高职高专院校声像档案管理现状及对策

邱晓青

(福建商业高等专科学校校办，福建 福州 350012)

高职高专院校声像档案管理现状及对策

邱晓青

(福建商业高等专科学校校办，福建 福州 350012)

声像档案在高职高专院校各项工作中发挥着历史凭证、宣传教育、广泛交流等重要作用。归档意识淡薄，未能及时归档；制度不够健全，未能实行集中统一管理；保管条件较差，未能得到妥善保存等，是目前高职高专院校声像档案管理存在的主要问题。加强宣传、提高归档意识；制定制度，转变管理方式；广开门路，拓宽收集渠道；采取措施，改善保管环境，可以使高职高专院校的声像档案管理逐渐规范，充分发挥信息服务作用。

声像档案；管理；对策

声像档案是指以摄录手段记述和反映法人和自然人在其活动中形成的，对国家和社会具有保存价值的照片、录音带、录像带、影片等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录[1]。声像档案又称音像档案、视听档案。声像档案作为档案的一种载体形式，是纸质档案的重要补充，也是高校档案的重要组成部分。随着高职高专院校的发展，声像档案的利用也越来越频繁，其在工作中越来越发挥重要作用。目前高职高专院校声像档案管理还存在许多问题，需要在今后的发展中加以解决，使其逐渐规范，充分发挥信息服务作用。

一、声像档案的作用

声像档案除具有凭证作用和参考作用外，还具有其特殊的作用。

第一、历史凭证作用。声像档案是记录历史的特殊手段。高职高专院校声像档案真实地记录了学校的教学、科研、管理、文化艺术以及其它各种活动的具体过程，而且把当时的环境、气氛、动作、语言等毫无遗漏地反映出来，能给人们以逼真的感受，可以“再现”历史，比文字档案更形象、直观、生动，引人入胜，历史凭证作用更为明显。

第二、宣传教育作用。声像档案内容极其丰富，形式多种多样，传播快，一般不受地域限制，不受文化程度限制，甚至不识字的人也能接受某些声像档案内容。将记录有重大变革和重大活动、事件、国家法规法令内容以及政治内容的声像档案编辑成电影、电视、纪录片、专题片等，对全体师生进行宣传教育。例如：学校在教育评估、各类评比、校庆、新生开学之际制作展示学校教学成果、科研、管理、学生活动等各方面的视频文件，可以让全校师生加深认识，接受教育。

第三、广泛交流作用。声像档案的信息容纳量极大地超越传统文字档案，再加上它的客观真实性和形象多维性，能使人们以不同的方式和角度进行利用，并被大量复制以满足多方面的需要，从而提高了声像档案的商品化程度，加强了其广泛交流的特点。高职高专院校可以根据自身特点，结合实际情况，针对不同主题制作介绍本校办学特色、师资情况、教学科研、学生活动、校园文化等方面的光盘、照片等声像材料，进行分发、赠送，扩大交流范围及影响力。

二、高职高专院校声像档案管理存在的问题

高职高专院校声像档案管理普遍存在归档不及时、不完整，管理混乱、管理方式落后，保管条件差等问题，直接影响了声像档案的完整和利用。

(一)归档意识淡薄，未能及时归档

1.摄录人员没有归档保存的意识。负责摄录、归档的人员多是兼职人员，他们中许多人没有声像档案的概念，误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而学校各类重大活动、重要会议形成的照片、视频、录音等声像资料摄录完就可以了，没有及时归档保存的意识。这些拍摄完成的照片、视频、音频等原始数据，归档时还需要进行筛选，配以文字说明。有些活动在拍摄完成后，拍摄人员只选一两张作为新闻报道，也不会花时间和精力去整理这些照片和视频，若档案馆(室)人员没有及时催收，就会造成声像档案的缺失。

2.领导不够重视。部署工作时，有关部门没有把声像档案归档纳入整体规划，从前期准备到结束没有相应的归档要求和控制措施以及贯穿始终的档案收集、整理工作。特别是大型活动，往往是多个部门同时参与，从各个部门临时抽调的工作人员相互之间缺乏沟通和协调，活动结束后，档案材料也各归东西，声像(包括文书、实物等)档案流失在所难免，大大影响了声像档案的收集、整理工作，造成声像档案馆(室)藏匮乏。

3.声像档案移交传输的问题。声像档案的原始数据容量较大，一般要经过筛选、剪辑，而摄录剪辑人员只将剪辑好的文件进行归档，而原始图像数据由于容量很大，动辄上千万兆，在移交过程中由于存储容量和传输容量不足，造成归档不及时，甚至流失。

(二)制度不够健全，未能实行集中统一管理

1.声像档案管理制度不健全、执行不到位。目前大部分高职高专院校声像档案未能实行集中统一管理，缺乏必要的规章制度，缺乏行之有效的保障措施，管理工作也未落到实处。声像档案归档难以形成一个统一的流程[2]，许多照片档案散存在个人或科室内部，使得高职高专院校档案馆(室)藏声像档案极为匮乏。

2.声像档案不完整。声像档案有特殊的归档要求，例如照片、底片需同时归档，影像需辅以文字说明[3]。但在实际工作中，常常出现只有照片没有底片，或者照片底片无法对应、文字说明不规范等问题。随着数码相机的普及，目前大部分都是数码照片，这就存在像素、格式是否符合归档要求等问题。一些单位的声像档案归档不及时，在时间推移的过程中，常常无法说清事件的顺序、相关人物、地点、主题等，其保存和利用价值也会大打折扣。

(三)保管条件较差，未能得到妥善保存

声像档案作为特殊载体，其储存条件有特别的要求，必须有专门的超声档案室来进行保存。高职高专声像档案保管条件差，具体表现在：一方面，声像档案保管分散。由于声像档案资料一般都散落在各个部门，没有及时归档，无法进行集中管理，这些散落在各个系(部)、处(室)的声像档案通常被随意堆放在文件柜内，与其它资料混存，不具备恒温、恒湿、防磁等保存条件，时间久了，就会造成照片发黄褪色、底片粘连、磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用[4]。另一方面，目前高职高专院校中只有极少数高校配置了声像档案室或声像档案专柜，并且只是按照文书档案的保管条件来进行保管，不利于声像档案的永久保存。另外，光盘、磁带、录像带等声像档案本身有一定的寿命，要定期进行翻录、拷贝，但是由于档案管理经费等限制往往未能及时定期检查并拷贝、翻录，许多高职高专院校都是“一盘带子反复用”，原始录音(像)没有保存下来。随着时间的推移，这些声像档案可能会出现磁化、断裂、无法读取等问题。

三、加强高职高专院校声像档案管理工作的对策

(一)加强宣传，提高声像档案归档意识

高职高专院校档案馆(室)要抓住机遇、结合本校中心工作，对馆、室藏档案进行编辑、整理、利用，发挥档案自身的宣传教育作用，营造良好舆论氛围，从而提高全校教职工，特别是各级领导及有关人员的档案意识[5]。如对大学新生进行思想教育，可利用学生开学之际，通过视听资料来介绍学校的发展历史、校风、学风、办学特色、校园文化等，使学生短时间内了解学校，尽快适应新环境，激发他们作为学校一员的自豪感，从而起到宣传教育的作用。可以利用校庆、学校评估、领导视察、嘉宾来访、校际交流等时机，从声像档案中提取素材，进行剪辑加工制作学校宣传短片，达到展现、宣传学校的目的。通过宣传教育，使得广大师生认识到声像档案的特殊作用，从而树立声像档案保存、利用的意识。因此加强声像档案利用效果的宣传，对于提高声像档案的归档意识，促进声像档案收集，推进声像档案的建设和发展有着十分特殊的意义。

(二)制定制度，转变声像档案管理方式

1.制定切实可行的声像档案管理制度。根据《高等学校声像载体档案工作规范》有关规定：“声像档案必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开放利用。”[6]实行三纳入，将声像档案工作纳入学校工作计划；纳入领导议事日程；纳入学校教职工的经济责任制和岗位责任制。改变当前声像档案管理混乱现状，保证声像档案收集齐全完整，结合各院校实际情况，制定切实可行的声像档案管理制度，并订立相对应的保障措施，狠抓落实，逐步理顺归档流程，形成标准化流程，确保声像材料从收集、整理、归档、移交都有严格的制度和措施参照执行。规定永久、长期保存的声像档案应定期或实时向档案室移交；利用声像档案时使用拷贝件或复制件，利用时要做好防护措施，防止损坏。在此基础上还可制定一些相关的配套措施，确保有关制度落到实处。如规定凡用公款在各项活动中拍摄录制的声像材料，应将声像材料连同文字说明整理好一并交给档案部门，摄录人员购置摄录用品的发票，应在声像材料移交后，由有关领导和档案员签证后才可到财务室报销[7]。维护学校档案的完整是每位教职工的义务，对于无故拖延归档时间，拒不移交声像档案或造成声像档案丢失、损毁、泄密的，按照《档案法》的有关规定，追究相关人员的经济责任直至法律责任。总之，声像档案管理要做到有法可依、有法必依，明确责任，依法管理，使之逐步变成自觉的行动，实现对声像档案的集中统一管理。

2.逐步转变声像档案管理方式。声像档案管理工作要逐步从经验管理向科学管理的方式转变。采用计算机管理，大力开发声像档案信息资源，为提高本校的教学、科研和管理工作水平服务。随着计算机、数码设备、各类档案管理系统软件的普及，对声像档案规范化和现代化管理的要求也越来越高，系统化程度也越来越高。为了扩大声像档案信息化服务范围、提高声像档案的利用效果和利用效率以及保护声像档案原始数据，高职高专院校档案馆(室)应配备计算机，实现声像档案使用电子计算机检索，并且在保密的基础上，在网络上提供声像档案的检索、利用服务。用户利用档案联机网络可以快速查找所需声像档案，也可查找相应的文字说明。联机管理还可使用户在遥远的地方根据自己的需要来观看、收听馆藏的声像档案信息，以扩大声像档案信息量的传播和利用。在保密的基础上使声像档案的复制品成为商品，进入商品交换行列，扩大信息交流范围。

档案管理部门也要加大对声像档案的监督指导力度，定期检查、随访。针对不同高校的具体情况，采取不同方法进行指导。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，可以指导其完善声像档案信息开发利用服务功能；对有设备和人员，但而档案管理没跟上的单位，应促其建立声像档案各项规章制度和措施，进而逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，并进行定期跟踪、随访[3]。另外，由于声像档案的音频和视频文件有比较强的专业技术要求，档案管理部门必须加强监督和指导，对相关人员进行业务培训，为声像档案的形成、保管奠定良好的基础。

(三)广开门路，拓宽声像档案收集渠道

1.常规收集与重点收集相结合。(1)制定声像档案管理制度与归档范围，强化常规收集。建立健全业务部门的声像档案管理制度是声像档案收集工作的重要环节，只有切实可行的制度才能保证声像档案的集中统一管理，尽量减少声像材料散落于各个部门及个人手中；(2)重要部门、重大活动重点收集。对本校声像档案产生的主要部门及全校范围的重大活动、会议等要强化收集，对各大活动要从前期介入，进行跟踪，及时掌握情况。对这些部门及活动产生的声像档案进行重点收集；(3)重点人物(摄录人员)直接征集。学校的重大活动、重要会议、外事活动等一般都会指定专人进行跟踪摄录，要和这些摄录人员及时沟通，拍摄结束后，及时把属于归档范围的声像档案收集归档。

2.校内收集与社会征集相结合。高职高专院校声像档案除了要收集校内开展的各项活动、会议等形成的声像档案外，还可以根据需要向全社会进行广泛征集。高职高专院校档案部门通过发布信息、邮寄函件、上门拜访、召开征集大会等形式，对声像档案的征集进行广泛宣传，进而采取有偿征集、补贴、代保代存、捐赠、复制、拷贝、网络传输等形式收集有价值的声像档案。总之，可以灵活运用有偿征集与无偿捐赠相结合、上门征集与函件征求相结合、名人征集与社会普集等方法，多渠道多形式的接收、征集各种类型的声像材料。

3.实物归档与网络传输相结合。声像档案实物归档包括两个方面，一个是以实物照片或者录音带、录像带、光盘等载体形式进行移交归档，另一个是把照片、录音、录像资料存储于硬盘、U盘等存储设备进行移交归档。网络传输是指利用互联网对照片、录音、视频等声像档案进行传输归档。网络传输的好处是方便快捷，但也涉及到安全性的问题。

4.主动出击和被动接收相结合。主动出击是指为保证声像档案的摄录质量及抓住摄录的时机和关键环节，档案工作人员亲自到活动现场进行拍摄。档案部门的自拍、自录，应有计划有步骤地进行。比如在我校新校区建设过程中，档案人员可在不同的工程阶段到现场进行拍摄，作为学校声像档案进行保存。为防止学校重大事件、会议、科研等活动档案的流失，高职高专院校档案馆(室)可直接参与学校的各类重大事件、会议、科研等活动。主办部门可事先通知档案馆(室)，指定专人负责拍摄并负责其他各类档案的收集归档工作，确保全校重大活动产生的声像档案及其他门类的档案收集齐全、完整[8]。

(四)采取措施，改善声像档案保管环境

声像档案工作应列入学校的发展计划和部门年度预算，从人力、物力、财力上给予支持，加大对档案库房建设的投入，逐步改善声像档案保管条件。档案库房应远离变压器、高压电箱等能够形成磁场的电器设备、设施，做到防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗等“八防”要求。定期检查库房温湿度，配备空调、除湿机等，配备专门的声像档案防磁柜。声像档案按照不同载体类别分开保管，按类别放于照片册、底片册、光盘盒、磁带盒等，并进行异地或多载体备份。照片、底片要定期进行检查，有发黄、发霉、变质等现象，要及时进行清洗和技术处理；珍贵的老照片要进行扫描，重新冲洗保存。对录像带、录音带等磁性载体要定期进行倒带、翻录，硬盘、光盘、U盘等数字存储载体保存的声像档案也要定期进行拷贝、转存。档案部门严格执行借阅制度，母片(带)不得外借。

[1]任红彬.基层档案工作随笔[M].北京：中国档案出版社，2007：161.

[2]张平.加强声像档案管理工作刻不容缓 [J] .华章，2014，(21)：347.

[3]苏绍芝.档案工作实践与理论研究[M].济南：山东省地图出版社，2009：37，104.

[4]潘若雷.视听传媒实务[M].北京：中国广播电视出版社，2009：124.

[5]周小敏.浅谈高校声像档案的收集[J].魅力中国，2011，(7)：349.

[6]国家教委办公厅.高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范[M].成都：四川科学技术出版社，1994：119.

[7]刘家真.声像档案管理与保护[M].武汉：武汉大学出版社，1993：25.

[8]李颖.加强声像档案管理之我见[J].黑龙江史志，2007，(2):19.

(责任编辑：练秀明)

On Management of Audio-visual Archives in Higher Vocational College

QIU Xiao-qing

(General Administration Office, Fujian Commercial College, Fuzhou 350012, China)

Audio-visual archives play an important role such as historical documents, education, extensive exchanges in higher vocational college. There are some problems in the management of audio-visual archives, including limited file awareness, unsound system, and poor conditions of preserving records. Therefore, it’s urgent to raise awareness of archive management, set rules, broaden collection channels, and improve the storage environment to act as information service.

audio-visual archives; management; countermeasure

2015-03-10

邱晓青(1982- )，女，福建罗源人，馆员。研究方向：档案管理。

G276

A

1008-4940(2015)02-0063-05