高职院校档案管理网络化信息化之思考

湖南铁道职业技术学院 王 思

高职院校档案管理网络化信息化之思考

湖南铁道职业技术学院 王 思

随着我国教育改革的不断深入和推进，高职院校为国家和社会培养了越来越多的专业技术型人才，高职院校的发展逐渐被人们所重视。高职院校档案管理更加网络化、信息化，对于完善学校的管理、加强学校的建设有着重要意义，需要各高职院校不断加强对于档案管理网络化、信息化的思考，转变传统的档案管理模式，使学校的发展符合时代发展潮流，为国家和社会培养更多的高素质、高水平的专业技术型人才。

高职院校 档案管理 网络化 信息化

一、高职院校档案管理现状

1.档案管理意识不足。受传统教学理念影响，高职院校在建校和发展中更加重视教学和科研等方面的投入，而档案管理的意识普遍不足，档案管理网络化、信息化建设方面投入较少，学校的档案管理不符合现代化、网络信息化的发展潮流，对学校正常的档案管理工作产生了不利影响。

2.忽略档案管理的意义。档案是高职院校发展的重要基础，是高职院校自身的宝贵资源，但是部分高职院校仍然没有意识档案管理对于促进高职院校发展的重要意义，档案管理网络化信息化的意识相对薄弱，长此以往将会导致高职院校档案管理不合理、不科学，使相关管理人员在档案管理工作中产生消极、怠慢的情绪，给高职院校的可持续发展带来阻碍。

3.档案管理设备落后。档案管理中设备是制约其发展的重要因素，许多高职院校相关负责人虽然也意识到档案管理的重要意义，但是部分档案管理设备落后，管理设备使用率不高，高职院校在管理档案时仍然使用过去老式的电子设备，甚至是人工纸质录入的方式，使高职院校网络化、信息化的档案管理远远无法满足现代化高职院建设。

4.缺少档案管理专业人才。高职院校网络化信息化的档案管理建设中，对于相关的档案管理人员的素质要求逐渐提高，不仅要求档案管理人员具备较高的业务能力和业务知识，还要求档案管理人员具备较高的计算机操作水平，可以熟练操作信息管理平台。但实际的高职院校档案管理仍然缺少大量的档案管理专业人才，档案管理人员的素质和能力无法满足网络化、信息化的档案管理建设，高职院校的档案管理网络化、信息化建设的正常推进受到巨大阻碍。

二、高职院校档案管理的意义

高职院校档案管理网络化、信息化的发展符合时代对于高职院校发展的要求，能够实现高职院校对于档案的高效、科学、便捷管理，不论是人事档案、后勤档案，还是仪器设备的档案都能进行系统化分类和保存，解决了传统纸质档案不好查询和归档等问题，使高职院校能够精确管理庞杂的档案，实现网络化、信息化的档案管理，节省大量的人力、物力、财力资源，通过对计算机的合理利用，把传统纸质档案占用的空间全部利用在其他校园建设中。

高职院校还可以充分结合自身发展的实际情况，综合利用现代化网络信息技术促进高职院校校园网站、办公网络平台等建设，将网络科技化的优势充分发挥出来，实现档案管理的快速查找，提高档案管理的安全性，降低档案管理成本，使档案管理能够共享，完善高职院校办公自动化，提高档案管理相关人员的档案管理效率，促进高职院校全面建设和发展。

三、完善高职院校档案管理的措施

1.转变传统档案管理观念。各高职院校的管理者应当转变传统的档案管理观念，更加深刻地认识网络化、信息化档案管理对于促进学校建设的重要作用。更新网络化、信息化档案管理的思维，努力在档案管理建设中找到符合高职院校自身发展的方式，积极宣传网络化、信息化档案管理的意义，跟随时代发展的潮流，利用计算机等电子设备和网络科技技术实现电子档案管理建设，在档案管理、存储、检索等方面完成网络化、信息化管理。例如，某高职院校建设网络化、信息化的档案管理之前，管理者先认真了解了档案管理的意义，充分理解网络化、信息化档案管理会给学校的管理带来创新和改变，结合学校发展的实际情况，转变传统的纸质档案管理方式，采用现代电子档案和声像档案管理的模式，实现对档案信息高效、便捷式管理，进一步加强该校的管理水平。

2.增加档案管理资金投入。转变传统的档案管理观念基础上，高职院校还需要增加档案管理的资金投入，购买更加先进的档案管理设备，开发符合学校发展的信息网络化校园平台，在网络平台上发布一些校企合作的岗位推荐、求职应聘技巧、职业生涯规划等信息，使学生能够在平台上获取所需信息。学生还可以利用网络平台对自己的考试成绩、课程情况等信息进行查看。与此同时，高职院校还应加强对档案管理人员的培训工作，提高档案管理人员的专业水平和综合素质，使其能够灵活运用档案管理平台，为学校发展构建出一支专业化的档案管理队伍，实现高职院校科学合理的网络化、信息化档案管理工作。

3.及时更新档案管理信息。由于高职院校规模不断扩大，学校内的档案信息随之不断增多，高职院校网络化、信息化的档案管理需要及时更新档案管理信息，对于档案信息进行维护，保证档案信息的准确性，加强学校各部门的资源共享，提高各部门的协调性，增强高职院校整体化管理，为更好地建设网络化、信息化的档案管理提供保证。

综上所述，高职院校网络化、信息化的档案管理建设不是一朝一夕就可以完成的，需要各高职院校的管理者及时转变传统的档案管理观念，加强学校档案管理建设意识，增加对于档案管理方面的人力、物力、财力的投入，及时更新档案管理信息，更好地促进高职院校发展。

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ISSN2095-6711/Z01-2015-11-0239