建筑工程竣工资料管理中存在的问题及其改进策略研究

朱儒刚

（上海建科工程咨询有限公司， 上海 200032）

0 引 言

建筑工程中的竣工资料是反映建筑工程质量和施工现场工作质量状况的重要根据，是一项工程结尾竣工验收的必备条件之一，也是各地质监管理部门检查及城建档案管理部门归档的重要组成部分，对工程后期改扩建和维修有着重要的作用。工程资料的编制、归档是由各参建单位(建设、管理、监理、施工)共同参与的工作。做好工程竣工验收资料的管理工作，对建筑工程的施工质量及建筑工程中所承建的建筑物的安全和使用功能，有着重要的作用。

1 绪 论

1.1 选题的背景及意义

建筑工程竣工资料包含了工程前期准备阶段的相关报验、报审及审批资料、工程施工阶段的现场施工资料及工程竣工验收阶段的竣工验收资料，是一个各方面统筹的概念。工程量大、收集面广是其一个重要的特点。在现实施工过程中，由于人员配备不到位、工程资料收集和归档不规范等原因，会造成工程后期竣工资料编制和归档存在很大的难度，直接影响所涉及工程的竣工验收工作的顺利进行。因此，加强建筑工程竣工资料的管理工作，对建筑工程能否顺利竣工交付，有着极其重要的意义。

1.2 研究内容与方法

本文主要的讨论目的是分析目前建筑工程市场竣工资料管理中，特别是对上海浦东某项目中存在的问题进行有针对性的、详细的分析和探讨，并根据个人一些见解提出相应的解决措施。

2 建筑工程竣工资料管理的相关理论基础

2.1 建筑工程竣工资料管理的相关理论基础

2.1.1 建筑工程竣工资料管理的概念

建筑工程竣工资料是一项建筑工程项目在施工过程中形成的本工程最原始的、图纸与实际建筑物相符的、有重要归档价值的真实记录和现场的实际反映，记载着本项目区域地下各类管线敷设、建筑物实体及实体构筑物等的实际情况，是建设项目管理如前期项目规划预算、工程设计、工程施工、改扩建及后期保修等活动中形成的档案文件。在对建设工程项目的总造价、建设质量、工程进度等各个方面进行管理的同时，建筑工程竣工资料管理工作作为项目现场管理中的一部分，其重要程度越来越被建筑行业所重视。建筑工程的竣工资料是反映工程最终的施工质量和施工过程中现场施工状况的真实依据，是建筑工程最后竣工验收前所要求的必备条件，也是各地城建档案馆及相关档案管理部门归档的重要组成部分，对工程后期改扩建及维护有着重要的作用。建筑工程竣工资料的建立和管理是从项目开始立项开始的，贯穿于整个工程生命周期，是一项长期、复杂和繁琐的事宜，其持续时间长及工作量大是工程竣工资料管理中的重要特点。

2.1.2 建筑工程竣工资料管理的基本组成

建筑工程竣工资料的好坏对建筑工程的影响，决定了建筑工程竣工资料管理工作在实际工程管理中的重要性。它与本项目日常工程管理有着方方面面的联系。建筑工程竣工资料管理工作主要包括组织、经济、技术和管理措施。组织措施要求项目施工单位配备相应资料管理人员，建立切合项目实际的资料管理措施；经济措施要求配备相应的资料管理方面资金，切实保障资料收集整理工作的有序进行；技术措施要求配备相应资料管理规范书籍(国家和地方相应技术规范)，提供必要的设备仪器(电脑、打印机)和技术软件(管理软件)；管理措施要求建立相应规章和流程，从管理层面保障资料管理的有序进行。

2.2 建筑工程竣工资料管理的基本要求

2.2.1 资料管理具有全面性和繁琐性

建筑工程竣工资料的收集与整理贯穿于从前期规划立项开始至项目竣工验收结束的各个阶段。建筑工程竣工资料包含本项目所必要的政府批文(如：土地规划)、施工准备阶段的政府批准文件(如：项目报建、施工许可证发放)、施工过程的技术核定文件、竣工验收阶段相关验收文件。每个文件都有着独立的格式、独立的审批流程及相应的管理要求。建设工程项目生命周期长且对其影响因素多，生产条件及施工技术相对复杂；建筑施工中所用施工材料种类多，建设施工阶段性强并且各个施工工序互相交叉施工。由此导致了建设工程施工过程技术资料和竣工档案资料的复杂性。这个特性决定了建设工程竣工资料管理工作是一个多阶段、多层面独立并相互关联的复杂系统。

2.2.2 资料管理具有突发性

建筑工程施工文件和竣工资料产生于施工项目的整个施工过程中。工程项目前期准备工作、工程开工、施工生产过程中和竣工验收等各个阶段和层面，都会产生各种各样的施工技术资料和各阶段验收资料。尽管各类主要报审文件的成形具有其固定的程序性和相对规律性，但还是有相当多一部分施工技术资料和档案归档资料的产生是由于各个施工现场突发的工程事件引发的，因此竣工资料的形成也具有随机性特点。例如，由于设计单位提交设计变更造成的工程变更，相关建设单位或主管部门临时要求的施工更改，以及其他不可预见的外在因素造成的现场施工的变化。

2.2.3 资料管理具有时效性

随着建筑工程新的施工技术、施工工艺和新材料的出现以及很多施工企业管理水平的不断提高，建设工程施工文件和验收资料的管理经验也得到了新的和不断的积累。新建设项目在建设过程中，可以吸取以往成功的施工案例的施工管理经验和总结教训，避免再次发生以前的错误。但是，建设工程文件和档案资料同时也具有时效性的特征，在多数情况下，竣工资料的作用会随着时间的增长而递减。因此，施工文件和竣工归档资料一经形成就要尽快提交有关审批部门进行确认、签字、盖章并分类归档；否则会对工程的后续工作造成严重影响。例如，要对现场实际施工过程中产生的临时变更、现场部分建筑物拆除后进行工程量签证等。

2.2.4 资料管理具有系统性

建设工程施工技术资料和竣工归档资料涉及到社会很多方面，既涉及到工程力学、智能控制等各种社会学科，也涉及到建筑工程、机电安装、消防安全等各个专业门类。它附属于各个不同的专业学科对象而存在，且同时糅合了质量、进度、造价、合同管理等方面的内容，又依赖于不同的客观载体而进行不停的转变。因此，具有多专业性和综合性的特点。

3 建筑工程竣工资料的作用及意义

3.1 建筑工程竣工资料的作用

建筑工程竣工资料是客观反映实际工程施工质量的根据。竣工资料产生于施工过程中，是施工现场的第一手真实资料，客观真实地反应了现场施工的工艺、方法及施工后的现场施工质量。对后期工程改扩建、二次装修以及分析处理出现的质量问题，竣工资料提供了重要的技术资料支持。例如，对施工现场墙体隐蔽工程的验收。当装修完成后展现出来的是墙体的装修面层，对于墙体质量的验收方式有现场钻探和资料查验两种方式，最经济最有效的方式便是进行隐蔽验收资料的复查。

建筑工程竣工验收资料归档是否完整，客观体现了一个施工企业的管理水平。每个建筑企业都有一套自己的生产管理措施，其中就包括了竣工资料方面。竣工资料管理方面的措施、方式和方法，反映了该企业对工程的整体规划及施工工艺水平。

3.2 建筑工程竣工资料管理的意义

做好建筑工程竣工资料管理工作，有利于所建工程顺利竣工验收。因为工程竣工包含了资料验收，工程竣工资料好坏决定了工程能否顺利验收。

做好建筑工程竣工资料管理，有利于提高施工企业自身的施工管理水平。施工资料内容包含了建筑工程的几乎每个专业，做好资料工作，有利于施工企业从进度、质量和合同等各个方面统筹工程施工安排，在保质保量完成工程的同时，提升本公司的施工技术水平。

做好建筑工程竣工资料管理工作，有利于保证施工工程的施工质量。在施工过程技术资料或记录的形成过程中，要求各参建方签字，同时也是对本工程工程质量的再次复查，有利于保证工程质量，为后期工程保修阶段及改扩建工作提供重要的数据支持。

4 浦东某项目工程竣工资料管理现状分析

4.1 浦东某项目工程概况

浦东某项目总建筑面积约 679 500 m2，包括教学楼、实训楼、办公楼、学生集体宿舍、校内图书馆、开放式运动场、室内体育馆和学生公共食堂。1 标段为学院区和公共教学区，总建筑面积为 299 541 m2，建筑物为框架结构，整体装修施工(包含水、电、暖、风)；2 标段为师生生活区，总建筑面积为197 316 m2，宿舍和食堂为框架结构，体育馆为钢结构；3 标段为生命学院和交流中心，总建筑面积为 91 320 m2，交流中心进行局部精装修施工。

4.2 浦东某项目资料管理现状

上海市浦东档案馆对辖区内建筑工程竣工资料的编报制定了相应的规范要求。此项目是市重点工程，项目部根据规定配备了专职资料员进行日常资料的收集整理，设置了专门资料室及相应办公设备，并配备了相应的规范资料。通过对现场进行了查看，该工程现有的竣工资料主要有：政府审批文件(规划证书、施工许可证)，施工组织设计及专项施工方案，施工单位及人员资质证书，各类材料进场文件，部分隐蔽验收文件，部分分项、分部验收记录文件等。

尽管进行了上述工作安排及资料收集工作，但由于种种原因，现场资料管理仍存在资料管理力度不够、文件丢失、保存不完善等问题，现场实际情况尚未达到相应规范的要求，势必影响本项目最终的竣工验收和移交。

5 浦东某项目工程竣工资料管理中存在的问题

5.1 施工单位对竣工资料管理的重视度不够

浦东某项目项目部虽然建立了资料室并配备资料员进行现场的资料管理，但由于现场资料管理的力度不到位，资料员工作成为摆设。施工企业管理人员资料意识薄弱，建设进度高于一切，认为工程竣工结束时统一进行补办资料更快捷，造成现场施工技术人员对资料提供工作产生很大抵触情绪，加大了资料收集、管理的难度。在现场实际走访中发现，现场资料员未经过相应的资料员培训、未做到持证上岗，对工程施工概况不熟悉，增加了对资料收集和整理的难度。

5.2 管理资料的丢失问题相当严重

现场存在施工资料丢失严重、很多过程资料缺乏原始文件及资料员用复印件代替原件的现象。资料室兼做休息室、人员流动性大，造成资料原件遗失，资料员从监理项目部复印取代丢失文件；涉及工程功能及结构的很多关键工序缺乏相对应的施工资料；现场施工图纸缺失严重，多为现场施工借阅后丢失造成。

5.3 缺乏相应的科学保存机制

虽然根据档案馆要求现场资料设立了档案盒，但是内容与目录不符合；现场施工资料形成后，未及时进行分类归档，而是摆放在文件柜内，当有主管部门进行检查时临时进行分册，缺乏相应的保存机制；现场材料、设备进出场，未进行完善的台账登记，造成内容缺失；已完成的单体项目资料未及时进行装订，而是摆放至纸箱内，造成资料纸张变色、变形，为后续归档装订带来很大难度。

5.4 施工单位管理机制不全

现场各参建单位虽然制定了一些本公司资料管理方面的制度，但是仍存在制度不健全的现象，难以保证本工程竣工资料整理和编制工作的顺利有效开展。例如，对工程技术工艺要求、现场施工记录、隐蔽验收等资料文件缺乏统一的编号标准，现场资料的编号形式各种各样，出现编号混乱、冲突等现象，给竣工汇总编制工作造成了很大困难；现场资料的保存和移交没有制定相应的管理规定，资料交接未形成书面资料文件，造成了资料的遗失、不全现象；项目管理人员对资料管理重视不到位，造成资料员在收集施工资料过程中难度很大；现场实际中，资料员岗位的设置归现场专业工程师管理，管理混乱，未形成单独的资料管理机构。

6 改进项目工程竣工资料管理的策略

6.1 建立健全资料管理的制度和机制

制度是各项工作的先行者。做好项目工程竣工资料的管理工作，必须建立和完善一整套的管理制度，如资料员要持证上岗、明文规定资料员的岗位责任制、施工技术人员现场原始记录的记录方式及内容等，以便资料员进行统一的收集和整理。工程资料的编制规划是工程资料整理的依据，在编制规划中要明确各施工区域检验批的划分方式和划分数量、各种施工材料的送检数量、送检计划及复检个数、各个工程工序的验收部位，以便施工记录的整理与工程现场实际施工相对应。要从公司层面建立健全资料管理机制，对资料员岗位职责和权力进行明确并制度化，摆脱资料员施工中地位低的风气；根据各个项目部的特点，建立各机构、各层次的不同的管理权限，形成独立的资料管理制度和流程；以文字形式明确资料管理职位的特性及资料管理人员应有的素质和能力要求，进行相应的专业培训，取得国家规定的资料专业证书并进行注册备案；完善资料管理人员的提拔方式，从人事制度上体现出对资料管理人员的重视。根据施工现场实际情况，建议项目部要对现有资料员实行岗位培训和持证上岗，召开全员交底会议，并形成资料收集整理工作的制度化。

6.2 增强工程资料管理的意识

项目工程建设开始后，施工单位应对相应的资料管理规定及资料归档的基本知识进行交底，加强现场施工人员及管理人员的资料管理意识，从项目部层面强化资料管理工作。

要求资料管理人员学习并掌握建设工程档案管理的相应的规范要求，包括施工资料及签证资料的格式、流程及归档方式；在项目施工准备阶段，对资料管理进行熟悉、理解并能正确应用。

现场加强培训，提高意识。一些项目的时间跨度大、施工周期长，在此期间不断有新技术、新工艺出现，相应的规范和要求也在不断变化。现场资料管理人员要不断学习培训，及时更新现场资料软件，以顺应市场变化。

针对本工程情况，建议施工单位第一时间购买浦东档案馆关于资料归档的规范要求书籍，从项目部开始逐级进行借阅，并形成借阅记录。要对项目部的建筑软件及时时间进行升级，与最新国家规范表式进行统一。

6.3 及时收集施工技术资料并做好相应记录

现场及时收集施工技术资料进行分类、整理并做好相应记录，保证施工资料的真实性、完整性和有效性。工程资料的真实和完整有效性是工程资料的根本，不真实的资料对后期保修及改扩建有着很大的影响。必须严禁对现场原始施工资料的更改、造假或者后补等现象的发生；否则一但承建工程出现质量事故，不仅不能帮助有关技术部门有效地处理质量事故，同时还会影响后续对本工程的补救，导致补救者误判断，造成不可估量的社会经济损失。竣工资料的整理必须是根据现场实际施工情况进行记录、整理和归档。

准确性是竣工资料整理是否完善的核心体现。分部、分项、检验批的划分要根据现场实际情况进行，现场施工记录数据要形象和的真实，不能随意更改、填写。现场施工过程中进行的必要的隐蔽验收和闭水试验，要求有监理单位旁站的，应及时通知并形成记录，由相关人员进行现场签认；具体施工数据要真实，要配备必要的影像资料。

有效性是施工资料的灵魂。单位、分部、分项和检验批质量验收时的质量评定，应使用规范要求的表格并符合质量验收标准；书面文件的形成要及时规范，书面文字应按要求使用相应的正楷、黑色记号笔进行填写，不得出现后补或使用其他规范不允许的笔书写。

结合项目的实际情况，建议项目部要制定相应规定，定期对相关资料进行复查审核和自查自检，杜绝后补现象；规范现场资料管理制度，根据要求对资料进行书写、传阅。

6.4 加强对施工管理资料的分类工作

如果说现场工程资料收集后进行分类归档是竣工资料管理中的重要一环，那么，施工资料是否合理有序地分类、整理和归档，对后期竣工资料整理有着重要的意义。建筑工程应根据施工现场情况，对分部分项工程进行详细划分，并根据规范要求，对资料进行 A、B、C、D 册(A 册为施工组织设计、质量计划资料；B 册为施工技术管理资料；C 册为工程质量保证资料；D 册为工程质量验收资料)归档，避免后续竣工资料整理中再重新梳理、划分。

现场收集资料，应按照规定盖章后在第一时间归档于相应的资料夹并形成记录；涉及工程主体功能或使用要求的，必须要求留存必要的影像资料和电子文件。

6.5 完善后期竣工资料的整理工作

工程竣工后，施工单位要按工程实际的施工情况绘制竣工图。在竣工图绘制过程中，要求施工单位安排专业人员进行绘制并做好复核工作，确保竣工图内容与工程实际相符合；如有与原设计图纸不同的应做好相应的标示。竣工图绘制完成后，必须与原图纸进行再次比对。主体结构的修改或涉及工程安全与使用功能部分修改幅度超过原设计图纸 30%的，需提交原设计单位重新进行审图，并加盖审图章后方可有效。审核通过的竣工蓝图，施工单位要在底图右下角加盖竣工图章。

7 结 语

建筑工程竣工资料的管理是一个全面性的系统工程，包含了建筑工程从开始立项到项目竣工投入使用的各个方面，从项目立项至项目完成都不可或缺。要保证竣工资料的真实性、有效性、系统性及全面性，就要求我们各个参建单位认真履行各自担当的职责，加强相应的制度管理建设，将对建筑工程竣工资料管理工作的重视度提升到一个新的高度。

目前，我们国家的建筑市场面临着市场全球化竞争的严峻挑战，建筑工程竣工资料管理工作也在不断地涌现出新的管理方式和管理方法。这对我们现在的建筑市场来说是挑战也是机遇，要求我们建筑企业在不断积累资料管理经验的同时，积极探索新的资料管理的模式。只有这样，才能更好地让建筑工程竣工资料管理工作为我国的经济建设服务。

[1] GB 50319—2013,建设工程监理规范[S].

[2]上海市建筑施工行业协会工程质量安全专业委员会. 建筑安装工程质量据弄个资料实例[M].上海：同济大学出版社，2005.

[3]上海市浦东新区档案局，上海市浦东新区城建档案信息管理中心，上海市浦东新区建设工程安全质量监督署.建设项目(工程)竣工档案编报实务新编[M].上海：同济大学出版社，2009.