浅析档案管理的发展与趋势

胡玉荣

摘 要：信息技术的发展创新，各种新技术的层出不穷，对各行业发展建设都有着极其重要的影响，对于传统档案管理而言更是一种机遇及挑战。档案管理为了适应时代社会发展的需要，虽然在一定程度上加强了创新与改革，但与发达国家相比较而言，档案管理仍需进一步完善。文章主要针对现阶段档案管理发展所存在的问题进行简要分析，并结合实践经验提出合理化的解决措施，从而对档案管理发展趋势提出了几点个人意见，仅供参考。

关键词：档案管理；发展；趋势

引言

近年来，随着改革开放的不断深入，经济建设的发展壮大，人们对于档案管理的作用越来越重视。从某种角度而言，档案管理包括以下等几个方面的内容：档案收集、整理、价值鉴定以及档案保管、编制目录、检索、统计等编辑研究及利用等。从另外一个角度而言，档案管理的发展并不是绝对稳定的，大致可以分为两大类：一类是基础工作；另一类是利用工作。档案管理基础工作的好坏将直接影响整个档案管理利用的使用效率，所以在实际档案管理过程中要将基础工作放在重中之重。档案管理的主要目的是为了向社会实践工作提供更好的服务信息，通过管理系统的完善与建立可以将有效信息进行合理的整理、分类，信息加工及输出有效运用。从一定程度上而言，促进了经济建设的发展，对各行业的发展建设有着至关重要的影响。

1 档案管理的发展阶段

1.1 传统纸质档案管理阶段

档案管理，从某种意义上而言，自纸张发明以来我国历朝代就开始有各种形式的纸质记录保存，通过记录各种重大事件，将信息、时间、相关数据记录在纸上，然后将其进行妥善的管理，这种早期的记录形式也可被称作“档案管理”。但随着这种记录形式的不断创新与完善，档案管理工作也得到了前所未有的发展，到20世纪80年代已经初步具备了档案管理工作的收集、整理、鉴定、保管、统计及利用等六大重要环节，每个环节都对档案管理有着极其重要的影响，彼此之间缺一不可，对社会的发展进步也起到了一定的推动作用。但是不可否认的是，随着信息时代的到来，这种纸质档案管理方式已经很难适应时代社会发展的需要，这也是其自身特点所决定。

1.2 数据存储档案管理阶段

计算机信息技术的出现，对档案管理而言是一种全新的挑战。这种技术的发展很大程度上推动了档案管理的建设发展。利用计算机技术将数据进行存储，这也标志着档案管理将从纸质媒介形式逐渐转为光盘记录及硬盘发展等形式。但在软盘存储初期，由于这种形式还不完善，所以记录过程中信息数据相对比较少且容量也很有限，容易导致信息读取不便的现象出现。但光盘刻录形式的出现一定程度上弥补了这一缺陷，且信息数据存储量比较大、稳定，是软盘存储的十倍以上。但并不能说这种存储方式就是完美的，它也 存在着一定的缺陷，也会因为保护不当而出现各种信息难以读取的现象。

1.3 专业档案管理信息系统阶段

随着各种新技术的层出不穷，档案管理在一定程度上也获得了前所未有的进步与发展。不再将信息数据单纯的存储在媒介上，而是利用计算机、网络技术将它们很好的进行运用及管理。网络技术的出现可以将档案管理信息更加专业化，资源可以进行共享，便于查找及分类，对于查询而言有着极其重要的影响。但在资源共享过程中要设立完善的监管机制，设置口令，这样可以有效的对档案管理进行保密，一旦档案信息被篡改或是盗用就可以有依据可查，及时进行处理与解决。网络技术的在一定程度上也给档案管理带来了一定的威胁，网络中毒、软件的蓄意攻击、黑客的侵入都将是档案管理极其需要注意的。只有对其进行不断的预防及升级处理才能有效的加强对档案管理的维护。

2 档案管理的趋势

2.1 不断地开发更新档案管理系统软件

现阶段，档案管理软件相对比较单一，并没有形成完善的管理模式，针对每个企业发展特点的异同，档案管理很難满足其各企业档案管理的需要，难以实现专业化的管理模式，这样不仅仅会影响档案管理的存储效率，更加会对企业的发展形成一定的影响。所以，在档案管理软件开发及研制阶段，要依据各种企业的发展特点进行软件的升级，从而适应企业的管理需要，推动档案管理建设的不断创新与发展。

2.2 档案管理系统专业人才的培养

对于档案管理而言，要培养专业的档案管理人员。从而让档案管理者可以充分利用现代信息技术、电子技术、网络技术等专业学科知识对档案管理进行完善，从某种角度而言，档案管理者作为档案管理的主体，对其影响是极其重要。档案管理者人员素质的提高，对整个档案管理质量的提升有着积极的推动作用。所以，必须加强人才的培养及重视。

2.3 安全机制的建立

在档案管理过程中，从另外一个角度而言，存在着多种不安全因素的威胁，受不安全因素的影响很有可能导致信息的泄漏及破坏。所以整体来讲，要建立完善的安全管理机制，确保档案管理信息的安全可靠。与此同时，依据档案管理系统特点制定各种安全监控机制。

3 档案管理发展建议

3.1 注意档案管理复合型人才的培养

随着档案资源的不断增加，档案的管理工作也就随着出现了问题和状况。而问题的发生一旦没有得到及时解决，必定会使降低档案的管理工作的效率，限制档案管理工作的进步，落后于时代发展的脚步。因此非常有必要提高档案管理专业技能。

3.2 完善档案管理体系

完善的档案管理流程应当按照科学合理的方式进行运作，应根据上级电子档案管理规范，结合单位实际情况，制定一套切实可行的电子档案管理制度，使电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节做到有章可循。制定电子档案制度时应注意以下几个方面的问题：注意划清电子档案管理过程中各级各类人员的责任；归档电子文件的责任签署应明确；注意电子文件归档工作程序规范问题；注意电子文件的动态管理问题；明确电子文件检查、鉴定内容及要求；归档时机应适合本单位工作实际。

3.3 强化电子档案安全管理

由于网络信息系统的开放性，使得电子档案在传输过程中容易遭受来自网络各个角落的攻击，因此强化电子档案安全管理就显得尤为重要。电子档案信息以其传输快捷、便于利用等特点备受青睐，同时也给档案信息安全提出了新的问题。解决安全问题的方法主要包括以下几个方面：一是应用各种先进的电子档案安全防范计算机技术，如证书式数字签名、手写式数字签名、电子文档加密、数据访问身份验证、电子档案网络防火墙、电子档案文件设“只读”状态设置等。二是运用先进的现代化网络运行监控技术，对网络运行实施有效监控，防止运行过程对电子信息的破坏；三是通过对员工和设备的管理杜绝人为侵害的产生。

4 结束语

文章就档案管理发展的三个阶段进行了较为深入的研究，分析总结了我国档案管理发展各个阶段的内容和特点，并从当前档案管理系统角度出发，结合自身的专业知识，对档案管理的发展趋势进行了判断，最后从提高人员素质、完善档案管理体系、提高安全管理的角度对档案管理提出相关建议。

参考文献

[1]霍金龙.谈电子档案管理问题[J].档案管理，2010.

[2]王岩.关于信息时代电子档案管理初探[J].经济师，2011.

[3]殷雪梅.浅谈信息时代的电子档案管理[J].经济与财富，2012.