企业信息化管理系统的构建探讨

朱永东　赵康

摘 要 本文通过参照ISO9000原理，对企业信息化管理系统的概念、内容、运行模式及步骤进行了介绍。

【关键词】企业信息化 管理系统

没有规矩，不成方圆，要想让IT系统得到有效的应用，并让信息系统绩效最优，最根本的不是取决信息技术和设备的先进性，而是要向管理要效益。因此，企业信息化建设迫切需要解决的不仅是技术问题，更是IT 管控理念和方法的问题。探索一套操作性强的思想或方法，用来有效地规范、指导和管理企业实施信息化工程，提高信息化实施成功率，已成为一个迫切需要解决的现实问题。参照ISO9000质量管理系统的原理和方法，在企业建立和运行一套信息化管理系统，实现对企业信息化全过程、全方位的指导和管控，解决信息化建设及管理无章可循，无法有效控制的问题。

1 企业信息化管理系统的概念

根据ISO9000对管理系统的定义，可将企业信息化管理系统理解为：以企业信息化建设各阶段的过程为控制对象，以提高信息化项目实施成功率为目的，由信息化建设方针和目标驱动的一个标准化的管理系统。信息化管理系统将建立一套指导、控制和管理企业信息化建设的规范化的运作程序，与企业其他标准化管理系统一样，信息化管理系统通过控制各种过程来保证信息化建设的顺利进行。

2 信息化管理系统的内容

在借鉴IS09000质量管理系统的基础上，将信息化管理系统划分为4大过程：“管理职责、资源管理、信息系统的实施、测量和改进”。这4个过程并非相互独立，而是按照顺序形成内循环。每个大过程又包含很多子过程，信息化管理系统就是由这些过程组成的有机整体。

“管理职责”过程规定了企业决策层的活动，其主要包括：企业信息化建设方针和目标；明确部门职责；主持管理评审；系统的策划等。系统文件主要包括：手册、程序文件和其他与信息化建设相关的文件。系统文件作为企业标准（包含技术标准和管理标准）发布，是企业开展信息化建设和及管理工作的指导和依据。

“资源管理”过程保障信息化建设所需的资源，及资源的合理利用。其中资源包括人力、资金、硬件、软件、数据、信息和政策。

“测量和改进”过程涉及企业系统改进和过程改进两个方面。其中，通过“内审”进行系统的运行控制，评价系统运行的有效性、适宜性和绩效。其中“信息化绩效评价”能促使企业采用正确的方式和合理的依据，主动评价信息化的绩效或重视信息化产生的价值，帮助企业走出“IT黑洞”，并制定了一系列的应急准备和反应措施、纠正措施、预防措施等，为改进信息化实施的过程，以及信息化建设持续、有效地进行提供保障。

3 企业信息化管理系统的运行模式

信息化管理系统是一种系统化管理模式，强调按系统思想管理信息化建设的相关事务，以达到提高企业信息化实施成功率的目的。为了适应系统化的管理需要，信息化管理系统采用了戴明模型，即按照PDCA循环思想，通过识别影响企业信息化的因素，有针对性地制定计划和管理方案，实施运行控制，并采取必要的监控和测量，发现问题，实施改进，实现管理系统的持续有效运行。

4 信息化管理系统的实施步骤

4.1 系统策划

系统策划的实施步骤，包括企业战略规划、企业信息化规划、信息化管理系统过程识别、建立系统总体结构和编制系统文件6个步骤。

第1步：企业战略规划。确定企业的战略定位和战略目标，明确企业是做什么的，是一个什么样的企业。如何将企业的要目标、方针、策略和行动信号构成一个协调的体结构和总体行动方案

第2步：企业信息化规划。通过对企业信息化应用现状的优势、弱点、挑战和机遇进行分析，使企业充分认识到其自身的发展阶段以及信息化水平所处的层次。开展企业信息化瓶颈分析，针对企业业务流程现状，找到阻碍企业信息化发展的关键点，增加决策的准确性，决策者根据企业信息化现状和瓶颈分析来确定适合企业的信息化发展规划。

第3步：信息化管理系统过程识别。其内容包括确定信息化管理系统适用范围、确定方针、目标设定与分解、所需资源分析等。根据信息化管理系统内容确定系统适用范围，以指导信息化管理系统的建设；确定系统方针，以它作为信息化管理系统建设的推进原则；设定系统目标，以明确企业信息化管理系统的发展方向，然后根据总的目标，明确各个阶段每个部门的目标，以保证企业总的信息化目标的实现。

第4步：建立系统总体结构。参照ISO9000质量管理系统的方法，对识别出的信息化管理系统过程进行分层归类，建立3层结构，分别为系统层、过程层和活动层。

第5步：编制系统文件。根据建立的系统总体结构，系统文件也分为3层，其内容包括管理手册、程序文件和相关记录的编制。系统文件的建立有利于企业信息化管理的制度化、标准化，有利于规范员工的行为，有利于提高企业整体水平，并为员工学习和培训提供了良好的教材。

第6步：系统文件的评审发布。由企业系统管理部门组织相关人员对系统文件进行评审，然后正式发布。

4.2 系统运行

在系统文件完成评审和发布后，系统运行的步骤，包括宣传、培训、组织调整和资源配置，信息化管理系统实施4个步骤。宣传、培训和培训主要针对的是部门领导和从事企业信息化工作的骨干人员。其主要内容包括与企业信息化相关的各种理念、技术和方法。组织调整和资源配置是根据企业战略规划中制定的企业业务模型以及信息系统规划中对组织、资源配置的需求，对组织进行相应的调整，对资源进行合理的优化配置，以解决企业旧体制对信息化工作的阻碍。

4.3 系统评价

该阶段主要是对系统运行过程的监控，主要内容包括内部审核、过程测量和监控、信息化效益评价、应急准备和反应。通过对运行过程的评审和对数据的收集分析，使企业决策层清楚地知道信息化管理系统和信息系统的运行情况和需要改善之处。

4.4 系统改进

根据系统评价的输出成果，制定一系列相应的纠正措施和预防措施，对系统运行过程提出过程改进意见，促使企业信息化水平螺旋上升，业务流程越来越优化，综合实力不断增强。

5 结束语

信息化管理系统的内容基本涵盖了信息化建设的各个方面，采用标准化的管理方式，运用过程方法，通过系统文件指导企业做什么、怎么做、由谁去做，避免出现缺乏监管、控制不力、运营不善等现象，有利于规范企业信息化的建设行为，提高企业信息化实施的成功率。

参考文献

[1] 朱瑜庆，张根保，任显林.标准化的企业信息化管理系统的探索与研究[J].现代制造工程，2008（02）.

[2] 张根保，朱瑜庆，任显林，曾旭杰.企业信息化管理系统初探[J].中国制造业信息化，2008（03）.

作者单位

陕西中烟工业有限责任公司延安卷烟厂 陕西省延安市 716000