水管事业财务中存货管理常见问题分析与对策研究

朱益锋

（江苏省泰州引江河管理处，江苏 泰州 225300）

根据事业单位的会计制度，水利管理事业单位（以下简称水管事业单位）的存货包括专业业务用存货以及达不到固定资产标准的工具、器具、低值易耗品等。为保证水管事业单位日常维修养护活动的正常开展，水管单位必须有计划地购入、消耗存货，存货是水管事业单位维修养护过程中不可缺少的资产，也是保证水管事业单位正常、高效、安全运行的必要条件。从这一点可以看出，存货管理是水管事业单位财务管理的一个重要组成部分，如何做好存货管理也是水管事业单位财务人员一直以来不断探讨的课题。笔者就此谈点粗浅的认识。

1 存在问题及原因分析

1.1 管理人员对存货管理不重视

水管事业单位往往执行的是事业单位会计制度，而执行事业单位会计制度对收入和支出的配比关系要求并不严格，只需要进行收支结余核算而不进行盈亏核算和相关的成本核算［1］，这样就导致现实工作中很多水管事业单位的管理人员不重视存货的管理和核算。

1.2 存货管理内部控制制度执行不到位

虽然多数水管事业单位都有存货管理方面的制度或规定，但由于种种原因，很多制度流于形式，执行不到位。

（1）在存货请购环节，少数水管事业单位存货请购无序，个别采购人员往往按照供货方意图采购货物，导致因采购存货不符合需求而造成积压和浪费。

（2）在存货采购环节，采购大额存货时，通过将采购项目拆分，规避公开招标；采购文件中设定了特定参数排斥其它潜在供应商；采购文件中设定了不合理的评标办法、标准和废标条款；单位集中采购不规范，存在人为操纵现象。

（3）在存货验收环节，验收人员玩忽职守，未严格按照采购合同验收存货质量和数量，存在验收舞弊风险。

（4）在存货管理环节，由于事业单位大多存在编制有限、人手紧张等情况，往往由材料保管员兼采购员甚至兼任材料会计，再加上存货种类繁多，管理工作量大，故对于存货的各个管理环节，如申请采购、审批、购买、验收、付款、领用或出库、盘盈盘亏等缺乏必要的控制、监督和复核［2］。

（5）在存货盘点环节，一些水管事业单位并没有对存货开展年度全面盘点清查，导致存货账实不符。诸如此类内部控制制度执行不到位情况的不断发生，使得存货的监管效率低下，同时也增加了存货流转过程中出现徇私舞弊行为的可能性。

1.3 存货管理的技术手段落后

目前，大多数水管事业单位的存货管理手段都比较落后，存货的收发、管理、记录等工作都是由存货保管员手工制单，这种落后的工作方式往往直接导致存货库存数量不准确，查询不方便。

1.4 存货的会计核算不规范

水管事业单位因为人手少，再加上个别人员责任心不强等，往往对存货会计资料的搜集、流转、整理工作不及时完成，核算也缺乏准确性［3］。由于记账、对账不及时，如：购进一些随买随用的、金额较大的存货类用品时直接将其列作支出，而没有通过存货类科目进行核算；办公用品、清洁卫生用品等大量的存货没有反应在账面上等，致使相当一部分存货成为账外资产，既造成了浪费，也使得管理人员不能了解存货使用的明细情况。

2 加强水管事业单位存货管理的对策

针对目前水管事业单位存货管理中存在的问题，笔者认为可以采用以下一些措施来加强管理。

2.1 管理层要高度重视

水管事业单位资金来源多数为国家财政拨款，虽然水管事业单位对收入和支出的配比关系要求不高，往往也没有硬性的效益考核指标，但是随着财政支出绩效评价体系的推动，财政部门对各项资金的使用情况必然会加大检查力度，这就要求水管事业单位的存货管理人员思想上要高度重视，树立存货管理的理念，在日常工作中做好相应工作。

2.2 健全存货采购内部控制管理制度

（1）在人员配备上，严格按照水利厅《水利事业财务管理内部控制要点》的要求，实行三员分开制度，具体就是采购人员、仓库管理员、材料核算会计人员岗位分设。实行三员见面制度，即：采购员采购完材料后应在仓库管理员处办理验收入库手续，然后凭仓库保管员的验收入库单及请购审批手续、发票等到出纳处办理报销手续。材料核算会计与保管员核对材料账，要做到账账相符、账实相符。严格执行不相容岗位相分离制度，如采购、验收与付款，保管与清查，销售与收款，存货处置的申请与审批，审批与执行等，不得由同一部门或者个人全程负责。完善材料申请审批制度，材料核算会计每月均应核对领料单的批准手续［4］。

（2）在存货请购环节，存货请购应由存货使用部门牵头编制与其业务量相适应的采购预算，财务、工管、监察、审计等部门要参与到采购预算的编制中，财务部门应建立定额存货管理制度，防止出现积压和浪费的现象，最后形成的采购预算要报领导审批，金额较大的采购预算还应经领导集体研究确定。

（3）在存货验收入库环节，仓库管理员应严格按照采购合同上的型号和数量对入库存货进行验收，并出据入库单。出纳办理报销时应仔细核查相关手续是否完备，手续不完备的一律不予结算。

（4）在存货出库环节,存货出库时，仓库管理员要严格核对领料单批准手续是否完备，领用情况是否合理，并及时将领用情况输入存货管理系统，月末与材料核算会计进行核对。

（5）在存货盘点环节,应定期对所有存货进行盘点，及时办理盘盈、盘亏手续，找出盈亏原因并加以改进。

2.3 加强管理，确保制度有效执行

（1）做好材料管理人员的培训教育工作，认真组织内控制度学习，使其明白为什么要设立内控制度以及如何设立内控制度。

（2）培养存货管理人员对内控制度的认同感，使其在了解制度的基础上提高对制度的认识，意识到良好的内控制度是对每个存货管理人员最好的保护，以此来引导员工以开放的思维和心态接受内控制度，变“要我执行”为“我要执行”。

（3）加强对存货流转岗位人员团队意识与合作精神的培养，使各岗位协同一致，形成强大的内控合力。由于人员的素质参差不齐，每个人的责任心各有不同，故在做好“自律”的同时也要加强“他律”。

（4）水管事业单位的管理层要营造自觉遵守制度的氛围。在执行内控制度时，管理层应加强指导和帮助，及时解决出现的各类问题。同时，应把职工对内控制度的掌握程度和执行程度作为对职工绩效考核的重要内容，从而激励职工自觉学习、自觉执行内控制度。

（5）水管事业单位的管理层要加强对内控制度执行情况的跟踪。在执行制度过程中，水管事业单位的财务部门、内审部门还应加强对存货从采购到领用总体流程内控制度执行情况的监督检查。在存货采购环节，要注重对预算控制、合同订立、采购验收、付款等环节的检查；在存货领用环节，要注重对领用审批、发出审核、账实核对等环节的检查。

2.4 使用先进的存货管理技术

（1）在存货管理的方法上，目前存货管理技术较常用的有ABC法、JIT 法、EQQ 法、MRP法［5］。就水管事业单位而言，笔者曾对本单位常用的963种存货进行了分析，发现一些大型的备品备件如油冷却器、液位传感器、灭磁单元等占用资金量达到了总库存存货占用资金量的80%。所以在人手相对不足的情况下，水管事业单位较适用的是ABC法，即：将存货品种按资金使用量的大小进行分类，对占用资金量大的存货进行重点管理，对其它种类的存货实施正常管理，从而有效控制存货库存，减少储备资金占用。

（2）在存货管理的手段上，要充分利用先进的计算机等现代化管理工具，提高存货管理的实时化、动态化、科学化水平。目前水管事业单位的现状是，仓库管理员大多年龄偏大，学历偏低，仓库中存货相对种类偏少，品种单一。故应有针对性地组织培训，使仓库管理员熟练使用存货管理系统，并通过一系列的基础工作实践，全面掌控存货的购入、库存、领用、出库等环节。管理层应进行全过程监控及全过程管理，以获得可靠的第一手资料，为正确决策打好基础。

2.5 规范存货的会计核算

（1）存货会计资料要及时处理，仓库管理员月末要及时把入库单、领料单等单据交给材料核算会计，材料核算会计要及时进行核对，及时登记入账。

（2）对于较大金额的办公用品、清洁卫生用品等没有在账面体现的存货类资产，应在账面上建立二级库进行管理，即按照存货的管理部门设置二级仓库，由专人对该类存货进行收发管理。

3 结语

随着财政支出绩效评价体系的推动，国家对水管事业单位财务管理的要求将会越来越高，而存货管理作为水管事业单位财务管理中的一个重要部分，也必将越来越受重视。只有思想上高度重视，制度上夯实基础，人员上加强教育，技术上精益求精，核算上更加规范，水利管理事业单位存货管理水平才能再上一个新台阶，才能为水利事业的不断发展做出更大的贡献。

［1］杨青.浅谈事业单位的存货管理［J］.财经与管理，2011（2）.

［2］王云川.浅析事业单位的存货管理问题及对策［J］.行政事业资产与财务，2003（1）.

［3］范国欣.事业单位存货管理存在的问题及解决措施［J］.时代经贸，2008（1）.

［4］郭振宇.事业单位存货管理中存在的问题及解决措施［J］.商业，2013（2）.

［5］杨英琦.谈谈事业单位的存货管理与核算［J］.现代商业，2012（35）.