高校教学秘书的职业素养具备与提高措施

文献标识码：A

文章编号：2095-980X（2015）03-0113-02

收稿日期：2015-02-23

作者简介：谢迁（1980-），女，四川成都人，大学本科，助理实验师，主要研究方向：教学管理。

AStudyofProfessionalQualityofTeachingSecretariesofUniversitiesandColleges

XIEQian

（SichuanTourismUniversity，Chengdu，Sichuan610000，China）

Abstract：Teachingsecretaryisthebasicmanagerandperformerofateachingmanagementtroop，first-classteachingquality comes from the first-class teaching management，management level of teaching secretary can affect teaching quality，only by strengtheningtheconstructionofprofessionalqualityofteachingsecretary，canitbepossibletoadapttothedevelopmentofmodern universitiesandcollegeswhichareadvancingwiththetime.

Keywords：secretary；management；quality

1　教学秘书应具备四种能力

（1）具备丰富的专业知识和计算机应用能力。这里的专业知识不仅指任职院系的学科专业知识，还指管理、文秘方面的专业知识。首先，从院系的学科管理来说，由于各院系的专业类型较多，各个专业的课程又不尽相同，这就要求教学秘书不仅要了解各专业的学科知识，还要熟悉各专业的《人才培养方案》；不仅要熟悉每门课程的教学大纲、教学计划，还要熟悉每门课程的统筹分配。其次，从管理与文秘专业知识方面来说，要求教学秘书必须学习相关管理、文秘方面的专业知识，包括秘书学、管理学、心理学、公共关系学、文秘处理等，并在工作中加以运用，不断总结经验提高工作水平。在计算机应用方面，应熟练运用各种办公软件和教务管理系统，协助院系领导制定学期开课计划，协助高校教务管理部门完成教学管理工作。

（2）具备只谋事不传事的能力。这是当好教学秘书的要诀。“谋事”就是要为领导的决策收集信息，及时将有用的、急需的信息和深思熟虑的想法、建议提供给领导，当好参谋。“不传事”就是说话必须要谨慎，克服随意性，同样的话别人可以说你不能说，同样的事别人议得你议不得，因为你在领导身边，别人很容易把你说的与领导联系在一起，加以议论、猜测和传播，以免造成不良的影响。

（3）具备懂得倾听和准确沟通的能力。在倾听能力方面，教学秘书要懂得倾听老师提出的各种意见，并将意见准确、及时的传达给领导；教学秘书在接受领导布置工作时，在交流过程中，要懂得运用眼神交流，使领导感受到你的认真倾听。若是领导在谈到工作重点或即将讲完时，应点下头或小声应答一下，说明赞同他的看法，也能让领导体会到你已经了解了他的想法。在听从领导安排时一定要等领导说完，不能在中间插话，若是有问题可记在纸上或心里，等领导说完后再提出自己的问题。在沟通方面，应具备良好的沟通能力，良好的沟通能力包括：①清楚的叙述。②合适的汇报。③有效的解释，每个人对话语的理解有所不同，怎样才能让沟通更顺畅，确认双方已经理解了谈话的内容，这就需要教学秘书掌握其中的技巧。

（4）具有较强的组织和协调能力。教学秘书需要安排

院系的教学活动；处理突发的教学状况；当好学校教务管理部门与院系之间的纽带，院系与老师、学生之间的桥梁；与此同时教学秘书还要协助领导召开各种教学会议。因此，教学秘书需具备较强的组织能力和协调能力。

2　教学秘书应具备四种精神素养

（1）具备较高的政治思想觉悟。思想是行为的先导，什么样的思想决定什么样的行动。这就要求教学秘书首先要有较高的政治觉悟，优良的思想品质，全心全意为老师和学生服务，并且具有较强的责任感和服务意识。在思想和行动上与党中央保持一致，热爱教育事业，不怕辛苦，脚踏实地，大胆创新，立志献身于教育事业。其次，教学秘书必须摆正自己的位置，认清自己所从事工作的重要性。

（2）具备谦虚敬慎的态度。教学秘书平时接触的对象一是学校教务管理部门，二是院系领导、老师和学生，由此可以看出教学秘书处在一个非常特殊位置，因此，教学秘书更应注意自己的言行。听从领导安排时要认真倾听，仔细分析，抓住重点，准确转达；向老师传达任务或通知时语气应谦虚和气；在与学校教务管理部门沟通时，要起到上传下达、下情上报的联络作用，及时、准确的将教务管理部门下达的信息和通知传达给院系，并将本部门的执行情况、意见和建议及时、准确的反馈给学校教务管理部门。

（3）具备良好的心理素质。教学秘书的工作繁杂、责任重大，某个环节出错将造成教学事故，影响教学工作的顺利完成。因此，教学秘书应具备良好的情绪修养，遇事要做到情绪稳定、乐观向上，不感情用事；还应具备良好的自我调节能力，遇事不烦、不慌，以开朗、轻松、平静的心态去面对每一项工作。

（4）具备严谨求实的工作作风。教学秘书的工作其中有一项职责就是统筹规划教学过程中的每一个环节，包括安排每个教学环节的时间节点和工作内容。由此可以看出，教学秘书工作的有序性和严谨性是推动整个院系教学工作有序、顺利进行的核心，所以，教学秘书对待工作应认真细致，不可有丝毫的疏漏和懈怠。

3　提高教学秘书职业素养的措施

（1）加强对教学秘书队伍的认识。一直以来，高校管理层对教学秘书岗位的认识不够深入，没有认识到教学秘书队伍建设和教师队伍建设同样影响着教学质量。绝大多数高校都普遍存在着教学秘书队伍稳定性差，职业认同感低等现象。教学秘书队伍的稳步发展是教学秩序正常稳定进行的重要保证之一，因此，高校管理层要改变过去陈旧的思想，要把教学秘书队伍建设与学科建设、师资队伍建设摆在同样重要的位置。

（2）加强培训体系的建设。大部分教学秘书不是学管理、文秘专业出身，高校又没有专门为教学秘书开设关于教学管理方面的相关培训，使得部分教学秘书难以真正适应教学管理工作，新任职的教学秘书也只能在自学和摸索中前进。但教学秘书的工作又包含了方方面面，比如：管理、文秘、应用文写作，以及办公自动化等，培训的缺乏给教学秘书本就繁重的工作带来了不便，给教学秘书的心理和精神带来了无形的压力，影响了管理质量的提高。因此，建立系统的培训体系，是增强教学秘书队伍专业化水平发展的重要途径。

（3）加强管理，建立目标激励机制。高校的教学秘书人数较多，应当加强管理，实行岗位责任聘任制，制定岗位职责，明确工作范围和任务。教学秘书的工作事务多，作用大，学校以及院系应采取相应的激励措施，实行目标绩效管理，奖优罚劣，以奖为主，给予先进工作者表彰和物质奖励，对不能胜任岗位的人员要更换岗位直至解聘。

（4）树立不断学习的风气。教学秘书要有自我完善，不断学习的思想，要努力学习新知识、新技术，不断更新和完善自我。随着高校教育事业的不断发展，教学管理工作将更加繁重和复杂，也就意味着教学秘书将面临更加巨大的挑战，加强教学秘书队伍建设，建全培训体系，建立激励机制，关心教学秘书的身心健康是提高教学秘书职业素养的主要途径，只有提高了职业素养，高校教学管理水平才能更上新台阶，才能适应高校教育事业的快速发展。

（上接第112页）

文化等方面。在建设中不仅要引入企业的技术、人才，也要引入农业企业的文化建设。将企业文化融入校园文化，融入实训基地建设、融入校园建设。

4　着眼以人为本大局

以人为本，就是要关注教师成长与学生发展。①积极为教师的职业发展提供机遇。培养具有社会责任感、创新精神和实践能力的学生，重点在于拥有社会责任感、创新精神和具备实践能力的教师。教师是学校最宝贵的财富，学校要善于应用各类激励保障措施提高教师的教学积极性。要创造机会和平台促进教师的教学研究与专业发展，使教师能够不断尝试成功的喜悦，促使教师“乐于教”、“善于教”。教师是学校生存与发展的重要保障，在学校发展的同时，要为教师创造自我提升的机会。例如，引入企业优秀人才来校任教，将校内优秀教师送入企业进行实训等，要使每一位教师都成长为技能过硬的双师型教师。②为学生发展创造平台。学生是学校的主体，因此在学校建设方面一定从学生的角度出发去思考。现代职业学校的一个重要目标就是要重塑那些学习兴趣和自信心都缺失的孩子。重树他们的自信心，激发他们的学习兴趣，培养他们的社会责任感、创新精神和实践能力。让每个孩子都成为有用之才，为使学生们“乐学”、“好学”、“会学”，最终“学有所成”。对于学生来说，最重的是能力与素质的提升。而能力的提升离不开教师们的培养与训练。因此，在教学中一定要本着以人为本的原则，注重学生社会能力、方法能力的培养。例如在教学中体现团队合作精神、培养自我学习能力、提供人际沟通交流的机会，提高学生的可持续发展通力，为其今后发展创造机会。

5　建设效果

①能力提升，学生受益。在以人为主本思想的指导下，学生不仅提高了专业技能，更提高了社会能力与发展能力，为其今后在工作中的进一步发展奠定了基础。②技能提升，教师受益。由于学校为教师成长提供了更多接触企业先进的机会，使得教师队伍素质不断提高，教师的技能不断提升。③名气提升，学校受益。通过打造精品专业，使得学校在本地区乃至全省、全国都享负盛誉。④因教借力，地方受益在农业类中等职业学校服务地方经济的建设思想与行动的带动下，地方经济在农业学校的支持下了有进一步展。