建立档案容灾备份体系防范应对各类突发事件

李玲

（中国建筑东北设计研究院有限公司，沈阳110006）

建立档案容灾备份体系防范应对各类突发事件

李玲

（中国建筑东北设计研究院有限公司，沈阳110006）

本文针对纸质档案、数字化档案的不同特点，提出对纸质档案“以防为主、防治结合”的保护原则；对数字化档案要选择合适的存储介质和建立完善的容灾备份系统的保护措施，并对档案容灾问题及如何做好平时的预防工作提出了观点。

保护；容灾备份体系；存储介质

0　引言

今年是汶川大地震五周年。2008年“5·12”汶川大地震给全国的档案界敲响了警钟，大量的档案信息遭到了破坏和丢失。据报道，位于震中的汶川县档案馆遭到严重的毁坏，加之震后的大雨不断、山体滑坡等次生灾害再次对档案造成重创。虽说经过抢救，大部分档案被抢救出来了，但很多纸质档案已经遭到严重的破坏，其中一部分都已腐烂，后续修复工作非常艰难，甚至有些已经不可挽回，档案的受损对保存和研究当地的历史文化遗产造成灾难性的后果。大地震的残酷现实，再一次告诉我们，维护档案的安全是档案工作者的重要任务之一。

目前世界并不太平，由于自然因素、人为因素等种种原因，难免会发生这样或那样的突发事件，如战争、地震、火灾等，这些灾害都会对档案造成不同程度的损坏，有些损毁将是毁灭性的。建筑设计行业有着一定的特殊性，中国建筑东北设计研究院自20世纪50年代初建院以来，承接了许多重大、有标志性的工程项目。最近频繁发生的建筑工程质量事故，包括房屋、桥梁的突然垮塌，都给我们提出一个相同的课题：事故发生后凭什么来分析事故原因？认定责任？建设过程中用什么来促进工程质量？答案是依靠工程档案。如果档案保存不好，轻者造成档案管理方面的损失，重者可能影响建筑工程的长久安全，档案管理者就要为此承担相应的历史责任。因此，未雨绸缪，建立完善的档案容灾备份体系，防范应对各类突发情况迫在眉睫。

1　针对不同的档案特点，采取不同的保护措施

在我们平时的档案工作中，主要管理和接触的是纸质档案信息和电子档案信息，对于不同的档案信息材料必须采用不同的保护方式，这样才能使档案得到更安全的保护。例如在四川地震中，由于雨水的原因，使大量的纸质档案遭到了毁灭性的破坏，大部分已无法恢复，而对于电子档案信息，雨水的破坏性不是很严重，我们后期的恢复就容易得多。

1.1纸质档案信息的保护

自古以来，纸张就是人们日常生活的书写材料，于是便形成了以纸张作为载体的纸质档案，它为人类文明的传播与延续、社会的进步和科学技术的发展发挥着难以替代的重要作用。纸质档案信息凝聚了先人的知识和智慧，留给后人以精神与物质、经验与文化方面的传承和影响，无论对于我们现在还是将来的工作都发挥着至关重要的作用。

中国建筑东北设计研究院档案资料室一直精心、完整地保存着建院60年来所产生的各种档案记录，为使大家更全面了解各时期的优秀设计作品，也为了使设计人员更好的学习与借鉴，2011年11月，档案资料室挑选出各年代有代表性的设计底图档案，举办了为期两周的“东北院档案历史回顾展”，展示了“东北院”丰富的历史记忆和建筑设计事业的发展。内容全面的档案内容展示，特别是早期精致的手绘图纸获得了众多设计人员的一致好评。

我国的纸质档案历史悠久，由于在使用和保管过程中，受到内部因素和外部环境的双重影响，一部分在不断地老化变质、甚至遭到损毁，以至于失去保存和使用价值。纸质档案中有好多都是前人研究和总结的重要成果，有些甚至是无法再考究的信息，因此这些档案资料是非常重要的，一旦出现突发情况没有保护好，那么他们将受到永久性的破坏。因此，对纸质档案信息使用与保管须坚持“以防为主，防治结合”的原则。

“防”即改善纸质档案的环境和保存条件，防止或减缓各种有害因素对纸质档案的破坏作用。

首先，要对档案库进行有效的防护。档案库的防护主要指库房应具备抗震性、电路安全性、避雷和消防设施、防汛措施等。在新建或改建档案馆建筑时，必须符合国家档案馆建设的相关标准。我国于2000年颁布了《档案馆建筑设计规范》，该规范对档案建筑设计方面提出了防震、防火、防水等具体要求；并且在2008年7月1日建设部颁布实施了新的《档案馆建设标准》，该标准对档案建筑提出了新的要求，在电路安全性方面，要求库房电源总开关设于库房外，要不定期的查看和保养线路，设置防漏电安全保护装置以及线路过载报警装置；在避雷方面，要求馆库所在楼顶安装避雷装置；在防火方面，要求各库房必须设有感温、感烟火灾自动报警探头，室内必须采用气体灭火系统，楼道设有手动火灾报警开关，同时要求采用计算机视频技术对各个库房进行24小时视频监视，防止意外的发生。

其次，采用“前馆后库”设置的思想。“前馆”主要是大家平时借阅档案文件资料的地方，一般为了方便都设在办公区，馆房里的档案信息是平时经常用到的。“后库”就是我们可以把所有的纸质档案进行复制备份存放，采用双套的保存机制，防患于未然。

“治”即对纸质档案的技术处理，对原有库存大量的纸质形式存在的档案实行数字化转换。纸质档案虽然平时比较常用且直观，但它存在以下缺点：

1）存储占用空间大。

2）档案资源不能达到共享。

3）保管存储要求高。

4）长期使用容易破损。

5）备份比较复杂。

鉴于纸质档案的缺点，我们对前期没有电子档案的，采用影像技术把纸质档案进行转换实现数字化，而对于今后的档案，在移交的时候采用纸质档案和电子档案同时移交的方法，这样可以起到双重备份的效果，极大地提高了档案保护的效能。

1.2数字化档案信息的保护

“9·11”事件发生后，全球各行各业都认识到了保护计算机数据的重要性，某些大型金融机构之所以能在很短的时间内恢复营业，其主要原因是他们建立了很好的容灾备份。容灾备份的目的在于保证系统数据和服务的“在线性”，即当意外发生后，能够保证数据不会丢失和破坏，保证了数据的完整性。如在“9·11”事件中，有些金融机构采用了异地多处备份数据，一旦工作现场发生意外，可以立即使用另外的数据。而未能采用容灾备份的企业，很多资料就会因为办公现场的破坏而丢失，导致无法开展工作，这一事例再一次提醒我们容灾备份的重要性。

不管是纸质档案还是数字化的档案，仅仅是他们存储的介质不同而已，但是容灾备份基本的思路都是一致的。从数字化档案的特点出发，容灾需要从以下两个方面考虑：一是选择合适的数字档案存储介质；二是建立和完善档案信息的容灾备份系统，实现档案信息的异地容灾存储。

1.2.1选择合适的存储介质

数字档案主要的存储介质有磁盘、磁带、光盘、缩微胶片等。共同的特点是：信息的非人工识读性；信息存储高密度性；信息与载体之间的可分离性；各种信息媒体集成性等。

磁盘包括软盘、硬盘。软盘属于保全数据能力弱的存储介质，目前已明文规定不能作为档案的存储介质。硬盘存贮数据由于自身缺陷或外界因素如震动、冲击、撞击、摔落，电源故障以及温（湿）度等环境因素、甚至闪电都能造成硬盘上数据的损失，因而必须对硬盘上的数据进行备份。

磁盘阵列，是当前比较流行也比较成熟的一种存储设备，具有容量大、数据传输率高、体积小、便于管理等特点。它通过一组硬盘，将多个读写请求分散到多个硬盘中来实现，以保证数据安全，免除单块硬盘故障带来的灾难性的数据风险。磁盘阵列通过磁盘的组合能够获得非常可观的存储能力，这种组合方式可以通过可插拔方式来进行扩展，因此能够满足档案系统数据量不断增长的管理需求。

磁带体积在不断缩小，在容量、速度、可用性、可扩张性等方面也不断有新的提高，性价比远远优于磁盘，因此它具有旺盛的生命力。WORM磁带的不可更改、不可追加数据的特点，适于数据量很大的记录的写入与存储且价格便宜。磁带产品有磁带机、磁带库、磁带阵列等。磁带机一般指单驱动器，而磁带库则由多个驱动器组成，是真正的海量存储，磁带库采取的开发兼容政策使存储容量达到5000TB。磁带系统可实现连续备份、智能恢复、实时监控和统计等功能，适合数据备份和灾难恢复。在档案数字化工程中，作为数据中心的服务器理应考察相应的磁带产品作为其海量存储和备份的设备。

光盘主要是CD-R和DVD-R，它可以刻录成CD/DVD各种系列光盘。光盘具有容量大、每兆字节成本低、记录可靠以及几乎可以在所有的PC机上使用，非接触式记录和信息读取方式，数据传输率高，存取速度快等优点。光盘档案的保管环境要求是：温度保持在14℃~24℃之间，相对湿度范围是45%~60%，每天温度的变化不应超过±2。远离热源、酸碱等有害气体和强磁场，归档光盘不得擦洗、刻画、触摸盘片裸露处，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片沾染灰尘和污垢，避免阳光直射。单张光盘的存储容量似乎有限，为了扩充光盘容量，人们设计了光盘塔和光盘库。光盘塔是有几台或几十台光驱并联构成的，通过软件来控制某台光驱的读写操作。光盘库实际上是可以存放几十张或几百张光盘的光盘柜，它通过机械手在无尘空间内完成光盘取放，拥有巨大的联机容量，由于在无尘环境中使用，因此能有效地延长光盘使用寿命。采用光盘塔或光盘库作为档案数字信息存储设备，能够实现几十张或者几百张光盘的系统管理、大容量管理和跨盘检索等功能[2]。

以上所述存储备份介质中，磁盘、磁盘阵列、磁带、光盘等存储设备因其自身的特点和存储信息的特点，性价比以及要求环境的差异，在实际使用过程中，应根据自身的实际情况进行选择。在线存储可选择磁盘阵列的直接依附存储系统，离线存储可选择磁带、光盘等，并实现异地备份和存放。

1.2.2建立和完善档案信息的容灾备份系统，实现档案信息的异地容灾存储

容灾方式一般包括3种类型：本地容灾方式、异地容灾方式、数据备份方式。而对于地震、火灾、战争等突发事件，破坏性极强的区域性灾难来说，异地容灾方式和数据备份方式不失为恰当的选择。

档案馆异地容灾备份基地的建立，要以档案馆中全文数字化加工为基础。可先将一些重要的、永久的纸质档案微缩件或数字化文本实行异地备份管理，以免这些档案在突发事件中不能恢复，遭到永久性破坏。

档案馆异地容灾备份基地的建立要有距离上的保证。档案馆与灾难备份基地应保持一定的距离，以防发生意外时，容灾备份基地的备份文件因受波及而一起被毁坏。

档案馆异地容灾备份基地的建立要开发和使用比较成熟的灾难备份系统。目前，异地容灾备份系统还是以国外的容灾产品为主，但是考虑到安全保密因素，需要开发一种拥有自主知识产权、性能可靠的档案异地容灾备份系统。如2009年2月，在武汉成功启用的档案信息数据应急与灾难备份系统不失为一个好的选择，该系统采用了全光纤存储架构和双机互备方式，安全、实用，符合国家现有规范，并将风险控制理念引入到了档案信息数据管理领域，建立了应急响应机制，在全国处于领先水平[3]。

档案馆之间互为异地容灾备份基地，互为备份，资源共享。两个距离较远，处于不同地震带、不同电网、不同流域的档案馆之间相互建立灾难备份中心，既可以有效预防地震等突发性事件的发生，降低容灾备份投资，还可以充分利用各个档案馆的资源，共建共享，互惠互利。

2　做好平时的预防工作

容灾不仅仅是技术问题，更是观念上的更新和思想上的警惕。要想减轻地震、战争、火灾等突发事件对档案信息造成的损失，就要在平时的业务工作中做好防范工作，做到未雨绸缪。对容灾来说，“亡羊补牢，为时晚矣”，我们必须做到防患于未然。

2.1必须做好平时的档案分级鉴定工作

将平时的档案按照级别进行分档保管。对于级别高的档案存储在条件好的档案库中保管，并设置特殊的标记。这样，当突发事件来袭时，价值高的档案遭受破坏的程度就相对较低，同时在抢救的过程中，我们可以先抢救级别高的档案，在一定程度上可以降低受损失的程度。

2.2应做好平时的备份保管工作

单纯在本馆进行多套备份的保存方式是不能应对突发事件的，要实行前馆备份，后库保存的机制。在平时工作中，及时把各种档案在办公区进行备份，然后把备份存储在后面的档案库中，做到双层存储。特别是重要的档案要及时进行异地备份保管，防止其在突发事件中遭到毁坏而无法恢复。

2.3提高档案工作者以及公众的档案保护意识

在突发事件中有很大一部分档案由于公众档案意识薄弱而遭到损害，只有不断提高公众档案意识，才能使公众在灾害面前主动抢救档案，而不是任其散落、丢失，有些甚至遭到人为的破坏。另外，档案工作者不能存有侥幸心理，必须时刻保持清醒的头脑，心系档案安全，千方百计的维护好档案的完整与安全，认真落实胡锦涛总书记的重要指示，学习刘义权同志的先进事迹和崇高精神，争做“优秀档案专家刘义权”式的档案工作者。

2.4制定科学的应急预案并开展应急救灾演习

档案部门要结合自身的实际情况，制定切实可行的、科学的地震、火灾、战争等应急预案，并从应急机构、队伍组织、行动计划等方面制定具体的预防措施。同时档案部门也要定期或不定期地针对各种突发事件开展预案演习与培训，全面提高应急能力。

［1］李华庆，张丽.汶川大地震引起的地下管线信息容灾的思考［C］.中国城市规划协会地下管线专业委员会年会，2008.

［2］毕建新.数字档案馆的信息服务［J］.中国档案，2003，（03）.

［3］贾苏华，苏琦.运用数据容灾技术保护档案数据安全［C］.文献影像技术的发展与应用学术研讨会，2008.

G271

C

1673-1093（2015）10-0043-05

10.3969/j.issn.1673-1093.2015.10.008

李玲，现就职于中国建筑东北设计研究院有限公司。

2015-05-02；

2015-06-25