优质的投标文件应具备几点要素

张凸

摘 要：随着市场经济的不断深入，企业间的相互竞争日益加剧，工程项目招投标所涉及的范围愈加广泛。尤其是《中华人民共和国招标投标法》的颁布和实施，使工程交易市场变得更加公平、公开、公正，编制投标文件的重要性不言而喻。一份优质的投标文件能够体现企业的综合实力，能够在众多的对手中拔得头筹。作为一名优秀的经营人员，需要充分掌握招投标过程中的每一个环节，不断提高自身业务水平，做到准确、全面、高效地完成投标文件，避免因失误而造成难以挽回的损失。结合实践中的经验，总结了几个编制投标文件时需要注意的问题。

关键词：投标报价；投标文件；技术文件；成本核算

中图分类号：F284 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.03.040

1 认真解读文件，理解业主意识

招标文件是业主（招标人）对项目的具体要求和规范，我们首先要认真解读招标文件的全部内容，并正确地理解业主的意识和需求。只有这样，才能编制出优质的投标文件。

2 熟悉招标文件，确定轻重缓急

一般来说，投标文件分为两个部分，即商务标和技术标。拿到一本招标文件，首先该做的就是要把标书分别交给商务部门和技术部门整体阅读一遍，标出需要首先解决的事项。比如招标文件的答疑时间比较短，投标保函、社保证明等资料办理过程较长，都需要马上着手解决，这样才不会在后期制作投标文件时手忙脚乱。

3 逐条对应文件，做到完全响应

在招标文件中，商务文件通常包括投标函、法定代表人身份证明、法定代表人授权委托书、企业资质证书、组织机构、财务报表、业绩证明等相关文件。其中，需要主要注意以下几个方面的内容：①投标函、法定代表人身份证明、企业资质证书、组织机构、财务报表等在大部分投标文件中都是相同的，要做到顺序正确、图片清晰、不缺项漏项。②法定代表人授权委托书是法定代表人委托他人去参加投标的证明文件，许多企业在这个方面考虑得不够全面，随意填写人员作为授权代理人参加投标。由于投标过程中有诸多不确定因素，因此，这样做可能存在较大风险。例如投标文件内容含糊不清、词不达意时，业主需要授权代理人现场解释，如果无法作答，那么本次投标将陷入十分被动的局面，造成不良后果。③业绩是衡量企业能否承接投标项目最直观的证明，所以在投标时，我们要重点突出这个地方。在符合招标文件格式要求的情况下，先列出业绩清单表，然后列出业绩证明文件，例如合同、用户评价表等，使评委（评标委员会）可以清晰明了地掌握企业的业绩情况，有利于查找和评分。虽然只是简单的一个表格，但是这能够体现出企业做事的严谨、细致和人性化。

在招标文件中，技术文件通常包括项目概况、技术要求、技术方案和售后服务这几个主要部分，在这几个部分中，应注意以下几个方面的问题：①项目概况和技术要求主要是对招标文件做出实质性的响应，也能作为中标后签订合同的依据。一部分企业的投标文件只是简单地注明“完全响应”，虽然从表面上看没什么问题，但是比起优质的投标文件还相差甚远。我们可以在“完全响应”的下面再扩展一项“响应方案”，并针对招标文件此项的要求制订合理的解决方案，可以让评委及时了解到我们的方案，增加企业中标的概率。②技术方案是企业针对招标文件的要求和需要进行自主化创新设计的部分，这就要求在编写投标文件时突出企业设计方案的优点和创新之处，把重点部位、重点环节用最简单、通俗的语言详细地表述出来，做到评委看得懂、不琢磨、不皱眉，清晰明了地把我们的设计方案展现出来，体现出企业简单、务实的做事风格，为企业形象加分。③售后服务部分也是业主比较关心的一个重点，许多企业与业主之间的矛盾就产生在这个环节。企业以最低价中标，成本控制相当苛刻，不断削减应有的售后服务内容，造成项目完工投入使用后服务跟不上，导致业主方无法正常使用的例子屡见不鲜。所以业主和评委对投标文件的售后服务部分更加重视，对每一项服务都严格考量。我们不能把这个部分作为难点，相反，要作为亮点突出。要在成本核算中预留出充足的售后服务费用，然后一一列举所包含的售后服务内容，并逐项说明。

4 切实核算成本，报价准确务实

一直以来，政府、企业都将成本控制作为一个长期关注的重点，所以投标报价是投标文件的重中之重——一个准确、务实的价格能够增加企业中标的可能性。目前，招标文件对报价部分打最高分的标准大概分为两种，分别是最低价和最接近均价。成本核算部门要准确计算项目成本，合理减少正负误差，为决策者提供一个真实的成本，这样才能为准确地决策奠定坚实的基础。差之毫厘，失之千里用在这里颇为贴切，以往在开标现场多次出现投标报价仅相差几百元而错失上千万元项目的情况，所以要重视成本核算。

5 把握整体布局，突出企业特色

投标文件编制完毕后，要再将各项内容整体进行微调，做到主次分明、言简意赅，将业主最关心的内容加以突出，达到“一眼看到”的效果。另外，在满足招标文件基本条件的前提下，应重点突出此次投标方案的亮点、特色，并承接此项目所具备的优势和实力，从一开始就扫除业主的后顾之忧。

6 统一文件排版，做到简洁美观

这个部分在投标文件中也是十分重要的环节，投标文件内容微调完毕后就要开始排版。优质的投标文件在排版上需要做到目录指向明确、页码编号连续、段落划分合理等，要从整体上做到简洁、美观。总之，投标文件的排版有许多方法，文件编制人员既要有强烈的责任心，又要掌握文件排版的技巧。只有这样，才能又快又好地完成投标文件的编制工作。

7 认真校对文件，做到准确无误

校对文件可以说是所有企业都会涉及到的工作内容，尤其是对投标文件的校对，笔者认为是不可缺少的环节。许多企业的投标文件大多是由一个人来编制，文件编制人员很难查找出自己文件中的错误。这就需要找专人进行文件的校对，力争做到准确无误。

8 结束语

总的来说，在投标工作中，企业实力最直观表现就是投标文件，而编制一份优质的投标文件需要编制人员具有高度的责任感、较高的业务水平和丰富的投标工作经验。由于投标工作具有严苛的时限性和不可逆转性，因此，企业要重视投标文件的编制工作，指导相关人员认真学习，保证投标工作的顺利进行。

参考文献

[1]刘尔烈，朱建元.工程建设项目的招标与投标[M].北京：人民法院出版社，2000.

〔编辑：王霞〕