独立学院教学秘书的职业困境及改善对策研究——以金城学院为例

张 敏

（南京航空航天大学金城学院管理系，江苏 南京211156）

0 前言

在我国高等教育大众化的进程中，独立学院已成为一支重要的办学力量，目前全国共有独立院校300多所，其办学规模不断扩大，发展势头异常迅猛。我国独立学院高等教育事业的发展，离不开一支高素质教师队伍，也离不开一支高素质的教学管理队伍，教学管理队伍的管理水平直接关系到教育改革与发展的成败。高校教学秘书是教学管理工作的直接参与者。加强教学管理，提高教学质量，自然离不开一支拥有丰富的管理知识与技能的教学秘书队伍，他们在推动整个教学管理工作规范化和科学化、激发创新和变革、增强高校竞争实力和提高人才培养质量等方面都具有重要的作用。

教学秘书承担着繁重的工作任务，工作性质决定了教学秘书必须具备以下素质：

（1）过硬的政治素质；（2）优良的道德素质；（3）良好的业务素质，即具有与岗位相适应的业务知识和能力；（4）良好的身体和心理素质；（5）较强的能力素质，主要包括政策理论水平、决策能力、组织协调能力、改革创新能力、预见性能力、应变能力、学习能力等。

1 金城学院教学秘书的工作现状分析

本次调查以金城学院教学秘书为研究对象，共计发放问卷29份，回收25份，回收率86%，调查有效，结果可靠。从调查结果可以看出，25位教学秘书中，有17位是兼职教学秘书，即由专职教师兼任教学秘书工作；教学秘书的学历皆为本科以上，职称为讲师或助理研究员以下；年龄为40岁以下。

有15位教学秘书没有参加过教学管理方面的岗位培训，同时有15位认为教学秘书工作专业性强，需要不断的专业知识技能培训，而目前学院培训机会少，培训没有系统性；有17位教学秘书近3年来没有教学管理方面的科研成果，占比68%；84%的教学秘书认为参与教学管理方面的研究创新有利于提高教学管理水平，而56%的人认为工作太忙，没有时间和精力从事研究创新工作；64%的教学秘书觉得目前工作量偏大，报酬偏少。所有教学秘书中，仅有7位对自己的工作感到满意，占比28%，对工作现状感觉一般的占72%；12位教学秘书有改变职业的想法。

2 职业困境产生的原因

2.1 教学秘书工作繁琐、强度高

从工作内容上看，教学秘书的工作范围几乎涉及院系教学管理的各个方面。教学计划制定、课程安排、教材订购、学籍管理、考试管理、档案管理、重修、调停课等日常教学管理、毕业资格审核、毕业证书学位证书的发放、毕业设计的管理等，每天解答老师和学生的咨询、随时处理各种突发事件，有很多隐性的工作是无法量化和绩效评估的。

从工作对象上看，教学秘书的工作针对的是具体的人，独立学院属于企业性质，自负盈亏，人少事多，各个院系一般有多个专业上千名学生，但只配备一到两位教学秘书，而且有相当一部分教学秘书由全职教师兼职担任，面对的很多工作和师生的切身利益相关，有时难以照顾到所有人的利益，人际关系复杂纠结，处于风口浪尖，工作易遭人误解和埋怨，工作难度大，强度高。

2.2 岗前培训欠缺

独立学院普遍重视专任教师的培训、学习。对于教学秘书的岗位培训则基本没有，教学秘书在被聘用后可直接上岗，工作内容和工作方法都需要自己在进入工作状态后独立摸索，理论知识和技能更是严重欠缺，其教学管理仍以经验管理为主，工作缺乏科学化、规范化、专业化，不能适应现代教育发展的需要。

2.3 教学秘书缺乏职业认同感

教学秘书负责对教学工作的全盘管理，协调各种利害关系，是基层教学管理工作的执行者和实施者，既要迎接主管部门的各项考核与检查，也要协助领导做好本单位教学质量监控，既要为出现的各种问题出谋划策，也要千方百计杜绝教学事故。但是教学秘书工作属于从属性质、服务性质，这就决定了教学秘书只有服务的权力，而没有管理的权力。教学秘书不能决定任何事情，是系部的“勤杂工”和“小蜜蜂”，相对于机关行政人员而言，教学秘书处于教学管理的最基层，是最彻底的执行者，即要执行系主任下达到任务，也要接受教务处的业务指导，按要求完成教务处布置的工作。可见，教学秘书职业即劳心也劳力，更受制于人。所以教学秘书的职业很难广泛地得到认同。

2.4 心理压力大、自我效能感低

教学秘书长期处于一种焦虑和紧张的状态，究其根本原因还是因为工作量大、时间紧、责任重大。教学管理工作具有周期性和连续性，大量工作必须短时间完成，环环相扣，如果任何一个环节出现纰漏，稍有不慎都会导致教学事故发生，给后续工作带来麻烦，同时还会受到各方面的指责和批评，所以不求有功，但求无过，总是不断担心工作是否准确无误的落实，精神高度紧张，对每件“小事”总是不断检查核实，长期处于这种紧张压抑的状态会对心理健康造成损伤，同时容易造成教学秘书自我效能感降低，即主要是因为可能在日常教学管理工作上多次的失误，导致对自身的能力评估下降，从而丧失工作的信心。

2.5 工资待遇低、晋升机会少

高校里重视一线教师，教学秘书没有教师待遇好地位高，院系里属教学秘书工资待遇最低，也不如实验员、辅导员受师生尊重，多劳少酬，费力不讨好。因为工作繁忙，专业知识荒废，科研成果少，几乎没有参加培训的机会，也没有参加与自己本职工作直接相关的科研项目的机会，对学历提升、职称评定都不利，一直埋头苦干，教学秘书前途渺茫，晋升困难，工作投入与回报的严重不平衡，个人职业发展的需要与努力工作只为他人做嫁衣的现实形成强烈反差。没有一个有针对性的、自成一体的晋升制度，导致了教学秘书对自身的职业发展前景缺乏目标，这也是很多教学秘书在工作中逐渐丧失积极性和主动性的重要原因。

3 改善独立学院教学秘书职业困境的对策

3.1 正确认识自我，提升职业价值观

职业困境之所以产生，有部分原因在于个体期望与现实职业间的落差较大。对自己抱有较高的期望，则很容易产生职业倦怠，所以正确认识自我，适当降低对自身的期望，保持良好的心态，才能顺利进入职业角色。

教学秘书要形成正确的价值观，需要个体主动对自己做出评价，主动参与与职业相关的活动，寻找符合自己在职业发展中的合适位置，从中得到心灵的满足，体验生命中的快乐，再通过一系列的自我反思、自我教育、自我发展、自我提高，最后升华得到正确的职业价值观。

3.2 努力提高业务素质和工作

教学秘书属于管理人员，应该具有管理者相应的计划、组织、协调、控制等能力。在当今的知识经济时代，教学秘书要保持对新知识探索的兴趣，以免无法适应工作的变化而与工作脱节。

教学秘书要熟悉各个教学管理的环节，掌握教学管理的规律的同时，了解与学科专业相关的知识，及时关注该学科发展的动态，特别是涉及与专业培养方案教学计划相关的内容，了解相关专业的教学目的和教学规律，做好教学管理工作以促进教学质量的提高。同时要熟练使用各类现代化办公设备，熟悉学校相关的教学管理和规定，严格按章办事。

3.3 学院应制定激励性的薪酬管理制度和奖评制度

独立学院应针对教学秘书这一职业特点，建立一套公平合理的薪酬管理制度是非常有必要的。将岗位补贴和绩效工资联合起来，对教学秘书岗位给予一定的岗位补贴，同时也根据教学秘书所在系部的教师和学生人数，即教学秘书的服务对象数量，给予一定的人数津贴。同时在教学秘书工作考评时，获得各种奖励可以晋升、加奖金，在这些激励因素下，教学秘书就有工作的奋斗目标，付出更多的努力而获得更多的奖评，从而调动他们的工作积极性，减少他们职业困境的产生，提高教学管理的水平。

3.4 健全培训体系，完善教学秘书的职业晋升制度

独立学院教学秘书职业困境，主要在于独立学院只要求教学秘书机械地完成工作，而忽略了教学秘书对培训学习的渴求。当今社会，各个领域的知识更新换代迅速，高等教育管理也不例外，教学秘书需要不断学习以充实自己的专业知识，提高工作能力,才能跟得上高等教育快速发展下所带来的教学管理模式和理论上的新要求。因此,独立学院需要建立完善培训学习体系,保证岗前培训与在职培训活动的开展，使得教学秘书能够学习新的理念，新的思维，开阔视野,以饱满的热情投入到工作中，从而提高业务水平。

对教学秘书职业制定出合理的晋升制度，是独立学院缓解教学秘书职业困境有重要途径之一。独立学院应当根据自身的特点，参考高等院校行政人员评职评审的相关文件政策，制定教学秘书相关的晋升政策，对教学秘书的职业发展给出明确的指引。国家或省级的评职评审，在条件要求上较高，独立学院可针对教学秘书的职业特点，提供优惠政策，制定校级的评审评职，校级的职称评定与工资奖评相挂钩，使教学秘书作出适合自己的职业生涯管理规划。

3.5 适当减轻工作压力，创造学习提升的机会

公立高校的教学秘书与学生的比例不高于1：200，而独立学院教学秘书与学生的比例往往是1：500甚至是更高。如此精简的用人方式，致使教学秘书如长期紧绷的弦，随时都有“断裂”的可能。这不仅危害教学秘书个人的健康，还严重影响独立学院的教学管理。学院可聘请多名教学秘书分担工作，从而分解部分工作压力，同时也可给教学秘书留下更多自我学习、提升的机会，留出更多的科研时间，从而有助于教学秘书更好地开展工作。

［1］伍婧.独立学院教学秘书职业困境的成因分析[J].科教导刊,2011(5)：174-175.

［2］卫秋娇.高校独立学院教学秘书职业倦怠及干预对策研究[D].吉林大学，2013.

［3］潘雪柳，等.浅谈独立学院教学秘书的工作现状及对策[J].经营管理者，2012（11）：260.