。档案用户已经从简单地查阅纸质归档文件，变为想要全方位地有效利用数据背后的信息和信息蕴藏的海量知识，这就要求档案馆提供对应的新型科学服务。随着互联网的发展，开放存取型网络图书馆的运营、世界各大数据公司进驻中国、知网系统的不断创新服务，人们获取信息的方式越来越多元化，越来越简单，档案馆本身就远离公众视野，如果再不跟上科技的步履，很可能就此被取代、被遗忘。作为一个现代化的档案馆，必须拥有自己的技术引擎、知能分析引擎、社区服务实体、用户需求预测引擎，把信息检索和利用功能最大化，只有用科学手段进行信息管理，而不再局限于管理库存、归档这些传统工作，才能真正建立现代化的档案馆。

三、寻求与大数据公司合作，建立科学的信息流系统

信息已经上升到国家战略资本的高度，拥有信息就拥有致胜的关键。单一的技术手段，已然不能满足档案馆对处理大型数据的日常要求，因此需要引进技术，寻找与大数据公司合作，建立科学的信息流系统。拓展档案馆的对于元数据的处理能力和挖掘数据能力。另外，信息不对等也是一个急待解决的问题，档案馆作为我国文化事业的一部分，为政府提供信息，为公众提供服务，是基本的职能，但是这种职能的实现目前是有障碍的，政府无法与档案馆的信息服务对接，公众无法用最快捷的方式获取知识，享受服务，这就需要与大数据公司合作，解决档案馆发展中遇到的一系统技术问题。

四、加强档案信息管理，优先保证数据的各项安全

信息论一个核心问题是如何保证信息的流动和传播，如果信息流的一个环节堵塞缺氧，就会造成整个信息系统的崩溃。就档案馆的信息管理来说，对档案资源及时进行备份和加密，尤为重要。网络不是真空，存着大量的黑客、木马和破坏病毒，档案馆信息管理要特别注意这些潜在的风险，保护档案信息的知识产权，防止信息丢失、被篡改和隐私权被侵犯。档案馆在运用大数据时，要注意规避风险，优先保证数据的使用安全。这是现代档案馆不容忽视的细节工作。

五、建立有效的大数据背景下档案管理监管体系

随着信息技术发展的日新月异，政府主管部门应该加大对档案管理单位的经费投入，不断提升档案管理部门档案管理的软件和硬件条件。同时档案管理部门要积极提升档案管理的信息化水平，要加强档案管理人员对信息技术的掌握，加强档案管理人员大数据相关知识的培训和辅导，要不断扩充新的技术力量，做好信息化背景下档案管理的人才储备。

参考文献：

[1] 陈晓琼.信息化环境下的档案管理探讨 [J].情报探索，2014（10）：34。

[2] 任平.信息时代对科技档案信息化管理的思考[J].科技与企业，2014（2）：50—51。