办公室管理创新及实践研究

孙　华

（黄山市房屋征收管理办公室　安徽　黄山　245000）

办公室管理创新及实践研究

孙华

（黄山市房屋征收管理办公室安徽黄山245000）

办公室管理工作在事业单位各项工作中是十分重要的内容，发挥着综合服务、内外协调、辅助决策等重要的作用，办公室管理工作的质量很大程度上影响着事业单位的办事效率与工作质量，而我国事业单位体制改革的不断深化，也给事业单位各项工作都带来了新的挑战，在这样的形势下，加强办公室管理的创新，不断完善办公室管理的职能，使办公室管理充分发挥出其积极的作用，对于事业单位的发展具有着重要的意义。

办公室管理；创新；实践

我国事业单位体制改革打破了事业单位原有的安逸生存环境，使事业单位进入到了激烈的市场竞争环境当中，事业单位的各项工作都面临着新的挑战，而办公室作为事业单位重要的办事机构，在事业单位的改革与发展过程中也担负着更加重要的责任，事业单位应结合新时期所面临的形势，积极进行各方面创新，并不断提高办公室管理工作的质量与水平，促进办公室管理职能的发挥，推动事业单位改革的深化，实现健康长远的发展。

1　办公室管理工作的特征

1.1综合性

办公室管理工作的涉及范围与内容广泛而繁杂，需要处理大量不同类型与不同来源的信息，工作中需要协调的部门与人员较多，经常需要不同级别的工作人员共同工作，具有着较强的综合性特征。

1.2复杂性

办公室是事业单位具体的办事机构，因此，事业单位相关的各项事务，都需要统一集中到办公室来进行处理，而这些事务来自于事业单位各个部门，各工作环节当中，因而十分繁杂，这也决定了办公室管理工作也具有着一定的复杂性，对于相关工作人员也有着更高的要求。

1.3服务性

办公室的设置其根本目的在于为单位的管理者与工作人员提供服务，并促进单位整体的协调与发展，其服务职能的发挥对于事业单位各项其他工作的有效开展是十分重要的，良好的办公室管理工作能够有效的服务于事业单位其他的部门及相关工作人员，协调好内部的各方面关系，并最终为事业单位的内部工作的开展创造良好的环境条件。

2　当前办公室管理工作中存在的问题

2.1管理职能缺乏明晰性

当前一些事业单位由于传统观念的影响，对于新形势下事业单位的职能转变缺乏足够的认识，尤其是对办公室管理职能的认识更加模糊，缺乏明晰性。新形势下，办公室管理工作的职能也有了一定的扩展，除一般的日常事务管理职能外，还包括辅助领导决策、协调内外关系、健全规章制度、人力资源管理、服务单位职工等，其中日常事务管理只是办公室管理的一项基本职能，但部分事业单位将日常事务管理作为了办公室工作最主要的职能，办公室工作人员每天埋头于大量繁琐的日常事务处理工作中，而忽视了办公管理的其他职能的发挥，这也导致了办公室在事业单位发展中发挥的功能十分局限，也一定程度上限制了办公室管理工作效率的提升，不利于事业单位的长期发展。

2.2规章制度缺乏完善性

由于我国办公室管理相关的理论研究起步较晚，相较于国际先进的水平仍有一定的差距，在办公室管理理论体系的建设方面还存在许多不足之处，在理论研究过程中更多需要借鉴国外相关的研究经验。同时，由于我国的实际国情具有一定的特殊性，一些欧美国家的办公室管理经验在我国的实际应用中不能完全的适应，对我国办公室管理理论体系建设的指导作用十分有限，这也使得我国办公室管理的发展相对较为缓慢。基于以上原因，我国目前许多事业单位在办公室管理相关规章制度方面仍不够完善，规章制度制定缺乏规范性，制度执行力度不足，缺少科学有效的激励机制，在培训制度方面也存在着不足，综合导致了办公室管理过程中，工作人员积极性差、工作效率低、工作能力提升缓慢。

2.3职能发挥存在异化

在一些事业单位中还存在着职能发挥异化的现象：①一些办公室管理人员在工作中过度依靠以往的工作经验，以解决好日常事务作为工作的重点，对于各项决策的制定工作缺乏参与积极性，使原本辅助决策的职能变成了被动执行。②部分办公室管理人员仍保留着官僚主义的陈旧思想，认为进入事业单位便高人一等，在工作中态度不端正，服务意识不强，这也导致了服务职能的异化。③一些事业单位办公室管理人员没有充分认识到协调关系的真正含义，将公关活动等同于请客、送礼、吃饭，使得工作中许多不良风气产生和蔓延，使得协调关系职能严重发生异化。

2.4工作人员素质有待提高

一些事业单位由于缺乏科学的培训机制，加之办公室工作繁琐复杂的特性，使得办公室工作人员很少能够接受到系统的培训，自学时间也极为有限，难以实现对自身素质的提升。另外，一些工作人员安于现状，缺乏进取精神，在工作中不重视自身素质与能力的强化，在服务能力与业务技能方面也不能主动的提升，难以适应不断发展和变化的工作环境与内容。而一些年龄较大的工作人员，由于对现代化办公设备与技术的了解与掌握方面的不足，加之缺乏专业系统的培训，无法有效地利用现代化办公技术与手段提高办公室管理的效率，更难以实现办公室管理工作的创新。

3　办公室管理创新及实践的主要策略

3.1转变思想，明确事业单位办公室管理职能

新时期办公管理的创新必须要以对管理职能的明晰为基础，因此，事业单位应积极转变传统思想，重新认识事业单位办公室管理的职能，结合新形势下事业单位发展外部与内部环境的变化，重新梳理各项办公室管理工作，在做好日常事务管理工作外，还要积极主动参与到决策工作当中，发挥辅助作用，采取合理的方式方法，加强内外的交流与各部分的协调，着力加强规章制度的建设与完善，并做好人力资源管理工作，增强主动服务的意识，为单位的广大职工提供良好的服务，以此来全面促进事业单位的发展，也为事业单位办公室管理的创新与实践提供有利的条件。

3.2坚持以人为本的理念，提高工作人员积极性

办公室管理工作的创新与优化，还需要所有部门及工作人员的良好协调才能得以实现，因此，就需要树立其以人为本的意识与管理理念，在管理工作开展中从人的实际角度出发，了解和掌握单位员工的思想特点与实际需求，运用人文关怀感化员工，拉近与员工的距离，并通过一定激励措施，调动员工的工作积极性，激发员工潜能，并强化员工的责任意识，将员工自身利益与事业单位的发展联系在一起，使其自觉主动的进行自我提升，并在工作中发挥创新能力，促进办公室管理的优化。

3.3与时俱进，加强管理制度的创新与完善

事业单位办公室管理工作中，完善的管理制度是十分重要的，事业单位应把握当前时代的发展趋势，结合事业单位工作的实际以及未来发展的目标，积极的对管理制度进行创新与完善，使管理制度更加符合新时期事业单位办公室管理工作发展的需求。同时，还要强化制度的执行力度，制定严格的责任制度，确保相关制度规定的有效落实，各项工作能够按章进行，促进办公室职能的发挥，也为办公室管理工作的发展提供制度保障。

3.4加强对工作人员的培训

机构和单位还必须积极的鼓励工作人员参加各类培训，为他们提供学习和培训的机会。在培训的时候还要对其进行考核，让所有人员的考核结果和薪资、晋升、奖金等挂钩。这样才能使他们的素质和技能得到提高，更好为事业单位的发展服务。

4　总结

办公室管理工作对于事业单位而言是十分重要的，事业单位应积极进行办公室管理的创新与实践，不断的提高办公室管理工作的水平，充分发挥出办公室管理工作的职能，保障事业单位各项工作的有效开展，进而促进事业单位在市场竞争环境下的长期稳定发展。

[1]农素兰.以地方党政办公室管理模式为鉴浅谈高校党政办公室管理创新[J].环球市场信息导报（理论），2011（5）：10～11.

[2]俞路.事业单位改革的五点思考[J].中国行政管理，2011（5）：38.

C931.4

A

1673-0038（2015）39-0214-02

2015-9-9

孙华（1970-），女，中级政工师，本科，主要从事办公室工作。