浅谈大型供水工程科技档案管理模式

贺 杰

(辽宁省大伙房水库输水工程建设局，沈阳 110006)

1 工程概况

辽宁省大伙房水库输水(二期)工程(以下简称二期工程)是从大伙房水库向下游抚顺、沈阳、辽阳、鞍山、营口、盘锦、大连7城市供水的一项大型全封闭、长距离水利工程，工程轴线长度261km，其中输水隧洞长29km，输水管线232km，沿线主要建筑物有1座取水塔、6座配水站、1座加压站、8座稳压塔，沿途穿越铁路7处、高速公路7处、国省干道20处、河流22处。设计年供水11.66亿m3，于2005年开始实施，2010年开始向沈阳、营口供水。

二期工程主要参建单位有29家，其中监理单位4家，输水隧洞施工单位4家，输水管线安装单位9家，PCCP管采购承包单位4家，玻璃钢管采购承包单位2家，钢管采购承包单位3家，顶管工程施工单位3家，配水站、加压站工程施工单位2家。另外包括穿越铁路工程、启闭机及阀门机电设备采购等59家。参建单位数量多、行业杂，是工程档案收集整理的难点。

2 二期工程的科技档案管理模式

2.1 科技档案收集范围及整理执行的标准

二期工程档案收集范围包括工程立项、可行性研究、初步设计、施工图设计、施工、监理、竣工验收、运行等过程所形成的资料，同时，也包括工程涉及的水文、地质、地震、力学、建筑、气象、水土保持、环境影响等，以及与其相关的设计、勘测、施工、监理、检测检验、鉴定、验收等，还有农业、工业、交通、通信、电力、市政、生态环境等各个方面。由于档案数量大、涉及面广，受行业、专业限制，档案整理标准不一，严重影响工程科技档案实体整理规范化和标准化管理。为保证各行各业的施工和生产项目符合行业标准，不缺项、不漏检，在不打乱档案整理的标准与原则的基础上，其执行行业的资料整理标准。这既能有效保证档案的原貌，又在整体上体现档案的规范和统一。

在最终形成工程档案时，对所有档案按水利工程有关规定进行了统一。二期工程所有的参建单位的科技档案收集与整理执行的标准都参照:《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822—2008)、《电子档案归档与管理规范》(GB/T 18894—2002)、《水利工程建设项目档案管理规定》(水办〔2005〕480号)、《大伙房水库输水工程科技档案管理办法》、《大伙房输水工程科技档案分类办法》、《大伙房水库输水工程档案立卷及整编操作规程》等。

2.2 大型水利工程建设档案管理调整

二期工程从2004年开始前期准备工作，到2010年11月14日正式通水，工程历经6年多，工程资料的起止时间历时较长，经过的公历年多。《水利水电工程施工质量检验与评定规程》(SL 176—2007)水利行业标准出台后，二期工程从2008年1月1日以后新开工的单位工程实行新的施工质量检验与评定规程标准。二期工程科技档案资料管理也随着水利行业的发展及国家新标准与规范的颁布(《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822—2008))及时进行了跟进。

2.3 工程管理与工程科技档案管理融为一体

根据工程的长距离、线型特点，结合工程管理的现场化、一体化，二期工程科技档案管理机构设在业主单位工程部，工程部按照工作职能、工程类别、标段及施工范围设立4个现场指挥部和1个信息室。现场指挥部主要职能是对其所辖区域的工程现场施工进行工程管理，包括现场施工安全、施工质量、施工进度的控制，施工技术方案的初审，工程计量的审核，现场问题的协调等;信息室的主要职能是对二期工程所形成的工程技术文件、档案进行收集、发放、整理和存档。由工程部统一负责工程管理和科技档案工作，有利于前后方及时沟通情况，掌握档案资料的来龙去脉，避免工作脱节造成档案资料遗漏，使科技档案管理与工程建设同步进行。另外，技术文件在现场形成后通过信息室流转审阅，信息室在技术文件传递中就能及时、准确、完整地对原始资料进行收集，为科技档案日后的组卷、验收奠定了坚实的基础。

3 长距离供水工程科技档案管理的一些做法

3.1 吸纳有经验工程技术人员组织科技档案管理工作

二期工程科技档案管理工作由有工程技术经验的副总工程师组织，这些人员有从事大中型水利工程(如:南水北调工程、辽宁省大伙房水库输水一期工程、黄河万家寨水利枢纽工程等)建设的经历，对技术文件的编制、归档资料的整理形式与范围、科技档案验收程序等具有一定的经验，这些经历与经验对工程与档案更好地融合是至关重要的。

3.2 创建异地会签办公系统

二期工程由于工程点多、线长，监理、施工单位都分布在沿线的各个城市，能否及时对工程施工过程中形成的文件资料进行处理与传递就显得尤为重要。为此，业主及时推出了异地会签办公系统。系统开发采用B/S(即浏览器/服务器模式)结构，客户端只要安装了浏览器即可使用该程序，不同用户分别设置了不同的使用权限，系统内有文件上传、文件处理、文件发布、文件查询、消息管理等功能，技术文件可在网上进行上传、签发等操作。该系统不但保证了信息系统畅通，使异地之间工程管理更加方便快捷，也为档案的收集整理创造了条件。

3.3 加强参建单位档案管理人员培训

二期工程的参建单位多达80多家，即使每家只配备1个档案整理人员，最少也是80多人，这些人来自四面八方、各行各业，在进行资料整理时，对归档文件整理执行的标准就会有不同的理解方式和方法。要想实现实体档案的规范化、标准化，组织档案培训是非常必要的。首先在理论上统一所有档案管理人员，同时及时进行现场检查与指导，发现问题及时进行修正，以确保执行标准的统一性。

3.4 建立统一管理、分级负责制度

二期工程的档案管理由业主负责，工程部统一管理，各监理单位、承包单位都指定专人负责归档文件材料的积累、收集、整理与归档。统一管理需执行一个标准，使参建单位有据可依，避免资料混乱，确保了二期工程科技档案的标准化和规范化;层层分级负责，明确了责任和义务，使各项工作得到落实。

3.5 科技档案工作与工程建设同步管理

二期工程科技档案工作与施工进度、工程验收同步，在整个工程建设过程中进行工程资料的收集、整理工作，避免应归档的文件资料不全，施工图编制不规范等问题。档案与工程同步最重要的是，发现问题时能够及时进行补全与修改。

3.6 电子文件的收集与整理

异地会签系统很好地实现了文件的传阅与审核，但是无法完成所有文件的检索与应用，为保证科技档案的充分利用，对二期工程形成的所有纸质文件的电子文件进行了重新收集与录入，确保了电子文件的完整性。

4 结语

实践证明，大型供水工程在建设过程中必须始终坚持科技档案工作与工程建设进程同步管理，建立统一管理与分级负责制度，创建符合自身特点的管理模式，才能建立一整套真实、完整、规范的档案资料，避免走弯路和重复性劳动，为最终工程验收和运行管理提供资料和依据。■