医学院校实验试剂耗材用品管理的实践

赵志强, 王 喆, 郑 丽, 吴 兵

(首都医科大学 设备与实验室管理处, 北京 100069)

资产管理

医学院校实验试剂耗材用品管理的实践

赵志强, 王 喆, 郑 丽, 吴 兵

(首都医科大学 设备与实验室管理处, 北京 100069)

医学院校实验试剂耗材用品具有品目多、数量多、类型杂的特点,也是目前医学院校资产管理的相对薄弱部分。实验试剂耗材用品使用管理的好坏,将直接影响教学科研相关工作的正常开展。从医学院校实验试剂耗材用品的管理范畴及管理标准、流程规范、信息公开等方面进行了分析,并在工作中进行了富有成效的实践。

试剂耗材； 管理模式； 创新实践

实验试剂耗材用品是保障医学院校教学科研工作顺利开展的重要物质基础。随着医学院校教学改革的不断深入和科学研究的快速发展,实验试剂耗材用品的需求量越来越大,随之而来的管理问题也日益凸显。我校对实验试剂耗材用品实施有效管理,建立规范、有序、高效的实验试剂耗材用品管理模式，并进行了富有成效的探索与实践。

1 更新观念,强化职能

随着教学科研工作的迅猛发展,学校实验试剂耗材用品的使用量已经由2009年的2 980.94万元,增加到2014年的9 682.71万元,5年间共计使用33 433.36万元。能否及时有效、保质保量地做好实验试剂耗材用品供应管理工作,直接关系到学校教学、科研以及日常工作的顺利进行。

作为高校资产构成重要内容的实验试剂耗材用品的管理,已经引起学校管理层面的高度重视,也已成为体现医学院校设备物资管理部门技术保障、服务质量、工作效率以及管理水平的一个综合指标[1]。

1.1 重新认识实验试剂耗材用品管理工作

为学校一线教学科研工作提供高效的服务保障和有力的技术支持是学校设备物资管理部门管理与服务职能的重要体现,也是我校设备物资管理部门的一贯工作目标[2]。实验试剂耗材用品的管理工作与学校的教学、科研和行政办公等各项工作都有着密切的联系,是保证学校各项工作顺利开展的重要物质基础。由于医学院校的学科特点,实验试剂耗材用品占了很大比例,这也给学校设备物资管理部门的工作提出了更高的要求[3]。结合实际工作需求,我校确立了“规范运行、服务保障、提高效率、体现效益”的实验试剂耗材用品管理理念,以便更好地发挥管理与服务职能,为学校快速发展服务。

1.2 重新定位实验试剂耗材用品管理职能

学校层面高度重视,确定职能、解决编制,决定由设备与实验室管理处的供应中心(下称供应中心)集中统一负责全校所有实验试剂耗材用品的保障供应管理，同固定资产一样作为学校资产的重要组成部分,加强对实验试剂耗材用品的管理服务工作[4]。供应中心相关工作连续几年列入学校党政工作要点,从学校层面予以高度关注和重视,并在人员编制配备、岗位职级设定、运行机制建设、财务及相关部门配合等方面给予了足够支持。

2 明确标准,实行分类管理

管理制度的规范化是实施有效管理的前提[5]。针对医学院校实验试剂耗材用品的使用特点,我校按照试剂耗材用品购置管理和实验办公用品领用管理两大类分别管理。

2.1 实验办公用品领用管理

对于数量较大、使用集中的实验办公用品实行学校集中采购、用户分散领用的管理模式,主要包括普通用品、按需领用品、管控用品、严控用品、实验气体、液氮、液氦、纯水、集中配置用品等。

其中管控用品是指包含麻醉药品、精神药品和放射源、化学毒剂、剧毒品、易制毒化学品等国家严格管控的物品[6]。在这类物品的管理方式上必须以安全第一,严格管理。实施网络管理平台订单申请和订单说明审批并行的模式,强化使用审核管理。采用针对“全生命周期”的全过程管理,切实保障使用安全[7]。

2.2 试剂耗材用品购置管理

对于教学科研活动中需要的试剂耗材用品,实行学校进行年度公开招标遴选、供应商遴选入围、用户分散采购、三方共同验收、供应中心统一结算的管理运行机制,主要包括试剂、药品及各种材料(高值与低值)。

3 规范流程,重视过程管理

当前医学院校的发展由扩充规模的外延发展转变为重质量、重管理的内涵式发展的过程中,作为资产构成重要部分的实验试剂耗材用品的管理必须在管理理念和运行机制上给予足够的重视[8]。

3.1 梳理工作环节,完善工作流程

随着医学院校科研水平的不断提高,实验试剂耗材用品品种越来越多。根据该项工作的实际特点,对其管理采取以流程管理为核心的管理模式,构建基于招标遴选入围、学校统一管理、用户分散采购、学校严格验收和集中结算的试剂耗材管理平台[9]。对实验试剂耗材用品管理过程中的所有工作环节和具体实施步骤进行重新梳理,着重加强购置、验收等关键环节的管理,完善管理工作机制,理顺购置、入库、出库、使用之间的关系。工作流程更加科学与规范,形成系统连续、动态实时、全过程可追溯的工作管理闭环[10]。

3.2 公开招标,实行定点供应商供货

根据《中华人民共和国政府采购法》及北京市财政局、市教委相关工作要求,学校的实验试剂耗材用品采购依据政府采购流程组织公开招标,遴选资质合格的供应商作为学校年度定点供应商,为学校提供实验试剂耗材用品的供应服务。利用学校构建的实验试剂耗材用品网络管理平台公布中标定点供应商的基本情况及经营范围,建立产品信息库,实施网络动态管理[4]。遴选标准主要有:供应商必须具有合法经营资格；承诺保证产品质量；承诺提供优质的服务；承担相应的违约责任等。这种采购方式将竞争机制引入到购置过程,将各项目负责人分散的实验试剂耗材用品购置纳入学校统一管理,兼顾了购置的自主性、灵活性及管理的规范性、公正性[11]。

4 信息公开,实现痕迹管理

全过程的信息公开是保障实验试剂耗材用品的购置公平、公正以及提高效率与效益的有效方式。所有实验试剂耗材用品的购置及管理环节均通过网络管理平台完成；所有定点供应商和产品的信息均在网上公开,可供实时查询；管理人员对各工作流程的操作记录,如订单操作、资金结算以及验收管理等均可在网上实时查询。充分利用流程管理方法将各工作环节科学有序衔接,确保学校经费的使用安全与有效[12]。

基于网络管理平台下的实验试剂耗材用品采购为供应商提供最大限度的公平竞争机会,全过程在广大师生及财务、审计、纪检等职能管理部门的监督下进行,增加了购置过程的透明度,努力做到“阳光采购”。实验试剂耗材用品管理平台的开发应用,可实时进行信息查询,有效链接各业务操作环节,形成完整的工作信息链条,提高实验试剂耗材用品购置效率,实现全工作流程的规范与高效[13]。

同时也有效发挥了资源集中的优势,构建了实时、迅速的信息沟通渠道。定点供应商可以利用管理平台进行各类新产品及功能展示,项目负责人可以很方便地获得所有供应商的各类信息,提供更大的选择与比较空间,选择更好的产品、更优的服务与更低的价格。

5 强化服务,体现效能管理

强化对实验试剂耗材用品管理的最终目标是为学校的教学科研工作提供优质服务。本着“规范管理,减少环节,方便师生,注重效率”的原则,从采购方式到验收机制,再到财务结算的各个环节,都体现出寓管理于服务之中的工作理念。项目负责人可随时利用网络管理平台选购所需的实验试剂耗材用品,查询相关购置进程,并只需网上确认并提供经费来源即可由管理人员集中办理财务结算手续。把项目负责人从繁琐的行政事务中解脱出来,将更多的时间投入到教学科研一线工作中。

将选择权交给项目负责人,充分利用市场机制中的价格机制、供求机制和竞争机制,提高经费的执行效率和使用效益。依托网络管理平台实现全部工作信息共享,通过对实验试剂耗材用品使用的全过程管理,实现项目负责人、采购执行人的信息共享、公开和透明,实现全过程的内控与外部监督并行,切实保证经费的使用效益。

6 结束语

我校物资设备管理部门在实验试剂耗材用品管理方面工作起步较早,经过近年来不断的工作实践,在对实验试剂耗材用品管理工作的管理模式、运行机制等方面进行了富有成效的探索与实践。但我们也清楚地认识到这将是一项长效机制,需要我们不断总结、提高和完善。定期地、系统地对管理运行机制的符合性和有效性进行梳理、分析和评价,及时发现工作中的薄弱环节及可能出现的问题,提出改进和优化意见,以便不断完善运行机制,推动医学院校物资管理水平的持续提高。

References)

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[5] 毛程连.国有资产管理学[M].上海：复旦大学出版社,2005.

[6] 高校生物实验室低值物品的管理与探索[J].实验科学与技术,2013(11):159-162.

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[8] 张志向.浅析医学院校材料低值易耗品管理[J].教育管理,2012(21)：540.

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[10] 郭莹莹,马文渊,申达,等.实验耗材集约与分散相结合管理模式的探索[J].实验技术与管理,2014,31(1):235-237.

[11] 谭祖印,谭敏,张尚坤.节约型校园理念下的低值易耗品采购管理研究[J].大学教育,2013(12):36-37.

[12] 张志强.高校化学试剂的管理探讨[J].实验室研究与探索,2011,30( 11) : 185-187.

[13] 刘兰涛,关会林,车忠强,等.高校实验耗材供应和管理模式探讨[J].物流工程与管理,2013,35(5):266-267.

Practices of experimental reagents and consumable supplies management in medical universities

Zhao Zhiqiang, Wang Zhe, Zheng Li, Wu Bing

(Department of Equipment and Laboratory Management, Capital Medical University, Beijing 100069, China)

Medical university experimental reagents and consumable supplies have the characteristics of variety, quantity, and type complex. It is also a relatively weak part of the current assets management in medical universities. The management of experimental reagents and consumable supplies will directly affect the normal work of teaching and research. This article analyzes and researches the management of experimental reagents and consumable supplies from the standard management category, process normalization, information publication, etc., in medical universities. And a productive practice is carried on in working.

reagents and consumables; management mode; innovative practice

2015- 05- 20

赵志强(1979—)，男，山西太原, 工学博士, 副研究员, 副处长, 从事设备与实验室管理.

G474

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1002-4956(2015)8- 0234- 02